Einkaufscontrolling: Steuern Sie Ihre Performance

Einkaufscontrolling kann auch als drittes Standbein der Beschaffung bezeichnet werden. Ein falsches Verständnis dessen verschenkt Potenziale und Möglichkeiten. Höchstwahrscheinlich ist eine zu simpel geratene Übersetzung des englischen „to control“ für dieses Missverständnis verantwortlich. Mit „Controlling“ ist keine „Kontrolle“ gemeint, sondern ein Führungsinstrument. Bei einer Kontrolle wird in einer Ja-Nein-Entscheidung nur überprüft, ob ein bestimmtes Ziel erreicht worden ist.

Ein echtes Controlling geht dagegen ein paar entscheidende Schritte weiter. Es kontrolliert nicht nur (Ziel erreicht), es erarbeitet auch strategische Lösungen, wenn das Ziel nicht erreicht wurde. Beachten Sie: Die Betonung liegt bei diesen Lösungen auf strategisch. Damit ist allen Spöttern der Wind aus den Segeln genommen, die meinen, Bedarfsdeckung habe auch schon vor Einführung von Planung und Erfolgskontrolle funktioniert. Was sicherlich nicht falsch ist, jedenfalls aus einer rückwärtigen Perspektive betrachtet.

Aber wie sich besagte Spötter heutzutage in ihren Autos auf moderne Navigationsgeräte verlassen, um ans Ziel zu kommen, ebenso sollten sich Einkäufer auf ein modernes Beschaffungscontrolling verlassen, um an ihr Ziel zu kommen. So einfach ist das mit dem Controlling und so kompliziert zugleich.

Die beiden Arten des Einkaufscontrollings

Einer der größten Pluspunkte des Beschaffungscontrollings ist sein offensiver Charakter, der an den Anfangspunkten von Material- und Produktionsketten ansetzt und nicht an ihren Endpunkten. Noch bevor die erste Schraube auf der Werkbank liegt, können Entwickler, Produktionsleiter, Marketingabteilung und natürlich Einkäufer vorausschauend planen. Aus dieser Definition lassen sich die 3 grundlegenden Elemente des Controllings ableiten:

Das Einkaufscontrolling unterscheidet zwei Typen!

  1. Planung: Was wollen wir in welchem Zeitraum mit welchen Mitteln erreichen
  2. Steuerung: Wie wollen wir die Ziele erreichen?
  3. Kontrolle: War der eingeschlagene Weg der richtige?

Hinsichtlich des zeitlichen Horizonts haben sich die Begriffe operatives und strategisches Controlling durchgesetzt. Strategisch bedeutet in diesem Sinne die Erschließung zukünftiger Potenziale, während unter operativem Controlling die optimale Nutzung und Steuerung vorhandener Ressourcen zu verstehen ist

Standen in den Anfangszeiten des Einkaufscontrollings eher die innerbetrieblichen Prozesse und Produktionsabläufe im Vordergrund, erweiterte sich recht bald der Wahrnehmungshorizont.

Einkäufer sahen über den Tellerrand ihrer Abteilung bzw. ihres Unternehmens hinaus und schauten ihren Lieferanten genauer auf die Finger. Sie verglichen die Einkaufspreise der eigenen Firma für bestimmte Produkte mit den Einkaufspreisen der Lieferanten. Bezahlte der Zulieferer beispielsweise für Büromaterialien, Energie oder andere Produkte und Dienstleistungen mehr als die eigene Firma, hatte er ganz offensichtlich sein Kostenmanagement nicht im Griff.

Im Umkehrschluss waren niedrigere Einkaufspreise des Lieferanten ein Indiz für seine Leistungsfähigkeit (und ein Hinweis auf eigene Controlling-Defizite bzw. Sparpotenziale). Ein auf Langfristigkeit ausgelegtes Einkaufsmanagement besteht neben der Wert- und Prozesskostenanalyse aus einem modernen Beschaffungscontrolling als drittem Standbein.

Typischen Merkmale des Einkaufscontrollings sind

  • Alle Beschaffungsaktivitäten werden wertorientiert gestaltet.
  • Es gibt keine einseitige Preisorientierung mehr.
  • Eine systematische Erfolgskontrolle fördert und verbessert die Lieferantenbeziehungen.
  • Eine enge Zusammenarbeit mit anderen Unternehmensbereichen (F&E, Produktion, Verkauf usw.) führt zu einem regelrechten Innovationsmanagement

So haben Sie Ihre Zahlen einfach im Griff!

Mit den Tipps aus Gratis-eBook „Die wichtigsten Kennzahlen im Einkaufscontrolling“ schaffen Sie die notwendigen Voraussetzungen, um Einsparpotentiale in Ihrem Unternehmen zu erkennen und nachhaltig zu heben.

