Preisentwicklungen im Einkauf –

Wie Sie Preiserhöhungen begegnen und Preissenkungen ausnutzen

Die Beschäftigung mit Preisentwicklungen gehört zum täglichen Geschäft eines jeden Einkäufers. Früher oder später unterliegen jedes Produkt und jede Dienstleistung einer Preisveränderung. Zum Leidwesen des Einkaufs sind es in über 90 Prozent der Fälle Preissteigerungen, die ins Haus flattern. Wer mit dem Einkauf von Rohstoffen betraut ist, der muss sich sogar ständig mit dem Thema Preisentwicklung auseinandersetzen.

Getreu der alten Einkäuferweisheit „Der Gewinn liegt im Einkauf“, ist und bleibt der Preis nun mal der wichtigste Faktor. Häufig bekommen Einkäufer von den Fachabteilungen ganz genau diktiert, welches Produkt eingekauft werden soll, mitunter sogar bei welchem Hersteller oder Händler.

Neben der administrativen Aufgabe bleibt dem Einkauf dann wenig mehr, als den Preis auszuhandeln. Ist dieser in seinen Bezugsquellen eingeschränkt, fällt der Spielraum bei der Preisoptimierung natürlich dramatisch kleiner aus. Deshalb ist es wichtig, dass der Einkauf die Akzeptanz und Unterstützung der Geschäftsleitung hat, wie wir im Laufe dieses Artikels noch näher feststellen werden.

Preissteigerungen sind im gewissen Rahmen normal

Zunächst einmal sollte jedem Einkäufer, egal wo er in der Hierarchie steht, klar sein, dass Preissteigerungen ganz normal sind. Schon allein im Rahmen der Inflation. Weitere Gründe für Preisvolatilität sind:

  • Ernterekorde durch günstiges Wetter bzw. Missernten durch ungünstiges Wetter
  • gestiegene Lohn- bzw. Lohnnebenkosten, z. B. durch neue Tarifabschlüsse
  • gesunkene/gestiegene Energiekosten
  • gesunkene/gestiegene Nachfrage auf dem (Welt-)Markt
  • gesunkene/gestiegene Rohstoffkosten
  • gesunkene/gestiegene Treibstoffkosten
  • Produktionsüberhänge
  • schärfere Auflagen und Gesetze, z. B. den Umweltschutz betreffende
  • Zu- oder Abnahme der Anzahl von Wettbewerbern, auch durch unvorhersehbare Ereignisse wie die Zerstörung einer Fabrik oder das Sinken eines Containerschiffs

Der souveräne Umgang mit Preissteigerungen gehört zu den Fertigkeiten, die jeder Einkäufer besitzen sollte. Vor allem für B- und C-Lieferanten kann es deshalb sinnvoll sein, wenn Sie sich einen internen Workflow zurechtlegen, mit dem Sie diesen Preiserhöhungen routiniert begegnen können. Es gibt typischen Szenarien, mit denen Lieferanten Preiserhöhungen ankündigen oder durchsetzen wollen:

  • Ankündigungsschreiben zur bevorstehenden Preiserhöhung = Normalfall
  • Anruf oder persönliches Gespräch = spricht für eine faire Geschäftsbeziehung
  • Neuer Preis in der Auftragsbestätigung = Überrumpelungstaktik, der vehement widersprochen werden muss
  • Neuer Preis in der Rechnung = Dreistigkeit, die rechtlich unzulässig ist, da Auftragsbestätigung und Bestellung voneinander abweichen

Auch Währungsschwankungen beeinflussen den Preis

Wenn Sie Waren oder Dienstleistungen im Ausland einkaufen, dann hat nicht nur die Preisgestaltung des Lieferanten Einfluss auf Ihre Einkaufskosten, sondern auch die Währung. Sie unterliegt Schwankungen, die den Import mal günstiger und mal teurer macht. Vor allem import- und exportabhängige Unternehmen leiden stark unter Währungsschwankungen – im Einkauf wie im Verkauf.

