Maverick Buying: Der wilde Einkauf

„Wilde Einkäufer“ im Unternehmen müssen dringend „eingefangen“ werden.

Hier ein paar Büromaterialien, da ein neuer Bildschirm – viele Mitarbeiter sind sich gar nicht bewusst, dass sie ihrem Unternehmen finanziellen Schaden zuführen, wenn sie Einkäufe ohne Wissen oder Einwilligung des Einkaufs tätigen. Die eigenmächtige Beschaffung von Materialien oder Dienstleistungen außerhalb standardisierter Beschaffungswege hat sogar einen Namen: Dieser Vorgang wird als Maverick Buying bezeichnet und ist einer der Kostentreiber, den Sie mit einem nachhaltigen Einkaufscontrolling in den Griff bekommen müssen.

Finanzielle Folgen durch Maverick Buying

Da Maverick Buying eine finanzielle Belastung für Unternehmen darstellt, sollten Maßnahmen eingeleitet werden, die den wilden Einkauf unterbinden. Unternehmen haben nicht umsonst einen professionellen Einkauf mit speziell ausgebildetem Personal.

Der Einkauf verfügt über Fachwissen sowie abgestimmte Prozesse, um durch Preisvergleiche, Preisverhandlungen, größere Stückzahlen und Preisvorteile durch Rahmenverträge bessere Preise zu erzielen. Diese Leistung können einzelne Personen gar nicht leisten, wenn sie durch eigenständiges Handeln den Einkauf umgehen.

Gründe für Maverick Buying

Doch bevor Maßnahmen gegen das Maverick Buying ergriffen werden, sollten die Gründe dafür genau untersucht werden. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen Unkenntnis und Unzufriedenheit.

Zu unkontrollierten Beschaffungen aus Unkenntnis kann es kommen, wenn die Mitarbeiter eines Unternehmens, nur wenig über die Einkaufsabteilung wissen, ihre Ansprechpartner im Einkauf nicht kennen oder es im Unternehmen keine klar formulierten Regeln bezüglich des Einkaufs gibt. Der Grund für Maverick Buying kann aber auch in der Unzufriedenheit mit der Leistung des Einkaufs liegen.

Besonders häufig werden langwierige, komplizierte und aufwändige Prozesse, sowie geringe Flexibilität und mangelndes Vertrauen in den Einkauf genannt.

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Maßnahmen gegen Maverick Buying

Ist der Grund für das Maverick Buying mangelnde Kenntnis über den Einkauf kann das Problem relativ einfach ohne großen Aufwand gelöst werden. Dann reicht meist ein deutlicher Verweis auf die Einkaufsabteilung aus, um das Maverick Buying zu stoppen. Außerdem können verbindliche Regeln für alle Mitarbeiter von der Geschäftsleitung verabschiedet werden, die dafür sorgen, dass keine Bestellung ohne Einwilligung des Einkaufs getätigt werden darf.

Sobald sich dieser Leitsatz in den Köpfen der Mitarbeiter etabliert hat, dürften alle Bestellungen in Zukunft über den Einkauf abgewickelt werden und das Maverick Buying deutlich zurückgehen. Komplizierter wird es, wenn Unzufriedenheit Grund für das Maverick Buying ist. Dann müssen die Abläufe und Strukturen des Einkaufs modifiziert und die Transparenz gegenüber den Mitarbeitern erhöht werden.

Positive Auswirkungen auf Einkaufskosten

Die konsequente Unterbindung von Maverick Buying führt in den meisten Fällen zu einer deutlichen Senkung der Einkaufskosten. Schon einfache organisatorische Maßnahmen genügen oftmals um positive Auswirkungen zu erwirken. Denn ohne Maverick Buying kümmern sich wieder diejenigen um die Beschaffung von Material und Dienstleistungen, die etwas davon verstehen: kompetente Einkaufsmanager.

Die Maverick-Buying-Quote

Anders als die Materialkostenveränderung, die die tatsächlich erbrachten Leistungen der Beschaffung dokumentiert, erfasst die Kennzahl „Maverick-Quote“ alle Bestellungen, sprich alle Geschäftsvorgänge, die am Einkauf vorbeilaufen. Sie kann als „wilder Einkauf“ übersetzt werden.

Beachten Sie: Wenn es auch schon fast eine Binsenweisheit ist, dass Maverick Buying die teuerste Variante des Einkaufs und das genaue Gegenteil einer strategischen Beschaffung ist, in den Unternehmen ist sie einfach nicht totzukriegen. Hier haben die Frauen und Männer des Einkaufs noch (immer) viel Überzeugungsarbeit zu leisten, nicht zuletzt was Akzeptanz und Anerkennung ihrer Arbeit betrifft.

Die Formel für die Maverick-Buying-Quote lautet:

Formel zur Berechnung der Maverick-Quote

An dem Quotienten zwischen dem oberen und dem unteren Wert ist genau abzulesen, wo der Einkauf Handlungsbedarf hat. Liegt die Kennzahl beispielsweise weit unter 80 %, dann hat die Beschaffungsabteilung ein Prozess- und Transparenzproblem im Unternehmen. Und wird ganz sicher nicht als Gleiche unter Gleichen behandelt, da offensichtlich zu viele Lieferaufträge am Einkauf vorbei vergeben werden.

Maverick-Buying und die negativen Effekte:

Die Vorteile von Maverick-Buying für Mitarbeiter die nicht in der Einkaufsabteilung arbeiten, liegen scheinbar auf der Hand. Sie bietet ihnen nicht nur höhere Flexibilität, höhere Geschwindigkeit, Individuellere Beschaffung, sondern auch das Ausnutzen von Sonderangeboten und das Ganze vorbei an Ihnen, liebe Einkaufsmanager, die tagtäglich versuchen die Kosten des Einkaufs so gering wie möglich zu halten beziehungsweise zu senken.

Negative Aspekte wie unabgestimmte Prozesse, fehlende Preisvergleiche, höhere Preise durch fehlende oder schlecht geführte Preisverhandlungen, nicht genutzte Preisvorteile durch Rahmenvereinbarungen und fehlendes Prozessverständnis der Mitarbeiter sind nur einige Dinge, die Ihre Effektivität im Einkauf drücken.