Erfahren Sie mehr über die wichtigsten Fakten des Einkaufscontrollings:

  • Diese Analysemethoden bieten Ihnen die entscheidende Grundlage für Ihren Erfolg!
  • Das sind die wichtigsten Qualitätskriterien einer Kennzahl
  • Wie die ROI-Methode Ihnen hilft, Ihr Unternehmen voran zu bringen
  • Wertvolle Praxisbeispiele aus dem E-Procurement

und viele weitere Tipps für Ihr erfolgreiches Einkaufs-Controlling!

Datenschutzhinweis

Das exklusiv für Sie zusammengestellte eBook „Die wichtigsten Kennzahlen im Einkaufscontrolling“ erhalten Sie als Dankeschön geschenkt, wenn Sie sich heute für unseren kostenlosen Newsletter „Einkauf & Beschaffung heute“ anmelden! Tragen Sie einfach Ihre E-Mail-Adresse ein und schalten Sie so den Zugang zum exklusiven eBook frei!

In 5 Schritten zum Einkaufscontrolling.

Beschaffungscontrolling ist mehr als nur kontrollieren und lässt sich in folgende 5 Schritte aufteilen.

Schritt 1 – Ist-Analyse

Wie bei jedem Projekt beginnen Sie am besten mit einer Ist-Analyse. Wie ist Ihr Einkauf organisiert? Welche Rohstoffe, Materialien oder Produkte beschaffen Sie? Bei welchen Lieferanten? Wie hoch sind Ihre Kosten (Reisekosten, Frachtraten, Wareneingangsprüfung, Lagerhaltung, Gehälter, allgemeine Verwaltungskosten usw.)?

Schritt 2 – Festlegen von Zielen

Legen Sie anschließend Ihre Ziele fest. Begnügen Sie sich dabei nicht mit Allgemeinplätzen, sondern gehen Sie ins Detail. Bestimmen Sie z. B. Zielfelder (Lieferanten, Materialgruppen, Budgets, Abteilungen), und richten Sie ein System ein, das alle Leistungen im Hinblick auf das Erreichen Ihrer Ziele bewertet. Leicht zu handhaben sind Kennzahlen, etwa für Einkaufsvolumen, Lieferfrequenzen, Lieferantenanzahl, Lieferqualität, Termintreue und Lagerreichweiten.

Schritt 3 – Zusammenführen der Daten

Führen Sie die wesentlichen quantitativen und qualitativen Daten in einem Pool zusammen, der problemlos in Ihr unternehmensinternes IT-System implementiert und von dort auch jederzeit abgerufen werden kann. Dieser Datenpool bildet die Basis für Ihr geplantes Controllingsystem.

Schritt 4 -Analysearbeit

Nachdem Sie alle Grunddaten gesammelt haben, können Sie mit der eigentlichen Analysearbeit beginnen (Materialgruppen, Lieferanten usw.). Arbeiten Sie dabei mit unternehmens- und branchenspezifischen Kennzahlen. Sie sind anschaulich und lassen sich leicht in Bezug zu anderen Daten bringen.

Schritt 5 – Zeitplan aufstellen

Zum Schluss stellen Sie einen Zeitplan auf, in dem die Implementierung eines Beschaffungscontrollings in Ihrer Firma genau definiert ist, inklusive Einführungskosten, veränderte Aufgabenverteilungen (mehr Personal?) und fortlaufendes Berichtswesen über den Stand der Dinge.

Aussagekräftige Zahlen = Mehr Erfolg!

Mit den Tipps aus Gratis-eBook „Die wichtigsten Kennzahlen im Einkaufscontrolling“ schaffen Sie die notwendigen Voraussetzungen, um Einsparpotentiale in Ihrem Unternehmen zu erkennen und nachhaltig zu heben.

Erfahren Sie mehr über die wichtigsten Fakten des Einkaufscontrollings:

  • Diese Analysemethoden bieten Ihnen die entscheidende Grundlage für Ihren Erfolg!
  • Das sind die wichtigsten Qualitätskriterien einer Kennzahl
  • Wie die ROI-Methode Ihnen hilft, Ihr Unternehmen voran zu bringen
  • Wertvolle Praxisbeispiele aus dem E-Procurement

und viele weitere Tipps für Ihr erfolgreiches Einkaufs-Controlling!

Datenschutzhinweis

Das exklusiv für Sie zusammengestellte eBook „Die wichtigsten Kennzahlen im Einkaufscontrolling“ erhalten Sie als Dankeschön geschenkt, wenn Sie sich heute für unseren kostenlosen Newsletter „Einkauf & Beschaffung heute“ anmelden! Tragen Sie einfach Ihre E-Mail-Adresse ein und schalten Sie so den Zugang zum exklusiven eBook frei!

