Spend Management: Decken Sie die „schwarzen Löcher“ in Ihrer Ausgabenstruktur auf

Die gesamten unternehmensweiten Ausgaben müssen bekannt und transparent sein.

Einige Großunternehmen praktizieren bereits ein ausgereiftes Spend Management, das an eingeführten Genehmigungsstrukturen vorbeisickernde Gelder aufspürt und zukünftig vermeidet.

Sorgen auch Sie mit einem gezielten Management Ihrer Ausgaben für eine bessere strategische Beschaffung aller Materialien, Güter und Dienstleistungen, und verhelfen Sie hiermit gleichzeitig Ihrem strategischen Einkauf zu größerer Bedeutung.

Oft sind beim Einkauf zwar die Kernprozesse der Beschaffung erfolgreich optimiert worden. Die vor- und nachgelagerten Abläufe wurden jedoch vernachlässigt. Der Grund hierfür ist einfach: Die Prozesse liegen außerhalb der Einkaufsverantwortung.

Das muss die Unternehmensführung erkennen und mit der Beschaffung zusammen ändern. Hierzu ist es sicherlich von Vorteil, den Einkauf in seiner Gesamtfunktion aufzuwerten.

Beachten Sie: Durch das gezielte Ausgabenmanagement sind große Einsparungen möglich.

Spend Management – Ausgabenkreisläufe erkennen und optimieren

Softwareanbieter wie Ariba oder Zycus bieten mit ihren Lösungen die Analyse und Steuerung aller Prozesse für die Beschaffung sowie die Verwaltung und Optimierung der gesamten Ausgaben an. Leider eignen sich diese Tools nur für Konzernunternehmen.

Die Lösungen binden alle Fachabteilungen, Systeme, Anwender und auch Lieferanten in die Beschaffungsprozesse ein. Existierende Strukturen werden optimiert, bestehende Lösungen durchleuchtet und rationalisiert.

Durch Spend-Management-Lösungen werden alle Beschaffungsprozesse letztendlich effizienter. Sie versetzen Ihre Beschaffung durch eine verbesserte Transparenz in die Lage, die gesamten Ausgabenkreisläufe zu überschauen und besser zu managen.

Beachten Sie: Einer Untersuchung der A.T. Kearney Management-Beratung zufolge verschenken deutsche Unternehmen bis zu 50 % ihrer Einkaufserfolge durch ein schlechtes Ausgaben-Management.

Erschließen Sie dieses Potenzial. Dabei gilt: Je kleiner das Unternehmen, desto leichter ist das zentrale Management aller Firmenausgaben zu bewerkstelligen – auch ohne teure Software.

Praxisbeispiel Spend Management

Mithilfe von Spend Management konnten bei einem Weltunternehmen in sehr vielen Ausgabenkategorien Einsparungen zwischen 10 und 15 % erzielt werden. Verwendet wurden hierbei die Lösungsfeatures eines der führenden Spend-Management-Softwareanbieter (Ariba), die die gesamten Beschaffungsprozesse zusammenfassen und deren Genehmigung überwachen. Gleichzeitig wurde die Lösung für ein effizienteres Sourcing für eine Vielzahl von Dienstleistungen und Waren eingesetzt.

Die Beschaffung wurde von rein preisorientierten Ausschreibungsverfahren auf strategische Beschaffungsmodelle, die die Kosten als Ganzes betrachten, umgestellt. Es wurden die genannten Einsparungen erzielt, gleichzeitig die Verhandlungszeiten von Monaten auf Wochen verkürzt und bei Projekten eine bessere Zusammenarbeit sowie eine höhere Effizienz, Transparenz und Präzision bei den Genehmigungs- und Reportingprozessen erreicht.

Ein zweites Praxisbeispiel aus dem Bereich der Druckkosten in Unternehmen zeigt, dass in diesem Segment zwischen 10 und 30 % der gesamten Druckkosten durch gezieltes Kostenmanagement eingespart werden können.

Spend Management – Lösungsansätze

Bei Einführung eines Managements Ihrer Ausgaben empfiehlt es sich, projektbezogen vorzugehen und sich so über Einzelprojekte peu a peu mit der Materie vertraut zu machen. Nehmen Sie sich zuerst die Beschaffungskategorien vor, die das höchste Einsparungspotenzial versprechen.

Studien zufolge steckt in der Kategorie Beschaffung von Dienstleistungen ein erhebliches Potenzial, da es hierbei oftmals an der notwendigen Unternehmenstransparenz fehlt. Greifen Sie also dieses Feld zuerst auf.

Verzahnen Sie alle auch außerhalb der Beschaffung liegenden Geschäftsprozesse miteinander und tragen Sie mit dazu bei, ein ganzheitliches Kostenmanagement zu realisieren. Nutzen Sie die Chance, den Einkauf aus der Rolle der reinen Beschaffungsabteilung herauszubringen. Hierzu gilt es, cross-funktionale Prozesse zu erkennen und in die Gesamtlösung zu integrieren.

10 Ziele, die mit Spend Management erreicht werden:

  1. In sich geschlossene Prozesse werden im gesamten Einkaufs- und Beschaffungswesen eingeführt.
  2. Einkäufe über einem festgesetzten Volumen werden mit einem festgelegten Verfahren abgewickelt.
  3. Alle Investitionen/Bestellungen werden beantragt, erfasst und genehmigt.
  4. Die Einkaufsabwicklung verringert die reine Abwicklung (das operative Geschäft) und konzentriert sich vielmehr auf strategisches Sourcing.
  5. Die Abwicklung der Beschaffungsprozesse wird zu einem Großteil auf elektronische Lösungen umgestellt.
  6. Es kann nur bei frei gegebenen Lieferanten gekauft werden.
  7. Die Anzahl der Lieferanten wird erheblich reduziert.
  8. Durch die effizienteren Beschaffungsprozesse lässt sich die Personalstärke in der Beschaffung optimieren.
  9. Der Einkauf konzentriert sich auf die Beschaffung von Gütern, Waren und Dienstleistungen von der gewünschten Qualität zu besten Preisen.
  10. Eine totale Transparenz und Kontrolle aller Ausgaben wird erreicht.

Autor des Beitrags „Spend Management: Decken Sie die „schwarzen Löcher” in Ihrer Ausgabenstruktur auf“: Jürgen Rehfeld, Einkaufsleiter, Kontakt: juergenrehfeld@aol.com

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