Import: Diese Dinge müssen Sie beachten

Import bezeichnet die Einfuhr von Waren und Dienstleistungen aus dem Ausland. Was zunächst einfach klingt, ist in der Praxis durchaus komplexer und es gilt einige Grundsätzliche Dinge zu beachten, damit das Thema Import im Rahmen Ihrer Global Sourcing kein unangenehmes wird.

Vorkalkulation auf Total-Cost-Basis ist Pflicht

Das alleinige Betrachten des Einstandspreises greift immer zu kurz. Die unumstößliche Regel beim Import-Einkauf lautet: Der Gesamt-Kostenvergleich ist wichtiger als der Preisvergleich! Der Total-Cost-of-Ownership-Ansatz (TCO) beinhaltet sämtliche Kosten, die vor, durch und nach der Bestellung eines Produkts im Ausland anfallen.

Dazu ein Beispiel: Sie erhalten aus China ein Angebot für ein Kugellager mit einem Stückpreis von 20 €. Dieses Kugellager kaufen Sie zurzeit in Deutschland für 49 € ein. Die 29 € reiner Preisvorteil sind jetzt keinesfalls als Saving (Ersparnis) auszuweisen. Das ist sonst eine Milchmädchenrechnung. Neben den üblichen Bezugskosten sind allerdings noch einige andere Kostenblöcke zu berücksichtigen.

Beachten Sie: Nach der TCO-Betrachtung kann das Kugellager aus Deutschland immer noch kostengünstiger sein. Es hat zwar einen höheren Einstandspreis, dank der geringeren Logistik- und Abwicklungskosten sowie der garantierten Qualität aber die geringeren Total-Cost-of-Ownership (TCO).

TCO-Checkliste zum Thema Import

Damit Sie zuverlässig entscheiden und beweisen können, ob sich das Import-Geschäft überhaupt lohnt, müssen Sie für jeden konkreten Beschaffungsfall im Ausland die folgenden Kosten berücksichtigen:

1.Direkte Einkaufskosten beim Import

  • Produkt-/Materialpreis
  • Logistikkosten (Verpackung, Transport, Zwischenlagerung, Handling etc.)
  • Transport-Versicherungsprämien
  • Kosten für Dokumentation und Zollformalitäten
  • Verzollung und Einfuhrgebühren
  • Kosten (zusätzlicher) Qualitätsprüfungen
  • Kosten für Agenten/Dienstleister/ Beauftragte vor Ort
  • Akkreditivkosten
  • Währungsschwankungen
  • Wareneingangsprüfung
  • Fehlmengenkosten für Sachmängel und Rücksendungen
  • Zusatzkosten für erhöhte Ausschuss- und Retourenquote
  • Lieferverzugskosten
  • Kosten für sonstige individuelle Risikoaufschläge

2.Indirekte Einkaufskosten beim Import

Vor der Bestellung

  • Länder-Nutzwertanalyse
  • Lieferanten-Nutzwertanalyse
  • Lieferantenbesuche
  • Erstmuster, -prüfung und -freigabe
  • Qualitätsprüfung vor Ort
  • Vertragsmanagementkosten
  • TCO-Analysekosten
  • sonstige individuelle Risikoaufschläge

Nach der Bestellung

  • Lagerkosten (für größere Mengen)
  • Kapitalbindungskosten
  • Verpackungsentsorgung
  • Produktion von Ausschuss
  • Mangelfolgeschäden
  • Fehlteileentsorgung
  • Fehlmengenkosten
  • sonstige individuelle Risikoaufschläge

Allein der Blick auf diese Checkliste zeigt, dass ein Import-Einkauf „aus der Hüfte heraus“ ein kaufmännisches Husarenstück ist.

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Import: Das internationale Lieferantenmanagement

Wenn Sie in die Leistungsfähigkeit der internationalen Lieferanten kein Vertrauen haben oder Ihnen der globale Bezug in qualitativer und logistischer Hinsicht zu riskant ist, sollten Sie dieses Thema dennoch nicht voreilig abhaken. Was noch nicht ist, kann ja noch werden.

Praxis-Tipp: Bauen Sie einen ausländischen Lieferanten nach und nach als Second Source parallel zu Ihrem bisherigen Lieferanten auf. Es bestehen zahlreiche Möglichkeiten, einen ausländischen Lieferanten durch vermehrten Informationsaustausch und effektive Schulungsmaßnahmen vor Ort als leistungsfähigen Partner zu etablieren.

