Globaler Einkauf

So gelingt Global Sourcing in Ihrem Unternehmen

Global Sourcing beschreibt eine weltweit orientierte Beschaffungsstrategie. Diese beinhaltet einerseits die Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen, anderseits aber auch die Ausrichtung der Versorgung auf globale Quellen. Jedes moderne und gut aufgestellte Unternehmen setzt auf diese globale Beschaffung. Denn mit dieser Strategie lassen sich die Kosten für den Bezug von Rohstoffen, Energie und anderen Ressourcen stark reduzieren. Mit unserer Anleitung zur globalen Beschaffung wollen wir Ihnen helfen, das Thema Global Sourcing von der richtigen Seite anzugehen.

Richten Sie Ihre Globale Beschaffungsstrategie von Anfang an richtig aus

Eine gesamtunternehmerische Strategie bringt beim Global Sourcing den Erfolg! Die Mehrzahl der Unternehmen hat in der Vergangenheit lediglich niedrige Einkaufspreise im Blick. Damit waren Misserfolge regelrecht vorprogrammiert, denn der entscheidende Denkfehler bei vielen Entscheidern ist die Annahme, Global Sourcing sei eine reine Beschaffungsaufgabe.

Natürlich müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Einkaufs wissen, wie man ausländische Lieferanten bestmöglich managen kann. Dauerhafte Erfolge stellen sich aber nur ein, wenn die gesamtunternehmerische Strategie nicht an den Einkaufstüren Halt macht. Daher sind unterschiedliche internen Voraussetzungen für den erfolgreichen Globalen Einkauf unbedingt erforderlich.

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  • Diese Zahlungsarten sollten Sie kennen, um auf Nummer sicher zu gehen
  • Beschaffungsmarketing: So argumentieren Sie richtig!
  • Go local: der neue Trend des Global Sourcings – aber was heißt das?

und viele weitere Tipps für erfolgreiches Global Sourcing!

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Global Sourcing in der Praxis

In vielen Fällen stehen Unternehmen gewaltig unter Kostendruck, wenn das erste Mal über globale Beschaffung nachgedacht wird. Aus dieser Situation heraus wird der Druck an die Einkaufsabteilung weitergegeben. Die Vorgabe ist klar und für die Geschäftsleitung häufig sehr simpel: „Preiswerter beschaffen!“. Deshalb ist es meistens der Einkauf der sich als erster mit den Potenzialen der global ausgerichteten Beschaffung beschäftigen. Aber Achtung: Globaler Einkauf darf nie Selbstzweck sein.

Um nicht unorganisiert den dritten Schritt vor dem ersten und zweiten zu machen, sollten Sie bereits im Vorfeld klären, ob Ihre Einkaufsabteilung fit für ein „Global Sourcing“ ist und ob auch die anderen Abteilungen Ihres Unternehmens fachlich, überzeugt und kapazitätsmäßig mitspielen können und werden.

Diese Punkte sollten Sie prüfen bevor Sie das Projekt „Globale Beschaffung“ angehen

Ihre Einkaufsabteilung sollte vor der Umstellung und Ausrichtung auf eine internationale Beschaffung folgende Fähigkeits- und Motivationsprofil aufweisen:

Motivation für globalen Einkauf

Wenn Sie im Einkauf von der Überzeugung und Motivation her einem Bezug im Ausland skeptisch oder ablehnend eingestellt sind, kann die Angelegenheit sehr riskant werden. Tipp: Informieren Sie sich einfach über die Erfahrungen anderer Firmen und sammeln Sie erste internationale Erfahrungen mit Global Sourcing in kleinen Schritten.

Englische Sprachkenntnisse

Ohne verhandlungssichere Kenntnisse der englischen Sprache ist ein internationaler Einkauf unmöglich. Stellen Sie sich zusätzlich darauf ein, dass bei Abwesenheit des Verkäufers oder Geschäftsführers Ihres Lieferanten nur die Landessprache gesprochen wird. Probleme bei der telefonischen Vermittlung und bei verlässlichen Informationen über Termine sind dann unvermeidbar.

