Einkaufscontrolling

Einkaufskennzahlen richtig messen!

Mit Einkaufskennzahlen lassen sich ganze Unternehmensbereiche beleuchten, ob Lieferanten, Einkaufsprozesse oder die Einkaufsstrategie. Ziel der Kennzahlen im Einkauf ist eine genaue Struktur- und Prozessanalyse des Unternehmens. So werden Prozesse vergleichbar gemacht, um anschließend nicht nur eine Positionierung vornehmen zu können, sondern auch Verbesserungspotenziale zu ermitteln.

Es ermöglicht die operative und strategische Ausrichtung des Einkaufs. Resultierend dafür sind Einkaufskennzahlen maßgeblich am Unternehmenserfolg beteiligt. Es sollte einem aber bewusst sein, dass Kennzahlen immer nur die Resultate der Vergangenheit dokumentieren. Sie erhalten Informationen über Ergebnisse, die Sie nachträglich nicht mehr beeinflussen können.

Die Frage ist, ob Sie vergangenheitsorientiert kontrollieren oder zukunftsweisend Ergebnisse beeinflussen wollen? Kennzahlen bieten Ihnen Entscheidungshilfen, wo Sie etwas tun müssen. Was genau zu tun ist, erfahren Sie jedoch nicht unmittelbar von den Ergebnissen.

Einkaufskennzahlen: Menschen schaffen Erfolge

Die Mitarbeiter (und zwar alle) sind es, die den Gewinn einer Firma steigern (können). Und die Leistungen Ihrer Einkaufsmannschaft können Sie als Einkaufsleiter (Trainer) beeinflussen – durch echte Führungsnähe. Viele Führungskräfte im Einkauf (und nicht nur da) arbeiten mit dem Prinzip Hoffnung.

Dennoch sind Einkaufskennzahlen natürlich von herausragender Bedeutung und sollten in keiner Einkaufsabteilung fehlen.

Bei Einkaufskennzahlen gilt das Prinzip: Nicht die Menge macht’s, sondern die Qualität und die Aussagekraft. An beidem mangelt es aber häufig in der täglichen Einkaufspraxis. Da verleiten Kennzahlen auf der einen Seite dazu, Vorgänge in allzu starre Masken zu pressen, und auf der anderen Seite vernachlässigen sie schwer quantifizierbare Aspekte wie die fachliche Kompetenz der Mitarbeiter oder die Innovationskraft der Zulieferer.

In jedem Fall sollten Sie keine Kennzahlen von der Stange verwenden, sondern immer solche, die Ihrer konkreten Einkaufssituation angepasst sind. In ein modernes Kennzahlensystem gehöhren außerdem die Kennziffern Ihrer Lagerlogistik. Nur so bilden Sie die Performance Ihrer Einkaufsabteilung vollständig ab.

Das muss Ihr Kennzahlensystem leisten

Ihre Einkaufkennzahlen müssen:

  • Dabei helfen, die materialwirtschaftlichen Zielkonflikte zu lösen
  • Die Basis für das Ableiten konkreter Ziele sein
  • Rechtzeitig Fehlentwicklungen, Chancen und Abweichungen „melden“
  • Dabei helfen, laufend die Einkaufserfolge zu erhöhen
  • Die Ergebnisse in allen Teilbereichen der Beschaffung darstellen
  • Die Basis für die erfolgsorientierte Bezahlung aller Einkaufsmitarbeiter liefern
  • Dabei helfen, das Tagesgeschäft (die Versorgungssicherung) optimal zu bewältigen.

Beachten Sie: Wenn Ihr derzeitiges Einkaufscontrolling-System auch nur einen der oben genannten Punkte vermissen lässt, gibt es aktuellen Handlungsbedarf.

