Erfolgserprobtes Abwehrkonzept bei Preiserhöhungen

Was tun, wenn fast jeden Tag neue Preiserhöhungsforderungen Ihrer Lieferanten auf Ihrem Schreibtisch landen? Wir wisse Rat.Nach 4 Jahren sinkender Vormaterialpreise sprang Ende 2016 die Kosteninflation an. Das heißt, viele Preise von Vormaterialien steigen, und schnell werden die ersten Preiserhöhungsforderungen verschickt.

Es ist immer das gleiche Prozedere. Sie brauchen jetzt ganz schnell ein schlüssiges und funktionierendes Abwehrkonzept. Konzentrieren Sie sich dabei auf die Preiserhöhungen, bei denen es um viel Geld geht.

Versehen Sie jede Preiserhöhung sofort mit einer Priorität nach dem Kriterium: „Wie stark würde diese Preiserhöhung die Firmenkasse belasten?“

Das Ziel der Preiserhöhungs-Abwehr im Einkauf ist immer die Schadenbegrenzung

Manchmal bekommt man eine Nullrunde hin, manchmal nur eine geringe Erhöhung, und manchmal muss man sogar eine Preiserhöhung komplett schlucken, wenn es sich um einen monopolartigen (also mächtigen) Lieferanten handelt. Die Austauschbarkeit von Lieferanten hat in den letzten 10 Jahren merklich nachgelassen. Interne Vorschriften und Kundenvorgaben machen einen Austausch von Lieferanten von Produktionsmaterial quasi zur Herkulesaufgabe.

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Einkauf 4.0: So entlasten Sie mit Cloud-Lösungen Ihre Einkaufsbudgets um bis zu 10 %

Nach den Vorstellungen der IT-Entwickler soll Cloud-Computing, auch „Software as a Service“ (SaaS) genannt, in naher Zukunft so selbstverständlich sein wie heutzutage die Strom- oder Wassernutzung. Sie bezahlen nur, was Sie verbraucht – also gespeichert – haben.

Wie Sie unterm Strich mit Cloud-Technologien Ihre IT-Einkaufskosten um rund 10 % senken könnten, erfahren Sie heute von uns!

So funktioniert das Cloud-Prinzip des Einkaufs

Ob softwareunterstützt oder nicht, der traditionelle und bis zum heutigen Tag übliche Beschaffungsprozess setzt sich aus mehreren Teilschritten zusammen – angefangen bei den Marktstudien über Angebote einholen, Liefermodalitäten aushandeln bis hin zum Bezahlen und zur statistischen Auswertung.

Cloud-Lösungen heben diese Linearität auf. Abgestimmt auf den momentanen Bedarf, werden die jeweiligen Leistungen (Waren- und Artikeldaten, tagesaktuelle Preise, Verfügbarkeitsstand, Genehmigungs- Workflow, Rahmenverträge, Statistik- und Trackingfunktionen etc.) von einem Dienstleister mittels sogenannter Applikationsarchitektur und IT-Plattform über das Internet zur Verfügung gestellt.

In der Regel sind die Servicepreise der Dienstleister flexibel und richten sich nach der Häufigkeit und dem Grad der Nutzung.

Das Cloud-Prinzip ermöglicht Ihnen durchgängig digitalisierte Einkaufsprozesse

Ihr Vorteil: Als Cloud-Anwender müssen Sie keine spezielle Software einkaufen und in Ihre betriebsinternen DV-Anlagen einfügen, da alle Einkaufsanwendungen extern gehostet werden. Die jeweiligen Programme verbleiben stets beim Anbieter, entweder in seinem eigenen Rechenzentrum oder bei einem weiteren Dienstleister für Rechnerkapazitäten. Auf diese Weise können Sie die komplexen und ineinandergreifenden Prozesse des Einkaufs durchgehend digitalisieren. So weit die Theorie. Wie die Praxis aussieht, erfahren Sie in Teil 2 dieses Beitrags, den Sie im unteren Drittel dieses Newsletters lesen.

Gegenwärtig ist Cloud-Procurement nur für den C-Teile-Einkauf interessant

In der Praxis aber bleibt der Einkauf via Cloud-Technologie in absehbarer Zeit auf C-Teile, maximal auf B-Teile beschränkt. Denn zu einem außerordentlich wichtigen Teilschritt des Einkaufsprozesses schweigen sich alle Programmanbieter aus: zur Lieferantenverhandlung.

Bei A-Teilen ist aber gerade dieses Verhandeln – das Sehen, Sagen, Hören und Fühlen – das Herzstück einer jeden Einkaufsaktion.

Bei IT-Investitionen gehört der Einkauf an die Entscheidertische

Auch diese Aussage ist (leider) oft nur pure Theorie. In der Unternehmens- und Entscheidungspraxis haben viele Einkaufsabteilungen

1. keinen Einfluss auf die IT-Architektur der eigenen Firma (sie können sie lediglich anmahnen und einfordern) und
2. wird der Einkauf bei IT-Investitionen meist gar nicht eingebunden. So vermeiden Sie programmierten Ärger bei Ihrem Cloud-Roll-out

Cloud-Procurement wird morgen bereits Standard sein.

