Qualität: Die Sicherstellung der Qualitäten beim internationalen Einkauf

Welche Qualitätssicherungsmaßnahmen gibt es?

Der Bezug von Produkten im Ausland ist mit zahlreichen Risiken behaftet, wie unter anderem Chaos im Wareneingang, vermehrter Ausschuss und Nacharbeiten, Anlagenstillstand, Lieferverzug bei den eigenen Kunden oder gar Rückrufaktionen. Hierfür sind oft die folgenden Qualitätsprobleme verantwortlich:

  • mangelnde, nachlassende oder nicht einsetzbare Qualitäten
  • Unter-, Über-, Falsch- oder Nichtlieferungen
  • fehlende Präferenzdokumente
  • zu frühe oder zu späte Lieferungen
  • mangelhafte Lieferpapiere, Verpackung und Etikettierung
  • keine Kenntnisse über die Fabrik des Lieferanten

Um bei der globalen Beschaffung eine reibungslose Qualität sicherzustellen, sind daher beim internationalen Bezug vermehrt die folgenden Qualitätssicherungsmaßnahmen erforderlich:

Lieferantenselbstauskunft

Eine verwaltende, aber unabdingbare Aufgabe vor der Qualifizierung neuer ausländischer Lieferanten. Hier kann oft schon aussortiert werden.

Praxis-Tipp: Richten Sie einen Fragebogen auf Ihrer Homepage ein und lassen Sie ihn dort von neuen Lieferanten selbst ausfüllen.

Lieferantenbesuch und -audit

Um sich persönlich ein Bild von den betrieblichen und personellen Voraussetzungen eines neuen und wichtigen ausländischen Lieferanten zu machen, müssen Sie dessen Produktion einmal gesehen und geprüft haben. Einen solchen Besuch können Sie zusätzlich mit einem Produkt-, Prozess- oder Lieferantenaudit verbinden. Solche Maßnahmen sind keine „Lustreise“ des Einkaufs. Neue oder potenzielle Kunden werden ja auch vom Verkauf besucht.

Praxis-Tipp: Ist dieser Betrieb aktuell von einer Zertifizierungsgesellschaft oder von einem Ihnen verbundenen oder bekannten Unternehmen geprüft worden, so können Sie diesen Auditbericht als Referenz anfordern und so beim Audit selbst viel Zeit sparen.

Musteranforderungen

Zu einer Beurteilung von C-Artikeln reichen einfache Muster sicherlich aus.

Beachten Sie: Für eine genauere Aussagefähigkeit über Mustertestungen benötigen Sie neben einer Laborbedarfsmenge eventuell eine Technikums- und später sogar Produktionsmenge. Verweisen Sie bei einer späteren Bestellung auf Mustergutbefundbasis exakt auf die Chargen- und Versionsnummer sowie auf das Datum des Musters.

Abschluss von Spezifikationen

Schließen Sie eindeutige Spezifikationen (mit Datum und Versionsnummer) über alle für Sie wichtigen Parameter ab. Prüfen Sie möglichst genau eine Standardspezifikation eines Lieferanten, da diese häufig sehr allgemein gehalten sind, im unteren Wertebereich bei den Parametern liegen und in vielen Dingen nicht ausreichend sind. Die folgenden Sachverhalte können eine vereinbarte und gleich bleibende Qualität beim Global Sourcing immer wieder verhindern:

  • Ausscheiden oder Wechsel eines erfahrenen Mitarbeiters ohne rechtzeitige Nachfolgeplanung
  • Einsatz von verschiedenen Unterlieferanten
  • subjektives Unverständnis über Qualitätsabweichungen

Beachten Sie: Lassen Sie sich auf der Spezifikation schriftlich bestätigen, dass Ihr Lieferant Sie automatisch über Änderung der Spezifikationen und primärer Rohstoffe, über Vorlieferanten, geänderte Herstellungsverfahren sowie Ursprungsund Standortwechsel automatisch informiert.

Qualitätssicherungsvereinbarungen

Bei schwierigen und qualitätssensiblen Produkten bietet es sich an, zusätzliche umfassende Qualitätssicherungsvereinbarungen mit dem ausländischen Lieferanten abzuschließen. Passen Sie jedoch auf, dass der vereinbarte Inhalt nicht mit den Spezifikationen, Verträgen oder Einkaufsbedingungen kollidiert.