Grundkenntnisse im internationalen Vertragsrecht

Um eine rechtliche Situation beim Importbezug fundiert beurteilen zu können, ist die Beratung durch einen Auslandsanwalt unabdingbar. Die Bedeutung des UN-Kaufrechts, die Rechtswahl sowie die grundsätzlichen vertraglichen Parameter und Besonderheiten beim internationalen Einkauf sollten Ihnen vertraut sein.

Länder- und Mentalitätskenntnisse

Sie dürfen in diesem Zusammenhang nicht mit der Erwartungshaltung starten, dass alles so läuft wie in Deutschland. Beispielsweise haben Erwartungen, Vereinbarungen oder Termineinhaltungen in vielen Ländern einen anderen Stellenwert. Wenn Sie Ihre Nerven schonen wollen, müssen Sie sich vorab auf viele negative Überraschungen einstellen. Es ist ratsam, sich im Vorfeld kurz über die Geschichte, die politischen Verhältnisse, die Bevölkerungsstruktur und die Mentalität des jeweiligen Landes zu informieren.

Empfehlung: Eine gute Hilfestellung bieten Ihnen unsere „Länderupdates“. Hier finden Sie alle wichtigen Fakten über eine Land und Tipps im Umgang mit dortigen Geschäftspartnern.

Verhandlungssicherheit mit ausländischen Lieferanten

Stellen Sie sich auf vollkommen andere Verhandlungstaktiken, Raffinessen, Körpersprache, Termindruck und Arten der Verhandlungszusammensetzung Ihrer ausländischen Verhandlungspartner ein. Trotz aller Neuheiten und Überraschungen müssen Sie ausgewogen und selbstsicher reagieren und dürfen sich nicht die Butter vom Brot nehmen lassen.

Importkenntnisse

Die Abwicklung von Einfuhren im Vergleich zum Inlandsbezug ist aufwändiger und erfordert Kenntnisse über Zollsätze, Speditionsabrechnungen und Währungen, ganz zu schweigen von der aufkommenden Hektik, wenn eine eilige Sendung beim Zoll hängen bleibt.

Reisebereitschaft

Sie können unmöglich größere Bestellungen bei einem ausländischen Lieferanten tätigen, ohne Ihren Verhandlungspartner persönlich zu kennen oder ohne seinen Betrieb zu auditieren. Je mehr Sie aus dem Ausland beziehen, desto häufiger werden Sie zu Ihren Lieferanten oder auch auf internationale Messen reisen müssen.

Mit diesem eBook gelingt Ihr Global Sourcing garantiert!

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Globaler Einkauf in der Praxis – das gesamte Unternehmen muss mitziehen!

Erfolgreiches Global Sourcing kann der Einkauf aber nicht im Alleingang durchführen. Andere Abteilungen im Unternehmen sind genauso davon betroffen und müssen ebenfalls aktiv werden:

