Als „Einkaufsmanager” gibt es für Sie ein großes Ziel: Kostensenkung. Einkauf ist ein wichtiger Teilbereich, in dem eine Menge Geld gespart werden kann. Wichtiger Schritt ist hier z.B., mit den Lieferanten gute Bedingungen auszuhandeln.

10 nützliche Tipps für noch bessere Einkaufskonditionen und eine Kostensenkung im Einkauf

Stellen Sie dazu alles auf den Prüfstand:

  1. Zahlungsbedingungen

    Geben Sie Ihre Bedingungen vor. Machen Sie diese zur Voraussetzung Ihres Auftrages, z. B. 14 Tage 3 % Skonto, 30 oder sogar 45 Tage netto.
    Akzeptieren Sie bei guten und zuverlässigen Lieferanten auch den Bankeinzug, der Skonti von 4 bis 5 %, das zeigen Beispiele aus der Praxis, möglich macht. Damit nicht von vornherein die (besseren) Zahlungskonditionen Bestandteil der Kalkulation des Lieferanten sind, sollten diese erst in der Vergabeverhandlung diskutiert werden, um eine Kostensenkung im Einkauf zu unterstützen.

  2. Lieferbedingungen

    Die in der Praxis noch immer sehr häufig angewandte Bedingung „frei Haus“ beinhaltet zwar den für Sie kostenlosen Versand, ist aber durch den Gefahrenübergang auf Sie an der Rampe des Lieferanten mit Kosten für eine von Ihnen abzuschließende Transportversicherung belastet. Vielen Unternehmen ist dies im Übrigen nicht bekannt, und so stellt diese Lieferbedingung bei Untergang des transportierten Gutes ein hohes Risiko dar.

    Aber selbst wenn Ihr Lieferant alle Lieferkosten trägt, bedeutet das nicht zwangsläufig, dass dies für Sie die günstigste Lösung ist. Unter der Voraussetzung, dass Ihr Unternehmen sehr günstige Speditionsmargen, Ihr Lieferant jedoch, besonders bei kleineren Unternehmen mit weniger Frachtaufkommen, schlechtere Konditionen hat, ist die Selbstabholung für Sie oft der sparsamere Weg und somit für eine Kostensenkung im Einkauf förderlich.

    Um diese Variante durchgängig zu prüfen, sollten Sie Ihre gesamten Lieferkosten auf den Prüfstand stellen und sich bei den Lieferanten, die kostenfrei liefern, die Preise „ab Werk bzw. EXW“ anbieten lassen. Durch den Preisunterschied zu vorher können Sie die kalkulierten Transportkosten errechnen und die Kosten, die über Ihren Spediteur entstehen, gegenrechnen. Auch umgekehrt empfiehlt sich natürlich diese Untersuchung.

  3. Angebotsvergleich

    Bei Kontraktlieferungen oder Festpreisvereinbarungen über einen längeren Zeitraum sollten Sie durch Alternativangebote sporadisch Preis-/Kostenüberprüfungen vornehmen, und zwar selbst dann, wenn Sie den Lieferanten nicht wechseln wollen. Schaffen Sie so die nötige Preistransparenz und Voraussetzung, den nächsten Kontrakt mit dem Hauslieferanten fundierter zu verhandeln und mögliche Kostensenkung im Einkauf zu fördern.

  4. Preissenkungen

    Nehmen Sie besonders bei Schwierigkeiten Ihrer Branche die ggf. temporäre Marktschwäche zum Anlass, Ihre Lieferpartner zu Preisnachlässen zu bewegen. Weisen Sie auf die langjährige Partnerschaft hin und dass Sie, auch in für Ihr Unternehmen schlechteren Zeiten, zu Ihren Lieferanten stehen wollen, Sie aber deren Hilfe zur Überwindung der „Flaute“ benötigen. Auch temporäre Kostensenkung im Einkauf kann Ihr Unternehmen langfristig nach vorne bringen.

    Wie viele Beispiele aus der Praxis gezeigt haben, gibt es bei derartigen Aktionen, zumindest bei den engeren Lieferantenbeziehungen, keinen Partner, der sich einer solchen Hilfe, entweder durch Preisreduzierung oder wenigstens durch eine länger zugestandene Preisstabilität, verschließt.

  5. Rahmenabschlüsse und Mengenbündelungen

    Streben Sie bei Produkten, die mehrmals im Jahr bestellt werden, den Abschluss eines Jahreskontraktes an. Für Ihre Lieferanten hat das Vorteile bei der Planung und Auslastung der Produktion und beim Einkauf bzw. der Disposition der Vorprodukte.