1. Maßnahme: Analysieren Sie die tatsächlichen Bedarfe sowohl in quantitativer als auch in qualitativer Hinsicht.

2. Maßnahme: Berechnen Sie Einsparpotenziale.

3. Maßnahme: Holen Sie sich die Unterstützung Ihrer Geschäftsleitung. Schnell erzielbare Einsparungen steigern dabei ganz erheblich die Legitimität Ihres Cloud-Projekts.

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So sparen Sie durch Outsourcing Zeit und Kosten

Vor ein paar Jahren rollte durch Deutschland eine regelrechte Outsourcing-Welle. Die Erwartungen, die seinerzeit an diese Auslagerungen geknüpft waren, haben sich allerdings nicht immer erfüllt.

Die Folge: In vielen Unternehmen werden Outsourcing- Projekte nicht nur kritisch gesehen, sondern auch zögerlich angegangen.Sehr zu Unrecht: Besonders durch die Auslagerung des Indirekten Einkaufs können Betriebe Kosten und Ressourcen sparen.

Es gibt reichlich Gründe für ein Outsourcing-Projekt

Naturgegeben bedeuten viele indirekte Warengruppen auch immer zahlreiche Lieferanten und Dienstleister. Die aber wollen erst mal betreut und gemanagt werden.

Ob das Einholen neuer Angebote oder das Verhandeln neuer Verträge: Der Arbeitsaufwand ist im Indirekten Einkauf nicht nur hoch, er steht auch in keinem Verhältnis zu den nominalen Beschaffungsbudgets. Gründe genug, um den Indirekten Einkauf auszulagern.

Externe Dienstleister sind Spezialisten

Ziel eines jeden Outsourcing-Projekts ist eine effizientere Beschaffung der einzelnen Warengruppen. Dabei werden, abhängig von den betrieblichen Gegebenheiten, Einkaufsaufgaben teilweise oder auch vollständig an Externe übertragen.

Im Allgemeinen haben sich diese Dienstleister für bestimmte Beschaffungsaufgaben und Warengruppen spezialisiert; sie arbeiten entweder in eigenen Betriebsstrukturen oder direkt im Kundenunternehmen.

Dienstleister ist nicht gleich Dienstleister – diesen Grundsatz müssen Sie bei Ihrem Einkauf berücksichtigen

Wie überall, gibt es auch in dieser Branche schwarze Schafe. Bei der Dienstleister-Auswahl sollten Sie deshalb unbedingt darauf achten, dass die Männer oder Frauen nicht nur ihr Handwerk verstehen, sondern auch auf die Teams eingehen können, mit denen sie zusammenarbeiten müssen (Arbeitsweise, Charaktere, Umgangsformen usw.).

Diese sogenannten Soft Skills spielen eine besonders wichtige Rolle, wenn es gegen das Outsourcing-Projekt in Ihrem Unternehmen Vorbehalte und Widerstände gibt.

Ist das Outsourcing beschlossene Sache, müssen Sie die Arbeitsaufträge für die Dienstleister formulieren.

Folgende Rahmenbedingungen sind Voraussetzung:

• Sorgen Sie für einen regelmäßigen Austausch zwischen Ihrer Abteilung und den externen Beschaffungsexperten.
• Die Dienstleister müssen ihr Daten- und Einkaufsmanagement so organisieren, dass Sie sich jederzeit über den Stand der Dinge informieren können.
• Vereinbaren Sie eine leistungsabhängige Honorierung, um die Externen zu Bestleistungen zu animieren.

Starten Sie mit einer Testphase in Ihr Projekt

Mit jeder Aufgabenverlagerung ist auch immer eine Verlagerung von Kompetenzen und Verantwortlichkeiten verbunden. Was nichts anderes heißt, als dass Sie oder Ihre Kollegen besagte Kompetenzen und Verantwortlichkeiten an die Dienstleistungsunternehmen abtreten müssen.

Damit dieser Projektschritt reibungslos abläuft, lagern Sie in der Startphase erst einmal Beschaffungsgruppen mit kleinen Budgets und geringen Einkaufsrisiken aus. Auf diese Weise können Sie auch gleich testen, ob die Dienstleister zu Ihrem Team und Ihrem Unternehmen passen.

Unser-Praxis-Tipp: In dieser Testphase sollten Sie aber nicht nur kleine Beschaffungsgruppen auslagern. Dadurch nehmen Sie den Dienstleistern häufig ihre Handlungsspielräume, um bei den Lieferanten die besten, sprich gewinnbringendsten Ergebnisse auszuhandeln.

Die größten Erfolgsaussichten haben Outsourcing-Projekte, wenn interner und externer Einkauf reibungslos kooperieren.

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Damit alles wie geschmiert läuft

Funktionierende Supply Chains sind heute wichtiger denn je. Bei zunehmender Volatilität der Märkte nach guter alter Einkäuferart noch härter zu verhandeln ist Schnee von gestern.Und auch das sei gesagt: Die größten Einsparpotenziale stecken in den Prozessen, nicht in den Preisen.