  • Geschäftsleitung
    Allen voran, sollte die Geschäftsleitung hinter dem Projekt stehen und über alle Zahlen, Daten und Fakten informiert werden. Wir empfehlen in monatlichen Meetings über bereits erledigte und geplante Schritte hin zum globalen Einkauf zu reporten. Grundvoraussetzung ist, dass die Geschäftsleitung die Gesamtstrategie genehmigt.
  • Qualitätssicherung (QS)-Abteilung
    Aufgrund möglicher Qualitätsschwankungen und späterer Qualitätsabweichungen muss Ihre QS intensivere Eingangsanalysen und andere oder zusätzliche Prüfmethoden durchführen, wofür sie Know-how, Equipment und auch rechtzeitig Kapazitäten benötigt.
  • Rechtsabteilung/Regulatory Affairs
    Der Einsatz von Waren ausländischer Provenienzen zieht eventuell deklaratorische Änderungen oder Informationspflichten an die Kunden und auf den Verpackungen nach sich. Zusätzlich müssen die Verträge auch auf Ihre Rechtswirksamkeit im Bezugsland hin geprüft werden.
  • Forschung und Entwicklung
    Der Einsatz von neuen Rohwaren muss auf seinen exakten Einfluss in den Rezepturen geprüft werden.
  • Disposition
    Aufgrund von längeren Lieferzeiten und erhöhtem Versorgungsrisiko muss Ihre Disposition eventuell Bestandserhöhungen und andere Planungsverfahren durchführen.
  • Wareneingang
    Der Wareneingang muss die Lieferpapiere auf ihre Vollständigkeit hin und die Waren verschärfter auf offensichtliche Mängel kontrollieren, damit er nach interner Abstimmung die Annahme verweigern kann. Eine spätere Rücksendung zum Lieferanten kann je nach Land abwicklungstechnisch sehr aufwändig und teuer sein. Mitarbeiter im Wareneingang müssen in der Lage sein, die Lieferscheine und die Bezeichnungen auf der Ware auch identifizieren und lesen zu können.
  • Produktion
    Ihre Produktion muss trotz QS-Freigabe die Waren auf Einsetzbarkeit an den Maschinen oder Mischungen prüfen. Oft kann dies nur nach einer größeren Probeproduktion definitiv beurteilt werden.
  • Buch- und Finanzbuchhaltung
    Ihre Buchhaltung wird wegen Währungsumrechnungen bei den Warenrechnungen und generell bei den Speditionsabrechnungen einen erhöhten Zeitaufwand haben. Ihre Finanzabteilung muss beim Global Sourcing Akkreditive vorbereiten und kontrollieren, Devisengeschäfte tätigen und eventuell Konten in ausländischen Währungen eröffnen.
  • Vertrieb
    Der Vertrieb muss informiert sein, da er eventuell seine Kunden über geänderte Rezepturen informieren muss. Oft nehmen Kunden dies zum Anlass, eine Diskussion über Preisnachlässe zu initiieren, was eine getätigte Einkaufsersparnis schnell in einem anderen Licht erscheinen lässt

Fazit: Als Einkaufsleiter sollten Sie und Ihre Einkaufsabteilung alle internen Hebel in Bewegung setzen, wenn sich ein globaler Einkauf in der Gesamtkostenbetrachtung lohnt.

Global Sourcing – Fluch und Segen globaler Beschaffung

Die Worte eines Einkaufsleiters: „Mehr als 70 % günstiger als bei unserem deutschen Lieferanten – die Gummiteile aus Indien. Vergleichbare Qualität und auch die Werkzeugkosten betragen mit rund 1.000 € nur ein Sechstel der deutschen. Was soll ich tun?“ Vielleicht haben Sie sich ja auch schon mal mit ähnliche Gedanken herumgeschlagen.

Als Einkaufsleiter ist es Ihre Aufgabe, solche Themen auch mit der Geschäftsführung zu diskutieren. Letztlich entscheidet diese, ob verstärkt international eingekauft werden soll oder nicht. Die Spielregeln des Marktes können Sie nicht beeinflussen oder gar verändern! Der Markt kann ohne Ihre Firma existieren – Ihre Firma aber wahrscheinlich nicht ohne den Markt! Die steigende internationale Arbeitsteilung und Dezentralisierung (räumliche Ausweitung) ist unaufhaltsam.

Beachten Sie: Die autarke (selbstversorgende) Volkswirtschaft ist nach den heute gültigen Normen ideologischer Nonsens, und gleich danach kommt der Protektionismus. Rein wirtschaftlich betrachtet ist es unsinnig, für ein Produkt oder eine Dienstleistung das Doppelte oder noch mehr zu bezahlen, nur weil es aus dem Heimatland kommt. Wie hoch ist bereits die Importquote bei deutsche Lieferanten? Fragen Sie bei Ihren Lieferanten doch einfach mal nach!