    Diese Vorteile können sie an Sie weitergeben. Prüfen Sie auch, ob sich durch Teillagerung bei den Lieferanten und die Vereinbarung von Abrufaufträgen (just-in-time) noch weitere Vorteile erzielen lassen.

  6. Preiserhöhungsabwehr

    Wehren Sie die von den Lieferanten angekündigten Preiserhöhungen grundsätzlich und schriftlich ab. Erfahrungsberichte von Einkäufern zeigen, dass Lieferanten von gut formulierten Abwehrschreiben nicht unbeeindruckt sind.

    Fast jeder Preiserhöhungswunsch konnte modifiziert werden und wurde entweder zurückgenommen oder zumindest reduziert. Begründen Sie Ihre Ablehnung damit, dass Sie höhere Preise auf Grund der großen Konkurrenzsituation in Ihrer Branche nicht an die Kunden weitergeben können. Weisen Sie auch auf die langjährige und partnerschaftliche Zusammenarbeit hin und dass Sie diese auch in schwierigen Zeiten erhalten möchten.

  7. Einkaufskooperation

    Durch größere Mengen können Einkaufsvorteile erzielt werden. Hierfür eignen sich alle „Produkte“, die auch für andere Unternehmen interessant sind. Hierzu zählen beispielsweise: die Telekommunikation, die Energiebeschaffung, Dienstleistungen wie z. B. Reinigung, Speditionen oder Paketdienste, die C-Artikel wie z.B. Büromaterial oder Elektroartikel, das gesamte KFZ-/Fuhrparkwesen incl. Leasingpartner und so weiter.

    Die Praxis zeigt, dass alle Lieferanten bereit waren, bei der Zusammenfassung der Bedarfe mehrerer Unternehmen auch Rabatte in unterschiedlicher Höhe zu gewähren und die Bündelung/ Kooperation zu honorieren.

  8. Einkaufsprämien

    Beteiligen Sie Ihre Einkaufsmitarbeiter direkt am Einkaufserfolg. Ist die Erfolgsbeteiligung auch noch in der Höhe gestaffelt, spornt dies Mitarbeiter zusätzlich zu noch besseren Leistungen an. Erfahrungen aus dem Pharmagroßhandel haben gezeigt, dass die vor Einführung der Prämie schon sehr guten Leistungen nochmals verbessert werden konnten.

    Wenn sich der Mitarbeiter durch ein einfach definiertes Prämienmodell bei jedem Einkaufserfolg ausrechnen kann, „mit wie viel er dabei ist“, dann sind zusätzliche Erfolge vorprogrammiert.

  9. Interneteinkauf

    Durch ein großes Angebot an Online-Marktplätzen, ein gut strukturiertes Katalogmanagement und die Möglichkeit von Online-Ausschreibungen lassen sich besonders bei C-Artikeln große Prozesskosten- und auch Konditionenvorteile Nutzen und die Kostensenkung im Einkauf vorantreiben.

  10. Handwerkeraufträge

    Die Kosten von Handwerkeraufträgen geraten oft „aus dem Ruder“, weil die für das Gewerk vorgesehenen Zeiten nicht ausreichen, zusätzliche Stunden und Leistungen durch Unvorhergesehenes anfallen und die entstehenden Mehrkosten durch die in der Regel vereinbarte „Abrechnung nach Aufwand“ an die Auftraggeber weitergegeben werden.

    Machen Sie mit diesen Unabwägbarkeiten Schluss und vereinbaren Sie, als ersten Schritt Ihre Kosten überschaubar zu machen und zu begrenzen. Oft wird bei Handwerker-Leistungen mit Stundenaufwand ein Festpreis vereinbart. Allerdings haben Festpreise den Nachteil, dass Ihre Lieferanten Risiken, die auf ihrer Seite sind, in das Angebot einkalkulieren und der Festpreis entsprechend hoch ausfällt. In der Praxis hat sich deshalb die „gedeckelte Abrechnung nach Aufwand“ bewährt.

    Sie hat, wie der Name schon sagt, den Vorteil, dass die maximalen Gesamtkosten immer bekannt sind und durch eine Kostendeckelung nach oben hin begrenzt sind. Fallen bei einer schnelleren Abwicklung durch Minderstunden geringere Kosten an, werden diese durchdie Abrechnung nach Aufwand an Sie weitergegeben. Durch die Deckelung behalten Sie Ihre Kosten im Griff.

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Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, Marketing & PR Trends
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