Da Sie hierauf allerdings so gut wie keinen Einfluss nehmen können, könnte eine Versicherung gegen Währungsschwankungen sinnvoll sein. Sie sichert Risiken, die durch unvorhersehbare Kursentwicklungen bestehen, ab und kann so dauerhaft die Liquidität auslandsabhängiger Betriebe sichern.

Preissteigerungen dürfen nicht unwidersprochen belieben

Egal auf welche Weise Sie Kenntnis von einer negativen Preisanpassung erhalten: Das schlimmste, was ein Einkäufer machen kann, ist das regungslose Akzeptieren von Preiserhöhungen. Ihre Aufgabe ist es nicht, den Einkauf zu verwalten, sondern zu optimieren. Und dazu gehört eben auch dafür zu sorgen, dass die Preiserhöhungen so moderat wie möglich ausfallen. Wenn es sich nicht gerade um Rohstoffe handelt, deren Einkauf in gewisser Weise besonderen Regeln unterliegt, sollten Sie einer Preiserhöhung als erstes immer kompromisslos widersprechen.

Das hat nichts mit Unhöflichkeit zu tun, meistens wird damit vom Gegenüber ohnehin schon gerechnet. Verkäufer wissen, dass sie es schwerer haben, wenn ihnen eine professionelle Einkaufsabteilung gegenübersteht. Viele auf sich selbst gestellte Klein- und Mittelständler hingegen, die den Einkauf nicht ernst genug nehmen, akzeptieren Preiserhöhungen vielleicht klagend, aber nicht kämpfend. Genau diesen Fehler sollten Sie vermeiden!

Wie Versicherungen mit Ablehnungen Millionen sparen

Haben Sie schon einmal versucht, sich einen Schaden von der Versicherung erstatten zu lassen? Bestimmt! Was hat diese gemacht, obwohl Sie ganz genau wussten, dass der Anspruch durch die Police abgedeckt ist? Richtig, sie hat Ihren Antrag kurzerhand abgelehnt. Und das meist ohne ihn überhaupt zu prüfen.

Das ist eine gängige Masche bei Versicherungen aller Art, selbst bei Krankenversicherungen, um sich Kosten vom Hals zu halten. Erst wenn der Kunde dieser Ablehnung widerspricht, dann wird der Antrag überhaupt geprüft und ihm wenn berechtigt auch stattgegeben.

Auf diese einfache Weise gelingt es Versicherungen jedes Jahr Millionen von Euro zu sparen, weil ein nicht unwesentlicher Teil der eigentlich anspruchsberechtigten Kunden sich mit dieser Ablehnung zurechtfindet. Was im Fall der Versicherung moralisch höchst bedenklich ist, ist für Sie als Einkäufer legitim und wird von Ihnen sogar erwartet.

Preiserhöhung um 5 % führt zu 10 % weniger Gewinn

Wie folgenschwer eine Preiserhöhung für den Erfolg des gesamten Unternehmens ist, soll Ihnen die folgende Beispielrechnung verdeutlichen. Bei einer Preiserhöhung um fünf Prozent verringert sich der Gewinn um das Doppelte.

Aktuell

Einkaufspreis: 90,00 Euro
Verkaufspreis: 135,00 Euro

Gewinn: 45,00 Euro

Preiserhöhung um 5 %

Einkaufspreis: 94,50 Euro
Verkaufspreis: 135,00 Euro

Gewinn: 40,50 Euro (-10 %) . 

Bei einer Stückzahl von 1.000 liegt der Gewinn bereits bei lediglich 40.500 Euro anstatt bei 45.000 Euro.

Agieren statt reagieren

Die Rechnung zeigt, wie wichtig es ist, dass Sie als Einkäufer bei negativen Preisverhandlungen agieren und nicht reagieren. Zeigt ein genereller Widerspruch, der ggf. auf vertraglich festgelegte Preise verweisen sollte, keine Wirkung, dann sollten Sie sich die Preiserhöhung vom Lieferanten detailliert und individuell begründen lassen. Geben Sie sich keinesfalls mit einem Standardschreiben zufrieden.

