Verhaltenskodex für Facheinkäufer

7 praktische Regeln für einen fairen und imagefördernden Facheinkäuferstil

Hart in der Sache – aber jederzeit fair, freundlich und höflich

Ihr Einkaufsstil als Facheinkäufer bestimmt Ihre Einkaufsergebnisse. Und natürlich bestimmt die Art und Weise, wie Sie einkaufen, das Denken und Verhalten der Verkäufer, mit denen Sie zu tun haben. Betrachten Sie einmal den Einkaufsstil Ihrer Firma aus der Perspektive Ihrer Lieferanten.

Praxis-Tipp: Es lohnt sich, diese nützliche Übung gemeinsam mit Ihrem gesamten Einkaufsteam zu machen. „Drücken, bis Blut kommt“, solche Verhaltensweisen von Facheinkäufern passen nicht zu einem modernen Einkaufsmanagement und schaden dem Image der Firma.

Wie im Verkauf oder auch in anderen Bereichen ist das Arbeiten mit Druck ein Zeichen von Hilflosigkeit: „Ich weiß nicht, wie ich sonst mein Ziel erreichen soll, also versuche ich es mit Gewalt.“

Beachten Sie: Einen Lieferanten zu fordern und hart zu verhandeln, bedeutet nicht, automatisch auf Fairness, Freundlichkeit und Höflichkeit zu verzichten. „Der Ton macht wie immer die Musik“, das bringt es genau auf den Punkt. Denken Sie an den Sport. Dort können Sie auch die unterschiedlichsten Verhaltensweisen der Gegner zueinander beobachten. Manche gehen trotz der sportlichen Rivalität offen und freundlich mit der Gegenseite um, während andere sich genau gegenteilig verhalten.

Beachten Sie: Jeder Facheinkäufer entscheidet selbst, wie das Geschäfts- und Gesprächsklima ausfällt.