Einkaufskennzahlen sind keine Eier legenden Wollmilchsäue. Auf der einen Seite verleiten sie dazu, Vorgänge in allzu starre Zahlenmasken zu pressen, auf der anderen Seite vernachlässigen sie schwer quantifizierbare Aspekte wie die fachliche Kompetenz der Mitarbeiter oder die Innovationskraft der Zulieferer. In jedem Fall sollten Sie keine Kennzahlen von der Stange verwenden, sondern immer solche Kennzahlen entwickeln, die Ihrer konkreten Einkaufssituation angepasst sind.

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  • Diese Analysemethoden bieten Ihnen die entscheidende Grundlage für Ihren Erfolg!
  • Das sind die wichtigsten Qualitätskriterien einer Kennzahl
  • Wie die ROI-Methode Ihnen hilft, Ihr Unternehmen voran zu bringen
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4 wichtige Qualitätskriterien für Kennzahlen im Einkauf

Idealerweise sollten Kennzahlen immer so gestaltet sein, dass sie sowohl Vorgänge in der Vergangenheit wie auch zukünftige Entwicklungen berücksichtigen. Nehmen Sie etwa die Liefertreue eines wichtigen Zulieferers (Zahl der pünktlichen Lieferungen im Verhältnis zu den Gesamtlieferungen). Über 10 Jahre hat Ihr Geschäftspartner stets alle Termine ein gehalten. Nur im letzten Halbjahr gab es 3-mal Probleme.

Würden Sie schematisch nur dieses Halbjahr betrachten, müssten Sie sich eigentlich nach einem neuen Dienstleister umsehen, was bei Neu-Lieferanten durchaus auch angebracht wäre. Ein Blick in die Lieferhistorie weist dagegen in eine ganz andere Richtung. Da ist es sinnvoller, sich mit dem (altgedienten) Lieferanten an einen Tisch zu setzen und Ursachenforschung zu betreiben.

Achten Sie bei der Entwicklung von aussagekräftigen Kennzahlen darauf, dass sie …

  1. …eindeutig sind.
    Achten Sie vor allem auf eine einheitliche Datenlage, sonst werden schnell Äpfel mit Birnen verglichen.
  2. …transparent sind.
    Auch Abteilungsfremde sollten sie schnell verstehen und nachvollziehen können. Die größte Transparenz schaffen Sie, wenn Sie auf vorhandene Basisdaten aus der Finanzbuchhaltung zurückgreifen.
  3. …einfach sind.
    So beugen Sie vor, sich in langwierige Tüfteleien zu verzetteln, die in keinem Verhältnis zum Ergebnis stehen.
  4. …logisch sind.
    So sagt der Materialanteil am Umsatz z. B. nichts über einkäuferische Leistungen aus.

Wie Sie ein sinnvolles Kennzahlensystem im Einkauf aufbauen

Die Menge der möglichen Beschaffungskennzahlen wächst von Jahr zu Jahr – dank des Einfallreichtums der Controller. Keinesfalls dürfen Sie Ihrem Beschaffungs-Controllingsystem ständig neue Kennzahlen hinzufügen. Komplexität und Unüberschaubarkeit steigen sonst rapide an. Die Aufgabe lautet: aus den übergeordneten betriebswirtschaftlichen Zielen des Unternehmens die Leistungskennzahlen für das integrierte Einkaufscontrolling zu entwickeln.

Sie müssen praktisch die Stellhebel im Einkauf justieren und überwachen, die bei Verbesserungen im Zeitablauf das Unternehmensergebnis direkt und nachhaltig positiv beeinflussen. Beachten Sie: Der Maßanzug ist hier gefragt. Was andere da treiben, ist letztlich zweitrangig.

Struktur- und Rahmenkennzahlen

Diese übergeordneten Kennzahlen beschreiben die Geschäftstätigkeit des Unternehmens auf den Absatz- und Beschaffungsmärkten sowie seine interne und externe Entwicklung. Sie bilden die Basis für die objektive Beurteilung der Leistungskennzahlen. Hierzu zählen die typischen Kennzahlen, die das betriebswirtschaftliche Gerüst jeder Firma bilden.