Und da gibt es im Beschaffungsgeschäft kaum ein Prozess mit mehr Potenzial als die Lieferketten. Ein intelligentes Supply-Chain-Management (SCM) bringt heute die Einkaufserfolge, die mit reiner Preisdrückerei nicht mehr zu schaffen sind.

Die Prozesssicherung ist das A und O

Die Globalisierung hat es mit sich gebracht, dass Großserienproduktionen (bis auf den Autobau) ins Ausland abgewandert sind.

Deutschland und Europa sind eine Domäne des kleinteiligen Spezialbaus mit vervielfachten Prozessschritten – und ebenfalls vervielfachten Supply Chains.

Erfolgsfaktor SCM-Management

Hier den Überblick zu behalten und Störungen zu vermeiden ist gar nicht so leicht. Deshalb ist das A und O eines funktionierenden SCM-Managements genau die Sicherung dieser Prozesse. Alles auf Anfang Der erste Schritt ist nun keineswegs, sich wegen dieser Prozesssicherung auf der Stelle eine (teure) SCM-Software zuzulegen.

Sofern nicht schon geschehen, müssen Sie zuallererst an die Grundstrukturen Ihres Betriebs heran. Es ist ja nicht so, dass die anderen Abteilungen und Fachbereiche nicht genauso an der Optimierung ihrer Prozesse arbeiten würden.

Nur bosselt dabei (meist) jeder vor sich hin, ohne das große Ganze im Auge zu haben. In der Regel müssen Sie deshalb erst einmal die innerbetrieblichen Informationsflüsse transparent machen, zusammenführen und miteinander verzahnen.

Beachten Sie: Ein weitverbreiteter Irrtum ist auch die Annahme, Lieferketten würden beim Zulieferer beginnen. Sie beginnen viel früher, nämlich im eigenen Unternehmen! In den Entwicklungsabteilungen, um es genau zu sagen.

Fehler rächen sich

Jeder Fehler, der dort bei der Produktentwicklung oder -verbesserung gemacht wird, schlägt in den weiteren Prozessstufen mit dem Kostenfaktor 10 zu Buche!

So managen Sie Ihre Lieferketten richtig

Haben Sie Ihre innerbetrieblichen Abläufe koordiniert, geht es an die außerbetrieblichen Prozesse. Die zu verzahnen wird nicht immer leicht sein, denn die Angst vor Offenheit und Abhängigkeit ist ziemlich weit verbreitet. Versuchen Sie es trotzdem. Denn ohne eine enge Kooperation mit Spediteuren und Zulieferern kann eine Lieferkette kaum gut funktionieren:

Kalkulieren Sie nicht nur alle aktuellen Tageskosten, sondern beobachten Sie darüber hinaus auch die Folgeentwicklungen am Transportmarkt. Planen Sie von vornherein Störungen mit ein (Verkehrsunfälle, Pleiten, Produktionsstopps, Fehl- oder Falschlieferungen etc.). Planen Sie vor allem, wie Sie auf diese Ausfälle reagieren (z. B. mittels Ersatzlieferanten oder durch eine erhöhte Lagerhaltung). Denken Sie auch an die Umwelt. Der CO2-Ausstoß ist zumindest in Europa zu einer wichtigen Kalkulationsgröße geworden, auch fürs Transportgewerbe und für Supply Chains.

Die Software macht es nicht allein

Wunderdinge sollten Sie von elektronischen SCM-Lösungen nicht erwarten. Sie sind nur selten so einfach zu handhaben und effizient, wie in den Werbeprospekten versprochen wird. Sie sind auch nicht von heut auf morgen in Ihr hauseigenes EDV-System integriert. Sie sind ein Hilfsmittel, nicht mehr und nicht weniger

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Büromaterial einkaufen: Ein papierdominierter Workflow ist nicht mehr zeitgemäß

Der moderne Einkauf von heute kauft Büromaterialien – und beileibe nicht nur die – papierlos via Software-Programm ein. Solche IT-Lösungen vereinfachen und beschleunigen nicht nur alle Bestell-, Liefer- und Bereitstellungsvorgänge, sie sind auch ausgezeichnete Sparprogramme.Bekanntlich werden nach herkömmlicher Art alle Waren und Dienstleistungen per Formular angefordert.

Zum Beispiel Aktenordner: Wer Nachschub braucht, füllt einen Vordruck aus, legt ihn seinem Abteilungsleiter zur Unterschrift vor, der Abteilungsleiter reicht den Antrag zum Einkauf weiter, der Einkauf sammelt die aus anderen Bereichen eingegangenen Aktenordner-Anträge, prüft sie und löst schließlich per E-Mail oder Telefonanruf Bestellungen bei den Lieferanten aus.

Dieser Workflow ist nicht nur umständlich und zeitraubend, auch wissen weder Besteller noch Einkäufer, an welchem Punkt der Lieferkette sie sich gerade befinden.

Großvaters Zeiten sind vorbei

Mit dem Siegeszug der DV-Technologien gehören diese Einkaufsprozesse aus Großvaters Zeiten der Vergangenheit an. Voraussetzung: Die Geschäftsleitung (besonders von mittelständischen Unternehmen) stellt die dafür benötigten Finanzmittel zur Verfügung. Sollte das bei Ihnen noch nicht der Fall sein, ist Ihre erste Einkäuferpflicht, (wieder einmal) Überzeugungsarbeit zu leisten. Bei besagter Geschäftsleitung, aber auch bei den Kollegen, die sich auf neue Bestellvorgänge einstellen müssen.