7 Verhaltens-Tipps für Facheinkäufer

  1. Der Verkäufer ist kein Feind: Betrachten Sie den Verkäufer nicht als Feind – höchstens als Spielgegner ähnlich wie im Sport. Das natürliche Spannungsfeld zwischen Facheinkäufer und Verkäufer darf nicht in einen verbissenen Zweikampf ausarten. Der Verkäufer wird dafür bezahlt, seine Ziele zu erreichen, und beim Einkäufer ist es nicht anders. Also kein Grund für schlechte Stimmung, Druck und Zwang. Nehmen Sie es also nie persönlich, was ein Verkäufer tut. Er verhält sich nicht so, weil er sie ärgern möchte, sondern, weil er damit seine Verkaufsziele zu erreichen versucht.
  2. Behandeln Sie Verkäufer so, wie Sie selbst behandelt werden möchten: Verhalten Sie sich Ihren Verkäufern gegenüber so, wie Sie es selbst erwarten würden, wenn Sie auf der Verkaufsseite arbeiten würden. Nehmen Sie den Geschäftspartner zuallererst als Menschen wahr und erst dann als Funktionsträger. Begrüßen Sie ihn freundlich, bewirten Sie ihn, fragen Sie ihn nach seinen Meinungen und Ansichten, bringen Sie ihn zum Lachen und sorgen Sie dafür, dass er sich so wohl wie möglich bei Ihnen fühlt.
    Beachten Sie: In diesem Punkt können Sie sich schnell deutlich positiv von der Masse der Facheinkäufer abheben. Ein Verkäufer wird Sie unweigerlich mit anderen Facheinkäufern, die er kennt, vergleichen. Es ist kein Zeichen von Schwäche, auf einen Verkäufer zuzugehen, im Gegenteil.
  3. Der Zweck heiligt nicht die Mittel: Auch wenn immer noch in vielen Bereichen der Wirtschaft nach dieser Methode verfahren wird, dieser Weg führt langfristig nicht zum Erfolg. Selten ist alles, was möglich ist, gleichzeitig auch sinnvoll. Nutzen Sie daher Nachfragemacht oder Abhängigkeiten nicht gnaden- und schamlos aus. Denken Sie immer langfristig: Eine für Sie günstige Marktsituation kann morgen schon ganz anders aussehen.
  4. Bei der Wahrheit bleiben: Dies bedeutet nicht, dass Sie den Verkäufern alles erzählen. Offenheit und Ehrlichkeit sind nicht dasselbe. Sie müssen als Facheinkäufer auf die Frage eines Verkäufers nicht eingehen, wenn Sie das nicht wollen. „Dazu möchte ich jetzt nichts sagen.“ Eine ehrliche Antwort, die – richtig ausgesprochen – Stärke und Selbstbewusstsein demonstriert.
  5. Nicht um den heißen Brei herumreden: Im Gegensatz zu Gesprächen mit internationalen Verkäufern können Sie mit deutschen Geschäftspartner offen und direkt kommunizieren. Nennen Sie die Dinge einfach beim Namen und veranstalten Sie keinen „Eiertanz“ um Dinge, die sowieso jeder weiß. Beispiel: „Herr Verkäufer, ich weiß, dass Sie Ihre Verkaufsziele erfüllen müssen und persönlich daran gemessen werden. Das darf jedoch nicht auf unsere Kosten geschehen.“ Oder: „Wenn Sie die Preiserhöhung in dieser Höhe durchsetzen, dann zwingen Sie uns damit, sofort intensiv nach einer Alternative zu suchen.“
    Beachten Sie: Viele zwischenmenschliche Schwierigkeiten entstehen, weil die Dinge nicht klar an- und ausgesprochen werden. Wichtig ist ebenfalls, nur Zusagen zu machen, die auch 100 %ig eingehalten werden können.
  6. Gute Umgangsformen zeigen: Kommunikationsstark zu sein, ist eine der wichtigsten Fähigkeiten im Geschäfts- und Berufsleben. Tendenz weiter steigend. Sie müssen es schaffen, dass mindestens 95 % der Menschen, mit denen Sie geschäftlich zu tun haben, Sie als angenehm und sympathisch bezeichnen. Kommunizieren Sie daher bedürfnisgerecht – geben Sie jedem Menschen das, wonach er „süchtig“ ist: Anerkennung und Freiraum, sich selbst darzustellen. Lernen Sie die Kunst der Kommunikation mit Mitarbeitern, Chefs, Verkäufern und allen anderen Menschen, die Sie treffen. Auf diesem Gebiet können Sie gar nicht genug wissen und dazulernen. Schauen Sie sich in Ihrer eigenen Firma um. Vielleicht gibt es auch dort mindestens ein Beispiel für schwaches oder sogar katastrophales Kommunikationsverhalten. Lernen Sie die Kunst des Smalltalks und des Verhandelns. Sie müssen in der Lage sein, zwischenmenschliche Kommunikationsprozesse bewusst zu steuern. Dies ist jedoch nur möglich, wenn Sie sich selbst und andere ein bisschen besser verstehen.
  7. Keine Annahme von Geschenken jenseits der 40 €-Grenze: Schweigen Sie das Thema „Bestechung“ nicht tot. Vor allen Dingen die Führungskräfte im Einkauf müssen mit gutem Beispiel vorangehen. Und hier liegt auch das Hauptproblem: Der Einkaufsleiter ist für einen Lieferanten viel nützlicher als der Facheinkäufer. So hat sich schon mancher Facheinkäufer über die Entscheidung seines Chefs für oder gegen einen Lieferanten gewundert. Wie überall gibt es auch unter Einkäufern schwarze Schafe.
    Praxis-Tipp: Überlegen Sie, wem Sie in der Firma, auch außerhalb des Einkaufs, mit dem Werbegeschenk eines Lieferanten eine Freude machen können.

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