Ist seine Argumentation stichhaltig und nachvollziehbar, dann bitten Sie ihn darum, gemeinsam Wege zu finden, die Preiserhöhung für beide Seiten möglichst erträglich zu halte. Eine solche Lösung könnte beispielsweise sein, sich die Preiserhöhung, die ein Lieferant mitunter einfach nur weitergibt, zu teilen. Alternativ oder zusätzlich können Sie vom Lieferanten geldwerte Zusatzleistungen fordern, beispielsweise

  • Boni,
  • Frei-Haus-Lieferung,
  • Lagerhaltung,
  • Montage- oder Verpackungsleistungen,
  • Naturalrabatte oder
  • Skonti.

Ein probates Mittel ist ebenfalls, das Inkrafttreten der Preiserhöhung um einige Wochen oder Monate zu verschieben. Viele Lieferanten lassen sich darauf ein, was Ihnen zum einen Kosten erspart und zum anderen Zeit gibt, um sich nach alternativen Lösungen umzuschauen. Bei C-Lieferanten, auf die Sie nicht angewiesen sind, bewirkt die Androhung der Kündigung der Geschäftsbeziehung mitunter Wunder.

Überhaupt ist das Strecken von Preissteigerungen eine Möglichkeit, die Mehrkosten geringer und nicht so rapide steigen zu lassen. Vereinbaren Sie mit dem Lieferanten dafür einen klaren Fahrplan, der zunächst damit beginnt, dass die Preise konstant bleiben und sich dann in moderaten Schritten langsam erhöhen.

Wissen ist Macht – Dieses Motto gilt auch bei Preissteigerungen

Um Preisentwicklungen abzufedern oder gar für sich nutzen zu können, müssen Sie als Einkäufer Marktkenntnisse besitzen. So können Sie beispielsweise zwischen Gerüchten und Tatsachen unterscheiden. Facheinkäufer, die sich nur auf ein bestimmtes Einkaufsfeld beschränken, können Preisentwicklungen besser managen als Einkäufer, die vom Toilettenpapier bis zur Fertigungsmaschine alles einkaufen müssen. Aus diesem Grund kann es sich finanziell durchaus lohnen, einen Experten, zum Beispiel für gewisse Rohstoffe, einzustellen. Dieser bringt nicht nur sein Wissen mit, sondern auch seine Kontakte.

Gerade bei sehr internationalen Gütern wie zum Beispiel Kakao oder Tee können Experten mit ihrer Expertise beispielsweise auf Länder ausweichen, die von Preissteigerungen weniger betroffen sind oder grundsätzlich bessere Konditionen bieten. Wer sich Wissen um eine bestimmte Produktgruppe aneignen will, der sollte auf verschiedene Quellen vertrauen. Als sehr probat hat sich der Austausch in einem Einkäufernetzwerk erwiesen. Hier kann jeder die Probleme des anderen verstehen. Häufig werden solche Netzwerke auch von Handelskammern oder Verbänden organisiert.

Profi-Tipp: Fachwissen über die Preisentwicklung bestimmter Produkte und Dienstleistungen erhalten Sie zum Beispiel beim Statistischen Bundesamt oder bei Portalen wie Statista. So können Sie gut vorbereitet in jede Preisverhandlung gehen. Sollten Sie feststellen, dass die Preise für bestimmte Waren oder Leistungen statistisch gefallen sind, vergessen Sie nicht Ihren Lieferanten aufzufordern, seine Preise dahingehend anzupassen. Denn während Preiserhöhungen schnell weitergereicht werden, werden Preissenkungen gern in die eigene Tasche gesteckt.