5 Mindestanforderungen an IT-Lösungen

Viele Softwareprogramme am Markt optimieren und beschleunigen die Beschaffung von Büromaterialien – und das in der Regel bei voller Transparenz aller Einkaufsvorgänge.

Falls bei Ihnen die Anschaffung einer solchen IT-Lösung ansteht, sollten Sie auf folgende Mindestanforderungen achten:

Die Software muss über umfangreiche Standardfunktionen verfügen (um teure Zukäufe zu vermeiden). Die Software muss den Wissensstand moderner Einkaufsprozesse widerspiegeln. Ein weiteres Muss ist die Zukunftssicherheit der DV-Programme. Die Software muss außerdem individualisierbar sein. Einfache Handhabung und Nutzerfreundlichkeit müssen sichergestellt sein.

Nur elektronischer Workflow verschafft Ihnen die nötige Prozess-Transparenz

So gut wie alle Anbieter von IT-Lösungen arbeiten nach dem Monitor-Prinzip. Das heißt, alle Beteiligten können sich zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über den Status der Materialbestellungen machen.

Diese Transparenz geht aber nicht so weit, dass nun jeder jederzeit Zugang zu allen Informationen hat. Mit einem sogenannten Customizing-Tool können Sie festlegen, wer wann mit welcher Tiefe Zugang zu den einzelnen Bestell- und Liefervorgängen erhält.

Dropdown-Menüs sind ebenfalls Standard bei den meisten Softwareprogrammen. Diese Menüs erlauben es den Bestellern bzw. Anwendern, ihre Bedarfsanforderung zu spezifizieren, je nachdem, ob sie zum Beispiel nur eine Anfrage zur allgemeinen Materialverfügbarkeit haben, eine Lagerbestellung auslösen wollen oder eine komplette Neubestellung veranlassen.

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Vietnam, das kleine China

Wem die Volksrepublik zu teuer geworden ist, findet im Nachbarland interessante Alternativen; So ist Vietnam beispielsweise zum weltweit viertgrößten Hersteller von Motorrädern aufgestiegen.Insgesamt wies der Außenhandel im vergangenen Jahr einen Überschuss von 1,7 Mrd. USD auf.

Die wichtigsten Exportgüter waren dabei:
Mobiltelefone und Ersatzteile (11,7 Mrd. USD), Textilien und Bekleidung (9,3 Mrd. USD), Schuhe (4,8 Mrd. USD), Computer und Zubehör (4,5 Mrd. USD), Rohöl (4,1 Mrd. USD) sowie Kaffee (2,7 Mrd. USD).

Der Rohstoffsektor sitzt in den Startlöchern

So hat sich die sozialistische Volksrepublik, wie das Land offziell noch immer heißt, seit den marktwirtschaftlichen Reformen („Doi Moi“-Politik) des Jahres 1996 bspw. zum größten Kaffee-Exporteur der Welt entwickelt. Den Champion Brasilien hat Vietnam bereits Mitte 2012 überholt.

Für Europa läuft das Land als Erdöllieferant zwar nur unter „ferner liefen“, umso wichtiger ist es aber als Exporteur für Seltene Erden. Die gegenwärtige Baisse bei den Preisen wird nicht ewig anhalten und dann könnte Vietnam eine Lieferalternative zu China sein. Zumal Hanoi vor 3 Jahren mit japanischer Hilfe ein Entwicklungszentrum für Sondermetalle aufgebaut hat.

Interessant für Rohstoffeinkäufer dürften auch die großen Vorkommen an wichtigen Industriemetallen wie Aluminium (Bauxit), Zinn und Zink sein. Nicht zu vergessen die Beschaffungsmöglichkeiten für Anthrazitkohle, Antimon, Bauxit, Chrom, Gold, Eisenerze und Phosphate.

Beachten Sie: Damit Ihre Einkaufsaktionen in Ostasien ohne Stolpersteine über die Bühne gehen, hat Vietnam 2007 mit dem WTO-Beitritt sein Rechtssystem radikal modernisiert. Mit deutschen Standards ist das vietnamesische Rechtssystem deshalb aber noch lange nicht vergleichbar

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Neue Lkw-Maut ab 2015: So wehren Sie sich dann gegen die drohende Preiserhöhungs-Flut

Wie Sie dank der richtigen Taktik und schlagkräftigen Argumenten die Verhandlungen mit Spediteuren und anderen Lieferanten meistern, wenn die Lkw-Maut wie geplant erhöht wird, zeigt Ihnen Jens Holtmann, Chefredakteur des Fachinformationsdienstes „Einkaufsmanager” .