Probeproduktion

Es ist sinnvoll, bei einem großen Rohstoffwechsel von Inlands- auf Auslandsbezug eine Probeproduktion auf einer separaten Anlage durchzuführen. Ein umfassendes und abschließendes Bild von der Qualität und wirklichen Einsetzbarkeit bekommen Sie nur nach abgeschlossener Produktion mit diesem Rohstoff.

Zwischenprüfungen

Bei heiklen und teuren Produktionen empfiehlt es sich, mit einem neuen ausländischen Lieferanten Zwischenprüfungen zu vereinbaren, um so zu prüfen, ob auf dieser Basis eine weitere Produktion sinnvoll oder einzustellen ist.

Ursprungszertifikate

Diese Zertifikate, zum Beispiel Form A, werden als Präferenznachweis benötigt, um beim Import und späteren Export keinen Zoll zu bezahlen.

Exakte Festlegung der Anlieferungs- und Transportmodalitäten

Oft entsteht beim Eintreffen von ausländischen Sendungen im Wareneingang erhebliches Chaos. Die folgenden Maßnahmen müssen Sie daher intensiv mit Ihrem Lieferanten im Vorfeld abstimmen:

  • Information an den Lieferanten über Mussangaben auf den Lieferpapieren, auf den Etiketten, bezüglich der Palettierung und der Verpackung,
  • intensivere Kontrolle der eingetroffenen Sendung auf Mängel,
  • Anbringung von Kipp-, Stoß-, Temperatur- und Feuchtigkeitsindikatoren auf teuren und sensiblen Sendungen durch den Lieferanten, um im Schadenfall den Ort der Beschädigung eingrenzen oder exakt nachweisen zu können. Diese Sicherungsmaßnahmen empfehlen und sehen Versicherungen gerne.

Expediting

Das Expediting ist die proaktive und ständige Terminüberwachung einer Sendung aus dem Ausland. Wenn Sie eine eilige ausländische Sendung erwarten, müssen Sie einfach dran bleiben, da die Ware auf dem Transport viele Hürden zu überwinden hat und einfach einmal irgendwo hängen bleiben kann.

Einsatz von externen Dienstleistern

Externe Dienstleister sind Spediteure, internationale Einkaufsbüros und Prüfungsgesellschaften, die Sie beim Global Purchasing unterstützen können. Diese Dienstleister können Sie auch, im Falle einer Zahlung per Akkreditiv, beauftragen, vor Ort beim Lieferanten zu prüfen und zu bestätigen, dass die Ware versandbereit und ohne ersichtliche Mängel ist.

Praxis-Tipp: Die Prüfung fast aller der oben aufgeführten Punkte kann die international tätige Inspektionsgesellschaft SGS (ansässig in Hamburg, siehe auch unter www.de.sgs.com) vorbereiten oder selbst durchführen. Die Kosten dieser Dienstleistung sind jeweils abhängig vom Land, von der Entfernung des jeweiligen Büros zum Einsatzort und der Art der Tätigkeit.

Weitere Themen, die Sie interessieren könnten: Lieferantenmanagement, Lieferverträge, oder Global Sourcing

Organisation ist der halbe Einkauf!

Das Gratis-eBook „Einkaufsorganisation kompakt“ verrät Ihnen, die besten Strategien für eine erfolgreiche Einkaufsorganisation und das mit praktischen Beispielen aus dem Tagesgeschäft.

Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Möglichkeiten den Einkauf optimal zu strukturieren:

  • Vor-und Nachteile des Zentraleinkaufs
  • Wie Sie sich strategisch fit für die Zukunft machen
  • Lohnt sich eine Kooperation? Machen Sie den Test!
  • diese gewinnbringenden Vorteile bietet die vernetzte Einkaufswelt

und viele weitere Tipps für Ihre erfolgreiche Organisation!

Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, Marketing & PR Trends
Sie können sich jederzeit wieder abmelden.

Datenschutzhinweis

Das exklusiv für Sie zusammengestellte eBook „Einkaufsorganisation kompakt“ erhalten Sie als Dankeschön geschenkt, wenn Sie sich heute für unseren kostenlosen Newsletter „Einkauf & Beschaffung heute“ anmelden! Tragen Sie einfach Ihre E-Mail-Adresse ein und schalten Sie so den Zugang zum exklusiven eBook!