Praxis-Tipp für Ihre Argumentation: Stellen Sie sich einfach vor, der härteste Konkurrent Ihrer Firma profitiert im großen Stil von guten, internationalen Einkaufs- und Fertigungsquellen (Kosten massiv runter).Was dann zu tun ist, ist ziemlich klar. Oder?

Wichtigste Voraussetzung für Ihren Erfolg: Machen Sie Ihre „Hausaufgaben“! Es ist die Aufgabe des Einkaufsmanagements einer jeden Firma, die Chancen und Risiken der Import-Beschaffung für die eigene Versorgungs- und Kostenseite deutlich herauszuarbeiten. Das funktioniert allerdings nicht mal eben so nebenbei: Zeit, Energie und Geld müssen dafür investiert werden. Sind Sie und vor allem: Ist Ihre Geschäftsleitung dazu bereit?

Das sind die Risiken die Sie beim Global Sourcing kennen sollten!

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3 Schritte für Ihre Global Sourcing Strategie:

1. Schritt: Offshore-fähige Prozesse ermitteln

Welche Engineering-Leistungen sollen/können überhaupt vergeben werden? Kernkompetenzen und sensibles Know-how sind intern zu behalten, und die Komplexität des auszulagernden Prozesses sollte nicht zu hoch sein. Zu empfehlen sind standardisierbare Prozesse mit sich wiederholenden Konstruktionen und überschaubarem Änderungsaufwand sowie die Fokussierung auf wenige Schnittstellen zu anderen Baugruppen für die Verlagerung. Typische Prozesse sind zum Beispiel die Finite-Elemente-Berechnung (FEM) oder das Piping für Anlagen.

Beachten Sie: Ungeeignet sind Prozesse mit einem hohen Abstimmungsaufwand mit anderen Abteilungen (z. B. Antriebskonzept). Neben dem Festlegen der Prozesse selbst ist auch zu ermitteln, was die Prozesse bisher im Unternehmen kosten bzw. wie lange sie dauern.

2. Schritt: Vorauswahl möglicher Anbieter:

Insgesamt kann man die Anbieter in 3 Gruppen unterteilen:

  1. IT-Offshore-Anbieter
    Diese haben ihren Ursprung im Bereich der Softwareentwicklung oder Callcenter und haben ihr Leistungsspektrum um das Feld Engineering erweitert. Die Vorteile liegen in der Professionalität der Zusammenarbeit mit westlichen Unternehmen, dem Qualitätscontrolling sowie einer guten Infrastruktur für die Erbringung der Dienstleistung. Nachteilig kann das mangelnde Fach-Knowhow sein.
  2. Engineering-Offshore-Anbieter
    Diese meist kleineren Unternehmen haben häufig den gewünschten Engineering-Tiefgang. Weiterhin sind Sie meist flexibler hinsichtlich der Kundenwünsche und der Prozessabläufe zur Zusammenarbeit.
  3. Produzierende Unternehmen
    Die Entwicklungsabteilungen von Unternehmen in Niedriglohnländern bieten ihre Dienstleistung häufig auch für unternehmensfremde Produkte an. Dann kann der Vorteil darin liegen, dass neben der Konstruktion auch die Option auf einen Prototypenbau, Versuchsdurchführung bis hin zur Fertigung und Lieferung besteht. Auf der anderen Seite besteht die Gefahr des Knowhow-Abflusses an ungewünschte Partner. Dieses kann durch ein gründliches Bearbeiten der Stufe 1 sowie entsprechendes Vertragswerk unterbunden werden. Der Auswahlprozess dauert mehrere Monate. Basierend auf einem Kriterienkatalog, sind die potenziellen Anbieter zu bewerten. Es ist auch durchaus üblich, ein kostenloses Demonstrationsprojekt durchzuführen, um direkt Erfahrungen zu sammeln.