Lastwagen sollen schon im ersten Halbjahr 2015 auf weiteren 1.000 Kilometern vierspurige Bundesstraßen Lkw-Maut zahlen. Damit nicht genug: Die Lkw-Maut wird künftig auch für Fahrzeuge ab 7,5 Tonnen fällig. Bislang galt das Inkasso nur für den Schwerverkehr ab 12 Tonnen, also für rund 1,2 Millionen Fahrzeuge. Gut 180.000 Lkws über 7,5 Tonnen müssen ab 2015 dann zusätzlich Maut zahlen und eine sogenannte On-Board-Unit einbauen oder ihre mautpflichtigen Fahrten über Internet und Mautterminals beim Mautbetreiber Toll Collect buchen.

Beachten Sie: Es ist eine Tatsache, dass der Gütertransport teurer wird – die Frage ist nur, wer zahlt. Nur wenn Ihre Firma die Maut ausnahmslos an sämtliche Kunden 1:1 weitergeben kann, wird der Gewinn nicht gefährdet.

Preisgesprächs-Taktik

Taktik (das geplante Verhalten) ist wichtiger als Argumente! Noch immer glauben viele Ein- und Verkäufer, dass in Preisverhandlungen nur die wirksamsten Argumente zählen. Falsch! Für jedes Argument lässt sich immer mindestens ein Gegenargument finden. Sie brauchen dazu lediglich genügend Zeit.

Praxis-Tipp: Immer zuerst taktieren – dann argumentieren!

Offene Fahrzeugkalkulation

Die neue Lkw-Maut ist eine hervorragende Gelegenheit, den Einkauf sämtlicher Transportdienstleistungen einmal genau unter die Lupe zu nehmen. Wahrscheinlich wird es so schnell nicht wieder so leicht sein, an die Verkaufskalkulation eines Transportdienstleisters heranzukommen.

Einige Landesverbände des Verkehrsgewerbes rieten schon beim letzten Mal den Spediteuren, bei Fahrzeugkalkulationen nicht von den Musterkalkulationen der Verbände auszugehen, sondern dem Kunden die eigene Preiskalkulation zu zeigen.

Mit dieser Maßnahme soll natürlich Verständnis bei den Kunden geweckt werden. Aufgrund der Wettbewerbssituation im Güterkraftverkehr befinden Sie sich in der besseren Verhandlungsposition.

Praxis-Tipp: Machen Sie den „kalkulatorischen Striptease“ zur festen Spielregel für die Preisgespräche mit den Transportunternehmen. Nur so finden Sie zuverlässig heraus, welcher Transporteur voraussichtlich auch noch in Zukunft da ist. Der Widerstand der Spediteure wird allerdings meistens sehr hart ausfallen.

Nur die Starken überleben

Spediteure müssen neue Wege finden, um noch weniger Leerfahrten als bisher zu erreichen. Fragen Sie Ihre Transporteure, ob und in welchem Ausmaß sie mit externen Dienstleistern zur Auslastungs- und Kostenoptimierung zusammenarbeiten. Ein Beispiel dafür ist www.teleroute.de , Europas größte Frachtbörse für Spediteure. Nutzen Sie das vereinfachte Ermittlungsschema der Fahrzeugkosten als erste Quelle für weitere Fragen an Ihre Transport- Lieferanten.

Die Kostenblöcke der Fahrzeugkalkulation

Kfz-Anschaffungspreis ohne Reifen Nutzungsdauer in Jahren Angenommener Restwert

Fixe Kosten

Zeitabschreibung
+ kalkulatorische Zinsen
+ Steuern, Versicherung
+ Fahrer
+ allgemeine Verwaltungskosten
= Summe der fixen Kosten

Variable Kosten

Treibstoff
+ Reifen
+ Schmierstoff
+ Reparaturen/Service
+ leistungsabhängige Abschreibung
+ Vignette =
Summe der variablen Kosten

Auch Ihre anderen Lieferanten wollen mehr Geld

Die Lkw-Maut ist wieder eine gute Gelegenheit für den Verkauf, etwas für den Gewinn zu tun. Einkaufsmanager-Leser berichten bereits über erste Preiserhöhungswünsche aus dem Lager der anderen Lieferanten. Die altbekannte Durchreich- Mentalität wird voll zum Zuge kommen. Außerdem besteht die Gefahr, dass diese günstige Gelegenheit dafür genutzt wird, das kaufmännische Prozentpünktchen für den Gewinn draufzuschlagen.

Neben der Frage an Ihre Lieferanten „Was tun Sie, um die Transportkostensteigerung zu kompensieren?“ müssen Sie herausfinden, wie groß der Anteil der Transportkosten in der Verkaufskalkulation Ihres Lieferanten ist. Auch hier haben Sie wieder eine gute Gelegenheit, beim Thema „gläserner Lieferant“ voranzukommen. Bei den meisten Ihrer Lieferanten dürfte die Lkw-Maut – vorausgesetzt, sie akzeptieren – nur zu einer Preissteigerung führen, die nicht über 0,3 % liegt.

Beachten Sie: Die Transportkosten haben generell einen geringen Anteil an den Gesamtkosten eines Produkts.