Einkaufscontrolling zahlt sich aus

Mit der Einführung eines ebenso konsequenten wie modernen Controllingsystems schaffen Sie die Voraussetzungen…

  • …um Einsparungspotenziale in Ihrer Firma, Ihrer Abteilung und in Ihren Einkaufsaktivitäten zu erkennen und zu nutzen.
  • …um die Leistung Ihrer Lieferanten gezielt zu verbessern.
  • …um Ihrer Mitarbeiter und Kollegen zu Höchstleistungen anzuspornen.
  • …um die Unternehmensführung zeitnah über Ihre Einkaufserfolge zu informieren.
  • …um schnell und wirksam auf Marktveränderungen zu reagieren (wie z.B. auf die vergangenen Preisstürze bei Erdöl und den meisten Industriemetallen).
  • …um bessere Preis- und Lieferkonditionen bei Ihren Lieferanten auszuhandeln.

Lassen Sie beim Beschaffungscontrolling nicht locker!

Die Einführung eines Controlling-Systems ist ein komplexer Prozess. Seien Sie also geduldig. Wenn Sie die Umsetzung (mit Validierung und Optimierung) in 12 Monate bewältigen, haben Sie eine Medaille verdient! Denn in diesem ersten Jahr haben Sie Kosten von rund 2 bis 5 % für Ihr Unternehmen eingespart. In den Folgejahren werden es nicht viel weniger sein.

Die Anschubkosten für Ihr neues Einkaufsmanagement-System amortisieren sich also innerhalb kurzer Zeit und bringen darüber hinaus Ihrer Firma ständig weitere Ergebnisverbesserungen! Beachten Sie: Sie führen ja in Ihrem Unternehmen ein völlig neues System ein, das nicht überall auf Gegenliebe und Begeisterung stoßen wird. Je prägnanter und überzeugender Ihr Datenwerk in so einem Fall ist, umso leichter können Sie die Zweifler überzeugen. Mit Kennzahlen lassen sich z. B. hervorragend Kosteneinsparungs- und Rationalisierungspotentiale veranschaulichen.

Praxis-Tipp: Am Markt gibt es diverse Anbieter entsprechender Software, z. B. von SWOT Controlling. Deren IT-Lösung ist einfach und schnell zu bedienen und die gewünschten Informationen lassen sich über komfortable Benutzeroberflächen problemlos verwalten. Das Besondere: Sie können die Software 30 Tage lang unverbindlich und kostenfrei testen. Die Lizenzpreise sind gestaffelt und beginnen bei 1.000 € (Kauf, Miete oder Leasing). Mehr unter: www.swot.de/index.php?rqst=download

Kennzahlen: Die Seele des Einkaufscontrolling

Verkürzt gesagt: Ohne Kennzahlen gibt es kein Controlling. Ganz gleich, ob Sie Ihren Beschaffungsetat überwachen oder ganze Projekte steuern wollen, Kennzahlen helfen Ihnen, die Informationsflut im Beschaffungscontrolling zu bewältigen. Mit ihnen können Sie Sachverhalte auf ihren wesentlichen Kern verdichten und präsentieren.

7 wichtige Kennzahlen des Einkaufscontrollings

  1. Basiskennzahlen
    Einkaufsvolumen, Lieferantenzahl, Quote Maverick-Buying usw.
  2. Objektkosten
    Rohstoffe und Vormaterialien, Materialkostenveränderungen, Anteil Single Sourcing, Quote Global Sourcing etc.
  3. Prozesskosten
    Kosten je Bestellung, Einkaufsvolumen pro Bestellung / Lieferant, Nutzungsgrad E-Sourcing etc.
  4. Logistik
    Lieferzeiten und -fähigkeit, Termin- und Mengentreue etc.
  5. Qualität
    Zuverlässigkeit der Zulieferer, Reklamationsquote etc.
  6. Liquidität
    RHB-Bestand ohne Verbrauch / zum Einkaufsvolumen, Verschrottung, Skontonutzung etc.
  7. Innovation
    Einkaufsvolumen mit F&E-Partner, Einkaufsvolumen insgesamt etc.

Beim Einkaufscontrolling haben viele Unternehmen noch einen erheblichen Nachholbedarf. Schlusslicht ist, wie leider häufig, der Mittelstand. Dort wird der Erfolg oder Misserfolg des Einkaufs gar nicht oder nur teilweise gemessen (rund 60 %), wie unter anderem eine Studie von Ernst & Young aus dem Jahr 2014 ergab. Dennoch bezahlen diese Unternehmen ihre Einkäuferinnen und Einkäufer zum überwiegenden Teil (80 %) erfolgsabhängig – ohne die Arbeitsergebnisse wirklich präzise messen zu können!

4 typische Controlling-Mängel

  1. Im Einkauf fehlt es an einer ausreichenden Wertorientierung.
  2. Die unternehmensspezifischen Beschaffungssituationen werden vom Einkauf zu wenig berücksichtigt.
  3. Beschaffungsplanung, -steuerung und -kontrolle sind ungenügend koordiniert.
  4. Einkaufscontrolling und das übergeordnete Unternehmenscontrolling sind nicht oder nur mangelhaft verzahnt.