Der zentrale Einkauf regelt alle Beschaffungsmaßnahmen, die innerhalb eines Unternehmens anfallen. Die Verantwortung des zentralen Einkaufs liegt nicht nur in der Organisation und Beschaffung von Investitions- und Verbrauchsgütern, sondern auch in der termingebundenen Durchführung, die dem Bedarf gerecht wird.

Weil der Zentraleinkauf dadurch gekennzeichnet ist, dass der Einkauf als unternehmensweites Warengruppenmanagement fungiert, wird er oft auch als Variante des Lead-Buyer-Konzepts verstanden. Das heißt: Ein zentraler Einkauf für alle.

Zentraler Einkauf in international tätigen Unternehmen

Der zentrale Einkauf spielt vor allem bei global arbeitenden Unternehmen mit hohem Einkaufsvolumen eine Rolle. Für den Einkauf ist in einem solchen Fall ein Chief Procurement Officer, kurz CPO, zuständig.

Dafür wird die Einkaufsmacht für alle Niederlassungen und Werke zentral gebündelt und von nur einem Unternehmensbereich gesteuert. Der CPO ist oft selbst Mitglied des Vorstandes. Ist das nicht der Fall muss er dem Vorstand regelmäßig Berichte über seine Arbeit liefern.

Vorteile des zentralen Einkaufs

Die Zentralisierung des Einkaufs hat für Unternehmen viele Vorteile. Durch einen gesteuerten, zentralen Einkauf kann nicht nur die Qualität des Einkaufs gesteigert werden, sondern auch die Kosteneffizienz positiv beeinflusst werden. Darüber hinaus wird durch die konsequente Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen über einen zentralen Einkauf die Wirtschaftlichkeit des Einkaufs erhöht.

Beschaffungsprozess in Unternehmen mit zentralem Einkauf

Möchte ein Unternehmen seinen Einkauf zentralisieren, muss es die unternehmensweiten Qualitätsstandards regelmäßig definieren und überprüfen. Alle notwendigen Geschäftsprozesse und Regeln werden zentral vorgegeben.

Die Einhaltung dieser allgemein gültigen Einkaufsrichtlinien hat im zentralen Einkauf eine zunehmend hohe Bedeutung. Denn nur so können Einkaufsprozesse standardisiert und unternehmensweit kontrolliert werden. In der Praxis wird oft mit vollautomatisierten Genehmigungsabläufen gearbeitet, die dafür sorgen, dass vor dem eigentlichen Bestellvorgang eine fachliche Genehmigung erteilt wird.

Ähnliches gilt für die Auftragserteilung, für die eine kaufmännische Genehmigung benötigt wird. Durch solche Genehmigungsabläufe ist der Einkauf zwar zentralisiert, alle notwendigen Kompetenzentscheidungen können aber dezentralisiert und direkt vor Ort entschieden werden.

Zentraler Einkauf vs. dezentraler Einkauf

Denn nur wenn einzelne Werke oder Niederlassungen über direkt zugeordnete Einkaufsabteilungen verfügen, spricht man von einem dezentralen Einkauf. Diese Form des Einkaufs kommt aber nur für Unternehmen mit geringerer Bedeutung des Einkaufs in Frage. Der Trend entwickelt sich eindeutig in Richtung einer zentralen Einkaufs.

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