3. Schritt: Auswahl des Anbieters

Basierend auf Stufe 2 ist eine Vorauswahl der Anbieter zu treffen. Häufig geht damit auch die Vorauswahl der Region einher: Osteuropa, Indien/Südostasien oder China. Für welche Region man sich entscheidet, hängt neben der Qualifikation auch mit der Kultur zusammen. Unsere praktische Tabelle gibt Ihnen einen kleinen Überblick über die überwiegende „menschliche“ Verhaltensweise in den einzelnen Ländern. Die 3 Top-Anbieter sind dann vor Ort zu besuchen und weiter detailliert zu bewerten bzw. die Konditionen und Vertragsbedingungen zu verhandeln.

Achtung: Gefährlich ist es, sich allein von den Ingenieursstundensätzen leiten zu lassen. Denn im Vergleich zu Produktions- oder Einkaufskosten sind Entwicklungskosten gering, jedoch hat das Ergebnis der Entwicklung erheblichen Einfluss auf die gesamten Herstellkosten und auf den Umsatz. Wichtiger ist ein abgestimmter Qualitäts- und Controllingprozess für die Leistung der neuen Lieferanten und Partner.

Sie haben Ihre Hausaufgaben gemacht und möchten im globalen Einkauf durchstarten? Dann sollten Sie nicht über einfache Fallstricke stolpern die Ihren Erfolg noch gefährden können.

6 häufige „Fallstricke“ auf dem Weg zum Global Sourcing-Erfolg

  1. Unrealistische Ziele
    Die Einsparziele werden nicht erreicht, da die Fixkosten sich nicht abbauen lassen. Anlaufkosten sowie entsprechender zeitlicher Puffer sind nicht eingeplant worden.
  2. Know-how-Transfer
    Auf der einen Seite ist darauf zu achten, dass Kernkompetenzen nicht herausgegeben werden und Know-how nicht abfließt. Auf der anderen Seite sind dem Engineering Partner die spezifischen Kenntnisse und Hintergründe des Konstruktionsumfanges zu erläutern.
  3. Mangelndes Pflichtenheft/vertragliche Klärung
    Die Anforderungen an den Dienstleister sind nicht ausführlich beschrieben, der Kriterienkatalog wird nicht sauber erstellt und nachgehalten. Die vertraglichen Bedingungen hinsichtlich Verschwiegenheit, Patent- und Markenrecht sind nicht eindeutig geklärt.
  4. Psychologische Barriere
    Veränderungen lösen bei Betroffenen Abwehrreaktionen aus, da Mitarbeiter nicht eingebunden werden. Die Bewertung sollte vorher angekündigt und objektiv auf der Basis rationaler Argumente geführt werden. Häufig wird dann erkannt, dass die Verlagerung einfacher Konstruktionstätigkeiten eher zur Entlastung der heimischen Ingenieure dient.
  5. Hoher Kommunikationsaufwand
    Zusätzlicher Abstimmungsaufwand wird unterschätzt, Kommunikation über E-Mail und Telefon ist aufwändiger und anstrengender als ein Meeting. Videokonferenzen können dieses erleichtern.
  6. Sprache
    Während man in Osteuropa häufig mit Deutsch weiterkommt, ist in Asien Englisch ein Muss. Beachten Sie aber: Indisches Englisch ist kein Oxford-Englisch und die Sprachkenntnisse aus dem Urlaub reichen für eine Fachdiskussion nicht aus.

China Sourcing? Das sollten Sie über internationalen Einkauf wissen!

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Erfahren Sie mehr über die Vorteile und Risiken bei der Umsetzung Ihrer Globalen Einkaufsstrategie:

  • Diese Zahlungsarten sollten Sie kennen, um auf Nummer sicher zu gehen
  • Beschaffungsmarketing: So argumentieren Sie richtig!
  • Go local: der neue Trend des Global Sourcings – aber was heißt das?