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Einkaufsverhandlungen Kommunikationshilfen für Techniker

In solchen Gesprächen ist eigentlich der erste und wichtigste Satz:

„Herr Verkäufer, ich fordere Sie ohne Wenn und Aber auf, alle kaufmännischen, vertraglichen und logistischen Angelegenheiten bezüglich des Produkts mit unserem Einkauf direkt abzuklären!“ Aber wie die Erfahrung zeigt, wird dieser Satz zu über 90 % nicht oder nur halbherzig dahergesagt. Und das bekannte Unheil nimmt seinen Lauf.

Was lehrt uns das? Techniker und einkaufsferne Mitarbeiter müssen gezielt und systematisch in ihrem Kommunikationsverhalten gegenüber Verkäufern trainiert werden!

Die Tricks der Verkäufer

Gute Außendienstler zeichnen sich dadurch aus, dass sie im Unternehmen des Einkäufers zunächst diejenigen Mitarbeiter identifizieren, die das Projekt intern vorantreiben oder für die Vergabeentscheidung in Bezug auf das Beschaffungsprodukt verantwortlich sind.

In einem zweiten Schritt unterstützen die Verkäufer diese internen Kollegen bei allen Problemen, die diesem Projekt im Weg stehen könnten.
Dadurch machen sie sich über die Zeit so gut wie unersetzlich, da sie ab einem gewissen Zeitpunkt nur noch schwer oder gar nicht mehr austauschbar sind.

Crash-Kurs für Technike: Einkaufsverhandlungen Kommunikationshilfen für Techniker

Die Folge davon: Durch diese geschickte Vorgehensweise wird es für den Einkauf immer schwieriger, auf dem Laufenden zu bleiben. Mehr noch, die Beschaffung hat immer weniger Möglichkeiten, aktiv Maßnahmen zu gestalten und Einfluss auf sie zu nehmen.

Um das zu vermeiden, müssen – wie gesagt – einkaufsferne Kollegen im Umgang mit Verkäufern geschult werden. Dazu 10 Tipps in einem Kommunikations-Crashkurs:

1. Schlagfertig sein und ironisch antworten. Bevor sich Ihre Kollegen in lange Diskussionen verstricken, sollten sie einfach mit einem Hauch von Schlagfertigkeit oder Ironie antworten, um eine schwierige Gesprächssituation auszuhebeln.
Frage des Verkäufers: „Wer ist denn außer uns noch im Rennen?“ Die schlagfertige Antwort: „Lieferant A bis Z. Suchen Sie sich einen aus.
2. Sachlich bleiben. Techniker und ihresgleichen sollten sich nicht durch vorgetäuschte Emotionen auf die Mitleidsschiene ziehen lassen und stattdessen mit gebotener Sachlichkeit reagieren.
Die Mitleidsmasche des Verkäufers: „Wenn ich den Auftrag nicht bekomme, verliere ich meinen Job.“ Die sachliche Antwort: „Das wäre schade. Doch ich muss leider trotzdem auf die Belange meiner Firma achten.“
3. Distanz wahren. Die unterschiedliche Anrede mit „Du“ oder „Sie“ ist inzwischen fast ausschließlich eine deutsche Eigenart. Wenn dem aber so ist, ist es zu empfehlen, mit einem Geschäftspartner per Sie zu bleiben, um so die geschäftlich gebotene Distanz zu wahren.
„Herr Verkäufer, ich möchte bitte beim Sie bleiben.“
4. Bestimmt antworten. Wer immer auch mit dem Verkäufer verhandelt, sollte eine klare Meinung haben sowie Festpunkte und Grenzen klar und deutlich artikulieren.
„Herr Verkäufer, ich kann und werde zum jetzigen Zeitpunkt keine Aussage über die Vergabeentscheidung treffen. Bitte respektieren Sie das.“
5. Verkäufer hungrig halten und ihnen keine Hoffnungen machen. Nur wenn ein Verkäufer sich nicht sicher ist, ob er den Auftrag auch tatsächlich bekommt, wird er sich mit seinem Angebot nach unten bewegen. Er sollte daher so lange wie möglich in dieser Ungewissheit belassen werden.
„Herr Verkäufer, wie wir intern weiter verfahren, wird sich klären. Wir melden uns gegebenenfalls wieder.“
6. Auf die Konkurrenz verweisen. Ein Verkäufer muss Blut lecken – eine Chance, die sich keiner entgehen lassen sollte. Zum Beispiel durch einen Hinweis, dass es am Markt genug Konkurrenzunternehmen gibt.
„Herr Verkäufer, wie Sie wissen, gibt es auch andere innovative Marktbegleiter, die vom Paket genauso leistungsfähig sind wie Sie. Wenn Sie sich also nicht mehr anstrengen, werden wir bei der Konkurrenz einkaufen.“
7. Indifferent reagieren und eine zurückhaltende Körpersprache an den Tag legen. Zu viel Begeisterung schadet nur und wiegt den Verkäufer in Sicherheit. Das bedeutet nicht gleich Unfreundlichkeit, sondern nur eine gewisse Zurückhaltung, damit sich die Frau oder der Mann bewegt.
„Herr Verkäufer, Ihr Produkt ist sicherlich interessant, doch es unterscheidet sich in technischer Hinsicht in keiner Weise von der Konkurrenz. Bitte erklären Sie mir, warum ich dieses Produkt bei Ihnen kaufen soll.“
8. Gegenargumente bringen. Behauptungen über den dargestellten Nutzen seitens des Verkäufers begegnet man am besten mit Gegenargumenten.
„Wenn Sie uns nur 12 Monate Gewährleistung bieten können, dann kann es um die Qualität Ihres Produkts nicht so gut bestellt sein. Das riecht ja regelrecht nach späteren Qualitätsproblemen.“
9. Authentisch bleiben. Wer sich in Bezug auf die Kommunikation zu den Verkäufern noch nicht allzu sicher ist, sollte sich Zeit lassen. Denn wer sein bisheriges Kommunikationsverhalten allzu schnell ändert, kann genauso schnell nicht mehr echt wirken. Ein Verkäufer bemerkt einen solchen Veränderungsprozess natürlich und stellt sich (grinsend) darauf ein.

