Beschaffungsmanagement: Erfolgsfaktoren und Tipps für Einkäufer

Ein intelligentes und professionelles Beschaffungsmanagement spielt in modernen Unternehmen eine tragende Rolle, denn heutzutage stellt kaum noch ein Unternehmen alle benötigten Ressourcen selbst her, sondern beschafft sich Güter und Dienstleistungen von extern. Mehr als die Hälfte des Gesamtumsatzes wird durch die von außerhalb beschafften Ressourcen repräsentiert. Damit können signifikante Gestaltungsspielräume erfolgswirksam umgesetzt werden.
Im Zentrum des Beschaffungsmanagements steht die Organisation und Bereitstellung von externen Ressourcen wie Sachmittel, Zulieferleistungen, aber auch Dienstleistungen und Personen. Um kostenoptimale Abläufe garantieren zu können, haben vor allem große Unternehmen feste Prozesse in ihren Arbeitsalltag integriert, die für einen reibungslosen Ablauf von der Bestellung bis zur Bezahlung und für die Produkt- und Lieferservicequalität beachtet werden müssen.
Innerhalb eines Prozesses muss das Beschaffungsmanagement dafür sorgen, dass die externen Ressourcen richtig eingeschätzt werden, Leistungen mit Lieferanten vertraglich abgesichert und alle getroffenen Vereinbarungen lückenlos dokumentiert werden. Die Veranwortung dafür trägt in der Regel der Einkaufsleiter.

Die Prozesse im Rahmen des Beschaffungsmanagements im Detail

Beschaffungsmanagement – Punkt 1: Den Beschaffungsprozess planen

Der erste Schritt im Beschaffungsmanagement ist die Beschaffungsplanung. Dazu muss der Einkäufer zunächst einen Überblick gewinnen, welche Sachmittel und Dienstleistungen zu beschaffen sind.
Ermittelt werden die Daten meist durch den Abgleich von Inhalt und Umfang mit den Ressourcen, die das Unternehmen intern stellen kann. Anhand dieser Ergebnisse können Mengen, Zeitaufwand und Preise genau geplant werden.

Beschaffungsmanagement – Punkt 2: Planen und Einholen von Angeboten

Im nächsten Schritt, der Angebotsplanung, werden Beschreibungen für erforderlichen Sachmittel und Leistungen erstellt. Dazu werden klare Kriterien formuliert, nach denen potenzielle Lieferanten beurteilt werden.
Solche Kriterien können beispielsweise der Preis der Ware oder Dienstleistung, technisches Knowhow, finanzielle Vertrauenswürdigkeit des Lieferanten, aber auch Erfahrungen, Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit sein. Im Anschluss können Angebote von den potenziellen Lieferanten eingeholt werden.

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Beschaffungsmanagement – Punkt 3: Lieferanten auswählen

Hierfür muss der Einkäufer zunächst potenzielle Lieferanten identifizieren, die die Standards der aufgestellten Kriterien erfüllen. Kann kein Lieferant gefunden werden, der die Auswahlkriterien erfüllt, können diese auch modifiziert werden.
Nicht nur das Produkt bzw. die Leistung wird als Erfolgsgarant für die Unternehmung bewertet, sondern auch der Lieferant selbst. Daher werden Lieferanten zunehmend in die Pflicht genommen.

Beschaffungsmanagement – Punkt 4: Vertragsabwicklung

Entspricht ein Lieferant den Kriterien, kann es zur Vertragsabwicklung kommen. Dies sollt möglichst zügig geschehen, um beide Seiten vertraglich vor unangenehmen Überraschungen abzusichern.
Ziel ist die Sicherstellung des korrekten Prozessablaufs. Im Vertrag werden das Ergebnis der Leistung und die Vorgehensweise formuliert.

Ziele des Beschaffungsmanagements

Durch dieses Vorgehen versucht das Beschaffungsmanagement folgende Ziele zu erreichen:
  • Kostenoptimierung beim Einkauf von direktem und indirektem Bedarf
  • Optimierung von Prozess- und Personalkosten in strategischer und operativer Beschaffung
  • Reduzierung von Kosten in der Rechnungsprüfung, Logistik und Lagerhaltung
  • Optimal Nutzung von Lagerfläche durch Reduzierung von Lagerbeständen
  • Vermeidung von zu langen Lieferzeiten und Falschlieferungen

Bilder: © fotolia.com: aotearoa