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So bereiten Sie sich systematisch auf den Einkaufsmarkt China vor

Sie haben Ihr Einkaufsprogramm analysiert und sind zu dem Schluss gekommen, dass China für einen Teil Ihrer Produkte ein interessanter Beschaffungsmarkt sein könnte. Wie aber finden Sie den Weg nach China? Sie bewegen sich auf völlig unbekanntem Terrain, wenn Sie nie zuvor mit asiatischen Lieferanten zu tun hatten.

Sie können natürlich den nächsten erreichbaren Flieger nehmen und durchstarten, um auf eigene Faust und ohne Vorkenntnisse neue Lieferanten in China suchen. Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie vielleicht eine interessante Reise machen, Ihrem eigentlichen Ziel jedoch nicht näher kommen, ist sehr groß. Erfolg versprechender ist es, sich zunächst richtig vorzubereiten:

Sammeln Sie Basis-Infos

Zunächst einmal können Sie sich an die Außenwirtschaftsberatung Ihrer IHK wenden. Dort wird man Ihnen Informationen zum Einstieg ins Chinageschäft geben oder Sie zumindest an kompetente Partner vermitteln. Sie können sich auch Rat bei der Auslandshandelskammer in Beijing holen.

Ein guter Einstieg sind Unternehmerreisen, die von IHKs, Landeswirtschaftsministerien, Wirtschaftsvereinigungen oder vom Bundeswirtschaftsministerium angeboten werden. Da haben Sie einen zweifachen Nutzen. Sie erhalten einen fundierten, gut vorbereiteten Einstieg ins China-Geschäft, und Sie lernen gleichzeitig „Leidensgenossen“ kennen, mit denen Sie sich austauschen können, die Ihnen vielleicht auch Tipps geben können.

Praxis-Tipp: Ein Netzwerk ist für den Einkauf in China hilfreich. Hier können Sie Ihr Beziehungsnetzwerk (Guanxi) aufbauen und vielleicht Ihren Mittelsmann für den Einstieg finden.

Besuchen Sie Messen

Die große Produktionsgütermesse jeweils im Oktober in Kanton ist ein guter Einstieg. Dort haben Sie die Chance, viele chinesische Firmen zu kontaktieren und sich einen ersten Überblick über deren Produktspektrum zu verschaffen. Interessant könnte auch die Messestadt Yiwu sein. Dort gibt es eine permanente Messe mit mehr als 1.000 Ausstellern. Sie können diese Aussteller während des ganzen Jahres besuchen.

Der Schwerpunkt liegt hier allerdings auf Konsumgütern. Die Trennung zwischen Konsumgütern und Industrieprodukten ist jedoch nicht immer eindeutig. Technische Klebebänder finden Sie beispielsweise im Konsumgüterbereich. Das hängt davon ab, wo die Industriezweige sich einordnen. Es ist ja auch nicht gesagt, dass ein Hersteller von Holzspielzeug nicht auch Massivholzbeschläge für Möbel herstellen kann. Denken Sie an das Motto: „Alles ist möglich.“

Praxis-Tipp China-Sourcing

Es gibt selbstverständlich viele weitere Messen in China. Recherchieren Sie z. B. auf www.auma.de nach Produktschwerpunkten, Veranstaltungsort oder Termin. Vielleicht kennen Sie andere Einkaufsabteilungen, die bereits erfolgreich den Schritt nach China getan haben. Mit Sicherheit profitieren Sie davon und erhalten wertvolle Tipps, um Ihren Einstieg erfolgreich zu gestalten.

Spezielle Vorbereitungsseminare sind ebenfalls sinnvoll, um Ihnen späteren Ärger zu ersparen. Achten Sie aber darauf, seriöse Anbieter zu wählen. Fragen Sie die Referenzen ab, um hier nicht viel Geld für wertlose Tipps auszugeben.

Bilder: © fotolia.com:  Maksim Pasko