Im Netzwerk einkaufen

Die Vernetzung von Unternehmen ist nicht nur zum Wissenstransfer sinnvoll, sondern auch zum Einkaufen selbst. Vor allem kleine und mittelständische Betriebe, die ihren Verhandlungsspielraum längst ausgereizt haben, die Beschaffungskosten aber dennoch weiter reduzieren wollen, können mit der Bündelung von Einkaufsmengen viel erreichen. Je größer die Bestellmenge, desto größer der Rabatt.

Vorsicht: Gerade beim Einkauf von Rohstoffen, für den sich der Gemeinschaftseinkauf besonders lohnt, können die Bestellmengen der einzelnen Unternehmen im Netzwerk natürlich auch Aufschluss über den Geschäftserfolg geben, insbesondere wenn man über einen längeren Zeitraum gemeinsam einkauft. Wenn möglich, sollte man deshalb nicht gerade mit direkten Konkurrenten zusammenarbeiten. Meistens gibt es auch Unternehmen aus anderen Branchen, die dieselben Rohstoffe benötigen.

Gegenmaßnahmen fordern und ergreifen

Bei einer Preissteigerung sollten Sie sich vom Lieferanten nicht nur erläutern lassen, wie diese zustande kommt, sondern auch, welche konkreten Gegenmaßnahmen er ergreift, diese möglichst gering zu halten und in Zukunft zu vermeiden. Damit signalisieren Sie Ihrem Gegenüber, dass sie die Preisentwicklung ganz genau im Auge behalten und Preiserhöhungen nur in einem engen Rahmen dulden.

Geld, das Sie durch Preissteigerungen verlieren, muss an anderer Stelle wieder eingespart werden. In Produktionsbetrieben ist es bei spürbaren Preisanstiegen deshalb unumgänglich, intern zu überprüfen, inwiefern Einsparungen möglich sind. An einem gut funktionierenden Produkt, das gute Verkaufszahlen aufweist, wird selten etwas verändert. Sie sollten deshalb Denkanstöße im Unternehmen geben, die zum Beispiel dazu führen, dass die Spezifikationen jener Produkte, die von Preissteigerungen im Einkauf betroffen sind, auf den Prüfstand gestellt werden:

  • Sind diese möglicherweise veraltet?
  • Können andere, günstigere Materialen eingesetzt werden, ohne das die Produktqualität darunter leidet?
  • Gibt es neue Fertigungsmethoden, die Energie, Material und bzw. oder Personal einsparen?
  • Lassen sich Warengruppen bündeln?
  • Gibt es technische Spezifikationen, die den Lieferantenkreis unnötig einengen

All das sind Fragen, die viele Abteilungen betreffen, ja vielleicht sogar aufscheuchen. Denn mit solchen Fragen macht sich der Einkauf nicht unbedingt beliebt. Er sorgt in erster Linie erst einmal für Arbeit. Genau deshalb ist es wichtig, die Geschäftsleitung in solche Schritte einzubeziehen und mit ihrem Segen im Rücken zu agieren.

Letztlich lassen sich solche Veränderungen an Produkten und Herstellungsprozessen nur im Team umsetzen, wenn alle an einem Strang ziehen. Dann aber sind enorme Einsparungen möglich, die das gesamte Geschäftsergebnis positiv beeinflussen.

Schon in der Entwicklung an die Beschaffung denken

Gute Einkaufsabteilungen gehen noch einen Schritt weiter und kooperieren nicht nur mit den operativen Abteilungen, sondern schon mit der Forschung und Entwicklung. Wenn schon hier darauf geachtet wird, dass bei der späteren Produktion Materialien und Methoden zum Einsatz kommen, die sich in absehbarer Zeit nicht durch natürliche Gegebenheiten verteuern, dann ist der Grundstein für ein auch aus Einkäufersicht erfolgreiches Produkt gelegt.