10.Immer wieder auf den Einkauf verweisen. Besonders wenn es um vertragliche Sachverhalte geht, die nicht im Zuständigkeitsbereich von Technikern oder ihresgleichen liegen:
„Herr Verkäufer, diese Frage kann und werde ich nicht beantworten, denn hierfür ist einzig und allein unser Einkauf zuständig. Wenden Sie sich daher bitte an Herrn Fuchs-Pfennig.“
Autor: Hans-Christian Seidel,
Kontakt: seidel@csei-consulting.de

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Verpackungen: Die Branche krempelt die Ärmel hoch

Sie ist nicht nur mit viel Optimismus ins neue Jahr gestartet, sondern auch mit neuen Preisvorstellungen. Einen besonders kräftigen Schluck aus der Pulle wollen die Kunststoffverpackungshersteller nehmen. Der Fachinformationsdienst „Einkaufsmanager” berichtet.Wie in solchen Fällen üblich, schieben sie dabei allgemein steigende Kosten für ihre Basismaterialien vor.

Praxis-Tipp: Da lohnt es sich schon, konkret zu werden! Fragen Sie nach, welche Positionen sich genau und in welchem Rahmen verteuert haben. Verweigert Ihr Zulieferer entsprechende Auskünfte, müssen Sie dessen Kostenkalkulationen selbst aufdröseln – und das gleich zweifach: zum einen, was die Verkaufspreise des Lieferanten betrifft, und zum anderen, welche Einkaufspreise er selbst bezahlt.

Das Totschlagargument Energiewende

Ganz sicher werden Ihre Geschäftspartner mit den neuesten Energiebeschlüssen kommen. Diesem Argument ist auch nicht leicht beizukommen. Denn seit 1. Januar müssen die deutschen Verpackungshersteller 6,24 Cent pro Kilowattstunde für die EEG-Umlage bezahlen, immerhin ein Anstieg um fast 20 %.

+400 % sind es seit Verabschiedung des Erneuerbare-Energien-Gesetzes (EEG) im Jahre 2009. Aufschläge, die die Hersteller zusätzlich zu ihren regulären Strompreisen zahlen müssen und die sie nur allzu gern an ihre Kunden, sprich: an Sie, weiterreichen.

Bestehen Sie in diesen Fällen auf einer trennscharfen Kostenkalkulation. Was sind Materialpreise, was Stromkosten? Fragen Sie auch, wie es mit der Energieeffizienz in der Lieferfirma steht und ob ein Energiemanagement existiert oder geplant ist.

Beachten Sie: Denn, wie gesagt, am Hungertuch nagen die hiesigen Anbieter nicht. Laut IK Industrievereinigung Kunststoffverpackungen e. V. hat sich die Zahl der Unternehmen, die 2014 mit guten bis sehr guten Geschäften rechnen, mit 41 % nahezu verdoppelt!

Das ist nicht von Pappe

Auf gute Geschäfte und spürbar steigende Preise im Verpackungsbereich setzt in diesem Jahr auch die deutsche Papierindustrie. Dabei hatte sie schon 2013 nicht allzu viel zu klagen. Immerhin konnte sie ihren Inlandsabsatz im 1. Halbjahr 2013 um 2,2 % steigern. Wenn es in Sachen Preise zum 1. Quartal 2014 auch kaum Veränderungen gibt, geht der VDP davon aus, dass eine sich weiter erholende Konjunktur die Papier- und Kartonagenpreise spätestens ab dem 2. Halbjahr 2014 wieder deutlich in die Höhe treiben wird.

Beachten Sie: In Wartestellung ist auch der Palettenmarkt. Die meisten Anbieter melden volle Läger. Preislich dürfte sich bei den Paletten allerdings nicht viel ändern. Die Holzindustrie beklagt zwar hohe Rundholzpreise (im Durchschnitt 158 €/Festmeter), kann diese Preise aber wegen gedämpfter Nachfrage und hartem Wettbewerb nicht weiterreichen.

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Wilden Einkauf eindämmen, 15 % sparen

Den Einkauf professionalisieren, damit befassen sich derzeit viele Unternehmer. Was bei diesem In-Thema der Führung aber häufig vergessen wird: Der wilde Einkauf (Fachwort: Maverick Buying) treibt Ihre Beschaffungskosten unnötig in die Höhe.