Leistungskennzahlen

Diese Kennzahlen beschreiben den aktuellen Stand sowie als Zeitreihe die Entwicklung der Einkaufsleistung in den direkten und indirekten Aktivitätsfeldern des Einkaufs:

  1. Kosten
  2. Qualität
  3. Prozesse
  4. Lieferanten
  5. Logistik

Beachten Sie: Die Kunst besteht darin, das Kennzahlensystem so zu justieren, dass der Einkauf damit effektiv und effizient gesteuert werden kann und diese Kennzahlen zusätzlich auf die Unternehmensziele ausgerichtet sind. Typische Schlüsselkennzahlen sind vor dem Hintergrund der oben erwähnten 5 Aktivitätsfelder beispielsweise:

Entwicklung der Zahl der fehlerhaften Anlieferungen

Die Zahl der fehlerhaften Anlieferungen gibt an, wie strukturiert und effizient ein Lieferant seinen Kunden bedienen kann. Logischerweise ist eine höhere Anzahl schlecht für Ihr Unternehmen und Sie sollten Schritte einleiten, die eine Verbesserung des Lieferanten zur Folge haben.

Entwicklung der Zahl der verspäteten Anlieferungen

Liefertreue Statistik

Liefertreue im Monatsvergleich

Die Zahl der verspäteten Anlieferungen gibt die Pünktlichkeit des Lieferanten an. Durch lange und häufige Lieferverspätungen besteht die Gefahr eines Produktions- bzw. Lieferrückstandes bei Ihnen im Unternehmen. Auch hier sollten Sie Schritte einleiten, die eine Verbesserung des Lieferanten zur Folge haben.

Entwicklung der Wertschöpfung des Fertigungs- und Nichtfertigungsmaterials in %

Die Wertschöpfung beschreibt die Umwandlung von Gütern in solche mit höherem Geldwert durch Produktion beziehungsweise Veredlung. Die Kennzahl bezieht sich hier prozentual auf Fertigungs- und Nichtfertigungsgüter.

Entwicklung der Fertigungsstillstände

Durch Fertigungsstillstände wird Ihre Produktion gestoppt und resultierend daraus, je nach Größe Ihres Lagers die Lieferfähigkeit gefährdet. So könnten Sie durch Probleme mit Lieferanten Ihre Kunden verärgern.

Entwicklung der Zahl der Hauptlieferanten (1st-Tier)

Die Lieferantenanzahl gibt Auskunft darüber wie diversifiziert der Einkauf Ihres Unternehmens arbeitet. Haben Sie eine niedrige Lieferantenanzahl, so ist die Gefahr gegeben, dass Sie bei Problemen des Zulieferers selber in Lieferverzögerungen bei Ihren Kunden geraten. Ist die Lieferantenanzahl jedoch hoch so haben sie meist mehrere Lieferanten für eine Produktkategorie zur Auswahl, welche Ihnen in Engpässen eines Lieferanten hilfreich sein kann.

Entwicklung der Materialpreisveränderung in %

Die Materialpreisveränderung gibt Ihnen die positive oder negative Veränderung der Preise Ihrer Güter in Prozent innerhalb eines bestimmten Zeitraums an.

Entwicklung der Einkaufskosten

Die Einkaufskosten geben das Gesamtvolumen an, welches über Ihre Einkaufsabteilung bestellt wurde, vernachlässigt aber alle Güter, die an Ihrer Abteilung vorbei gekauft wurden (siehe Maverick-Buying).

Entwicklung der Kosten je Bestellvorgang

Die Kosten je Bestellvorgang geben den durchschnittlichen Geldwert der Bestellungen Ihrer Abteilung an, wodurch je nach Prozess individuelle Potenziale ermittelt werden können.

Entwicklung der Bestände und Lagerreichweiten für Gemeinkosten- und Fertigungsmaterial

Beachten Sie: Perfekt ist es, wenn diese Informationen praktisch tagesaktuell und auf einen Blick (grafisch ansprechend aufbereitet) abrufbar sind.