Eine weitere Möglichkeit um schon in der Entwicklung Einfluss auf die Beschaffung zu nehmen, ist es Produkte in Modulbauweise zu konzeptionieren. Ein Paradebeispiel dafür ist natürlich die Automobilindustrie. Obwohl jedes Fahrzeug anders aussieht, werden diverse Komponenten modellübergreifend genutzt. Sie können also in deutlich größeren Stückzahlen hergestellt oder eingekauft werden und sind letztlich günstiger, als wenn jedes Auto seinen ganz individuellen Sitz hat. Schließlich müssen auch Nebenkosten wie die Lagerung und der fabrikinterne Transport all dieser Teile berücksichtigt werden.

Merke: Der Einkauf nimmt in jedem Betrieb eine Schlüsselposition ein. Es ist stets von Vorteil, wenn er sich in allen Unternehmensbereichen Anerkennung und Unterstützung erarbeitet, auch wenn die Preisentwicklung derzeit keine Einsparmaßnahmen fordert. Wer anderen Abteilungen auch in „guten Zeiten“ unterstützend zur Seite steht, der wird in „schlechten Zeiten“ auch Ihre Unterstützung erfahren.

Preisentwicklungen: Niemals von einem Lieferanten abhängig machen

Bei der Beschaffung selbst sollten Sie als Einkäufer niemals den Fehler machen, sich von einem Lieferanten gänzlich abhängig zu machen. Auch wenn er Ihnen konkurrenzlos gute Preise liefert, sollten Sie parallel bei mindestens ein bis zwei weiteren Partnern ordern. Natürlich können Sie die Mengen entsprechend verteilen, so dass sie von den günstigeren Einkaufspreisen überproportional profitieren.

Wenn dieser eine Lieferant – aus welchen Gründen auch immer – einmal ausfällt oder gezwungen ist, die Preise über Marktniveau zu erhöhen, profitieren Sie davon, dass Sie sich andere Lieferanten warmgehalten haben, die Ihnen aus dieser Misere helfen.

Tipp: Übrigens muss und sollte es gegenüber Ihren Lieferanten kein Geheimnis sein, dass Sie auf Diversität im Lieferantenmanagement setzen. Ein Lieferant, der weiß, dass Sie über Alternativen verfügen, wird sich in Preisangelegenheiten vorsichtiger verhalten als jener, der weiß, dass Sie von ihm abhängig sind.

Alternativen gehören zum Lieferantenmanagement. Nicht nur was das Material betrifft, sondern auch denjenigen, der es liefert. Dabei kann es durchaus Sinn machen, eine gute Mischung an nationalen und internationalen Lieferanten an der Hand zu haben. Der Import mag mit Komplikationen verbunden sein, mitunter ist er aber günstiger, als der nationale Einkauf. Vor allem sind Sie aber in Krisenzeiten breiter aufgestellt. Oder auch einfach bei nationalen Gesetzesänderungen, die ganze Branchen umkrempeln können.

Zwischenhändler-Marge umgehen

Wenn sich Preissteigerungen beim bisherigen Lieferanten partout nicht verhindern lassen, dann gibt es häufig noch den Weg, den Zwischenhändler zu umgehen. Dieser schlägt selbstverständlich seine Marge auf, die das Produkt verteuert. Viele Hersteller verkaufen aber gern auch direkt an den Endabnehmer, vor allem wenn dieser gewisse Mengen abnimmt.

Bei einer marktübergreifenden Preiserhöhung wird die Preiserhöhung vom Hersteller ausgegangen sein, es lässt sich deshalb vielleicht nicht unbedingt etwas einsparen, aber die Erhöhung dann vielleicht doch umgehen, so dass der Preis durch den Verzicht auf den Zwischenhändler letztlich stabil bleibt.

Bei solchen Neuverhandlungen sollten Sie die Gunst der Stunde nutzen und sich langfristig um stabile Preise bemühen, sofern es sich um ein Produkt handelt, dass sich auch in Zukunft eher verteuern, als verbilligen wird – so wie beispielsweise alle knappen und endlichen Rohstoffe. Damit eine vertragliche Festschreibung von Preisen aber nicht nach hinten losgeht, sind die bereits angesprochenen Marktkenntnisse unerlässlich. Denn im Grunde handelt es sich bei solchen Verträgen um nichts Anderes, als um Wetten. Lassen Sie sich im Zweifelsfall von einem Fachmann beraten.