Viel von dem, was Ihre Fachabteilungen ohne Einschaltung des Einkaufs ordern, wird zu teuer gekauft. Die Warnung in Zahlen: Im typischen Unternehmen werden etwa 30 Prozent der benötigten Waren und Dienstleistungen selbstständig sowie an der Einkaufsabteilung vorbei eingekauft.

Das führt zu Einkaufsmehrkosten von durchschnittlich 15 Prozent.

Gründe für diese Verschwendung: Rahmenverträge werden nicht genutzt, die Prozesskosten sind höher und aufgrund fehlender Bündelungseffekte entgehen Ihnen Preisvorteile.

Der Fachinformationsdienst „TrendScanner” gibt Ihnen Tipps, wie Sie die kostentreibenden Folgen wilder Beschaffung einschränken: Verbieten Sie wildes Einkaufen im Unternehmen, stellen Sie strenge Regeln auf. Schaffen Sie klare Prozesse in Form von transparenten und frei zugänglichen Bestellmasken für die Aufträge an Lieferanten. Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für die Kostenrisiken wichtiger Warengruppen. Setzen Sie in wichtigen Linienfunktionen Mentoren für die Beschaffungsaufgaben ein. Deren ständiger Auftrag: Kollegen nahebringen, wie wichtig die Einhaltung von Bestellprozessen ist. Setzen Sie konsequent auf elektronische Bestellprozesse. Diese helfen, Verwaltungskosten, Einkaufsprozesskosten und Einkaufszeit zu senken. Bestellprozesse per Brief oder Fax sind im B2B-Verkehr selten zeitgemäß – weil zu teuer.

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Kosten senken durch Open-Book-Kalkulation

Haben Sie Ihren Lieferanten schon mal in die Bücher geschaut? Wenn es um komplexe Produkte und/oder hohe Bezugsvolumen geht, kann das lohnend sein. Warum das so ist, zeigt der Fachinformationsdienst „TrendScanner” :

Ziel: Der Lieferant legt seine Kalkulation offen, gemeinsam mit Ihnen als Kunden werden die Kostensenkungspotenziale gehoben. Das bringt Ihnen einen Preisvorteil – und der Lieferant kann über niedrigere Kosten seine Rendite stabil halten.

Werden Ihre Lieferanten bei der sogenannten Open-Book-Kalkulation mitmachen? Nein, viele werden das ablehnen. Wenn Sie jedoch ohnehin einen neuen Lieferanten auswählen, kann dieses Verfahren für Sie der Weg der Wahl sein. Denn bei einem Neukunden sind Lieferanten meist viel eher bereit, sich auf diese Forderung einzulassen. Das Neugeschäft lockt!

So erschließen Sie Kostenvorteile gemeinsam mit Ihrem Lieferanten Legen Sie dem Lieferanten die Vorteile dieser Praxis für beide Seiten offen. Untersuchen Sie im Rahmen eines Audits die Prozesse beim Lieferanten. Bringen Sie das Wissen Ihres Unternehmens ein, um a) Prozess-Vereinfachungen anzustoßen, b) dem Lieferanten kostengünstigere Optionen für seine Beschaffung zu öffnen und c) zu überlegen, wie Sie durch kleine Änderungen bei der Spezifikation Ihrer Produkte Kostenvorteile beim Lieferanten heben können.

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Büromaterial: Geld sparen mit Online-Preisvergleich

Kostengünstig einkaufen – das ist für den Einkäufer nicht nur Kür, sondern Pflicht. Doch wenn das in der Praxis nur so einfach wäre, wie es sich in der Theorie anhört!Der „Einkaufsmanager” stellt Ihnen heute einen Dienstleister vor, der Ihnen die Arbeit im Bereich Bürobedarf erleichtern soll:

Bürobedarf: Unübersichtliche Marktsituation

Der in diesem Jahr zum ersten Mal veröffentlichte „BME-Preisspiegel Bürobedarf “ bestätigt, was viele Branchenkenner schon lange ahnten: Die Marktsituation bei Büromaterial wird immer unübersichtlicher.

Preisunterschiede von bis zu 50 % sind keine Seltenheit mehr, und in dem Wirrwarr von Preisnachlässen und Mindestbestellmengen blicken selbst professionelle C-Teile-Einkäufer nicht mehr durch.

Innovativer Dienstleister liefert Hilfestellung

Höchste Zeit, Ordnung in dieses Durcheinander zu bringen, dachte Michael Wendtbereits im Sommer 2010 und gründete in Berlin die Firma „Papersmart“.

Die Grundidee der heute 8-köpfigen Mannschaft: Statt per Hand stundenlang Kataloge durchzublättern und zu rechnen bzw. zu vergleichen, automatisiert und verkürzt ein IT-System diese Suche.

Damit nicht genug: Über die Arbeit einer gängigen Preissuchmaschine hinaus, die nur ein einziges Produkt vergleicht, werden bei Papersmart im sogenannten Warenkorb-Vergleich Ihre individuellen Bestellmengen und -artikel mit den Angeboten von 40 Fachhändlern verglichen.

Mehr dazu unter www.papersmart.de .