Entwicklung der Reklamationsquoten

Diese Quote gibt wieder, wie oft es Grund für Reklamationen bei Bestellungen gab. Beispielsweise, dass Konditionen nicht eingehalten wurden, Ware fehlt oder beschädigt ist.

Ein Zweck dieses Beitrags ist es, Ihnen einen Gegenpol für Ihr Beschaffungscontrolling zu liefern. Sie werden dann sofort automatisch vergleichen und über den Sinn oder Unsinn mancher Controlling-Bausteine und Kennzahlen nachdenken. Beachten Sie: Das auf Ihre Belange abgestimmte Einkaufscontrolling ist die unverzichtbare Basis für richtungsweisende Entscheidungen.

Schluss mit kurzatmigen Preiskämpfen!

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Erfahren Sie mehr über die wichtigsten Fakten des Einkaufscontrollings:

  • Diese Analysemethoden bieten Ihnen die entscheidende Grundlage für Ihren Erfolg!
  • Das sind die wichtigsten Qualitätskriterien einer Kennzahl
  • Wie die ROI-Methode Ihnen hilft, Ihr Unternehmen voran zu bringen
  • Wertvolle Praxisbeispiele aus dem E-Procurement

und viele weitere Tipps für Ihr erfolgreiches Einkaufs-Controlling!

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Die 5 Leistungs-Bausteine des Einkaufs

Procurement Cost Control

Ein PPC (Procurement Cost Control) braucht maßgeschneiderte Zahlen!

Die oben erwähnten Leistungskennzahlen (Kosten, Qualität, Prozesse, Lieferanten, Logistik) sind die Basis für unser Procurement-Cost-Control-System (PCC). Ziel ist ein maßgeschneidertes Kennzahlensystem für Ihre Beschaffung/Materialwirtschaft. Diese Kennzahlen müssen in der Lage sein, Ihre Beschaffungswelt ausgewogen, konzentriert und vollständig widerzuspiegeln.

Praxis-Tipp: Verzichten Sie daher auf die Arbeit mit willkürlich gewählten und irgendwie zusammengewürfelten Einzelkennzahlen.

Aus dem Kennzahlen Maximalkatalog wählen

Es gibt zahlreiche Kennzahlen im Einkauf. Welche davon gut in Ihr Kennzahlensystem passen, müssen Sie dann selbst entscheiden. Klar ist schon jetzt, dass so viele Kennzahlen auf jeden Fall zu viele sind.

Praxis-Tipp: Gestalten und halten Sie Ihr Einkaufscontrolling-System einfach.

Das hört sich leichter an, als es tatsächlich ist. Viele Kennzahlen sind sehr verführerisch und vermitteln den Eindruck,den Überblick zu haben. Versuchen Sie auf keinen Fall, eine Wissenschaft daraus zu machen. Auch das Einkaufscontrolling ist lediglich ein Hilfsmittel. Zusammenfassend sollten Einkaufskennzahlen folgende elementare Kernansprüche abdecken:

  • Automatisierte, einfache, verständliche und schnell lesbare Berichte
  • Einheitliche Zahlenbasis und Bewertungsgrundlage
  • Überblick über die Leistungen des Einkaufs

Materialkostenveränderung – Die wichtigste Kennzahl im Einkauf

Sie ist mit Abstand die wichtigste Kennzahl für die Beschaffung. Mit ihr lässt sich gut die tatsächlich erbrachte Leistung des Einkaufs dokumentieren. Gemessen wird dabei, wie sich die Materialkosten eines Produkts beispielsweise im Vergleich zum Vormonat oder Vorjahr verändert haben.

Basis der Berechnung sind fakturierte Mengen sowie Werte von Artikeln, Lieferanten und Warengruppen. Diese Einflussgrößen können nach Währungsschwankungen oder Nebenkosten weiter differenziert werden.

Bilder: © fotolia.com:  Rawpixel.com, patpitchaya