Preiserhöhungen ausgleichen

Es ist immer von Vorteil, wenn Sie unausweichliche Preiserhöhungen an Ihre Kunden weitergeben können. Allerdings ist das nicht in jeder Branche so einfach. Wenn Sie die Möglichkeit haben, ist meist noch Spielraum für ein Prozent mehr drin, mit dem Sie Ihren Gewinn erhöhen und sich einen kleinen Puffer für zukünftige Preisanpassungen schaffen.

Die Gewissheit, Preise an die Kunden weiterreichen zu können, sollte allerdings nie dazu führen, dass Sie Ankündigungen von Preissteigerungen einfach so akzeptieren. Immerhin könnte jede Preissteigerung Ihrerseits ohne gestiegene Einkaufskosten Ihren eigenen Gewinn erhöhen und nicht den des Lieferanten.

Fallende Marktpreise gezielt nutzen

Auch wenn sich der Einkäufer vor allem mit Preissteigerungen konfrontiert sieht, so gibt es auch die seltenen Momente fallender Preise. Vor allem im Rohstoffmarkt. Zum Beispiel dann, wenn es Überproduktion gibt, wie wir sie hierzulande noch immer im Bereich der Milch haben.

In Zeiten schwacher Marktpreise sollte man sich diese Konditionen langfristig vertraglich sichern, vor allem wenn von einer mittel- bis langfristigen Preiserholung auszugehen ist. Jeder Hersteller ist in Zeiten der Überproduktion dankbar, wenn sich ein Kunde findet, der sich zur Abnahme größerer Mengen verpflichtet. Wenn möglich, kann die Produktion in einer solch günstigen Beschaffungsphase hochgeschraubt oder ausgebaut werden und das Lager für spätere Zeiten gefüllt werden.

Eine Alternative zu starren Abnahmemengen ist die Vereinbarung von Kontingenten. So können Sie sich langfristig attraktive Preise sichern, ohne bereits bei Vertragsabschluss feste Abnahmemengen zu festen Lieferterminen nennen zu müssen. Das macht Ihr Unternehmen in der Produktion deutlich flexibler. So können Sie beispielsweise auch darauf reagieren, wenn es Preisschwankungen bei anderen Warengruppen gibt – ganz gleich ob positiv (Produktionsmenge erhöhen) oder negativ (Produktionsmenge drosseln).

Fazit: Preisentwicklungen sind Risiko und Chance zugleich

Der Einkauf war immer mit Preisschwankungen konfrontiert und wird sich auch in Zukunft weiter damit auseinandersetzen müssen. Insbesondere wer für den Rohstoffeinkauf zuständig ist, der wird künftig mit deutlich stärkeren Schwankungen in kürzeren Intervallen zu tun haben. Im Bereich der Lebensmittel wird das Klima vermehrt Einfluss auf die Preise nehmen.

Auch die Politik hat derzeit die Hebel in der Hand: Freihandelsabkommen, über die momentan mit diversen Ländern verhandelt wird, wirken sich aufgrund weniger Hürden und mehr Standards positiv auf die Einkaufspreise aus und können so helfen stetig steigende Rohstoffkosten zu kompensieren. In erster Linie ist der Einkauf aber selbst gefragt, indem er sich breit aufstellt und nicht von einzelnen Lieferanten abhängig macht.

Indem er mit anderen Fachabteilungen kooperiert und neue Möglichkeiten findet, die Produktion auf günstigere Produkte und Methoden umzustellen. Und indem er sinkende Preise vorausschauend festschreiben lässt, um in Krisenzeiten davon zu profitieren. All das erfordert Marktkenntnis und Verhandlungsgeschick.

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Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, Marketing & PR Trends
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