  1. Lieferantensystematisierung für den Import

Um Ihre aktuellen internationalen Lieferanten nach Wichtigkeit zu bewerten und einzuteilen, können Sie zwecks eines Überblicks auch hier die gewohnte Systematisierung wie folgt vornehmen:

  • preferred supplier = bevorzugter Lieferant
  • accepted supplier = freigegebener Lieferant
  • restricted supplier = eingeschränkt freigegebener Lieferant
  • desourced supplier = gesperrter Lieferant
  1. Lieferantenreduzierung oder -erhöhung beim Import

Je nach Wichtigkeit oder Risiko sollten Sie

  • bei strategischen Produkten mehr als einen internationalen Lieferanten haben, um ein Abhängigkeitsverhältnis und das Ausfallrisiko zu entschärfen sowie um eventuelle finanzielle Vorteile zu erwirken,
  • bei mehr als 2 ausländischen Lieferanten für das gleiche Produkt oder für die gleiche Produktgruppe eine Bündelung bzw. eine Standardisierung vornehmen.
  1. Lieferantenentwicklung beim Import-Geschäft

Bei neuen Projekten oder Produkten müssen Sie entscheiden, ab welchem frühestmöglichen Zeitpunkt Sie einen ausländischen Lieferanten in die Zusammenarbeit integrieren können.

Beachten Sie: Ist der Einfluss Ihres ausländischen Lieferanten auf die Wettbewerbsfähigkeit Ihrer Endprodukte außerordentlich hoch, empfiehlt sich eine frühe Einbindung in den gesamten Prozess.

In diesem Zusammenhang gilt es andererseits zu bedenken, dass bei einer frühen und intensiven Einbindung eine spätere preislich bedingte Trennung sehr schwierig werden kann.

  1. Lieferantenförderung für den Import

Wie oben bereits erwähnt, kann es von Vorteil sein, nicht zu früh auf die Qualifizierung eines preiswerteren ausländischen Lieferanten zu verzichten. Es besteht die Möglichkeit, bei einem entsprechend ausgeprägten finanziellen Vorteil diesen möglichen Lieferanten durch Ihre Unterstützung mit eingeleiteten Qualifizierungsmaßnahmen zu entwickeln. Die Unterstützung kann wie folgt aussehen:

  • technischer Knowhow-Transfer
  • finanzielle Hilfe
  • operative Prozessunterstützung
  • strategische Beratungen
  • Schulung des Personals

Dazu 2 Beispiele:

  1. Förderung bei ständigen Lieferterminverspätungen und Mengenabweichungen:

In diesem Fall könnten Sie 1 bis 2 Wochen im Werk Ihres Lieferanten die gesamte logistische Prozesskette (wie beispielsweise Disposition, Einkauf, Produktionsplanung, Bestandsmanagement, Zusammenarbeit mit Spediteuren) auf Schwachstellen hin untersuchen und ihm Verbesserungsvorschläge unterbreiten.

Beachten Sie: Bei einem großen Preisvorteil ist eine solche Maßnahme in jeder Hinsicht lohnend und sollte nicht, wie es die Praxis oft zeigt, von vornherein als zu kostspielig abgetan werden

Praxis-Tipp: Damit Sie Ihrem Lieferanten nicht jede Woche aufs Neue die dringenden Produkte und Termine nennen müssen, können Sie ihm wöchentlich in bereits gefilterter Aufmachung vorab eine Reichweitenliste unter Angabe Ihrer Bestände und des monatlichen Verbrauchs übermitteln. Dadurch kann er selbstständig die Prioritäten erkennen und in seinen Gesamtablauf integrieren.

  1. Förderung bei ständigen Qualitätsabweichungen:

Für den Fall, dass die qualitätsbedingten Reklamationen zunehmen, empfiehlt sich auch hier ein 1- bis 2-wöchiger Aufenthalt eines Technikers oder Kollegen aus Ihrer Qualitätssicherung vor Ort. Hier können gemeinsam klare Abweichungsanalysen, Rohstoff- und Packmitteldefinitionen, Spezifikationsfestlegungen, Klärung der Prüfmethoden und Fehlerbehebungen in Bezug auf die Produktqualität durchgeführt werden.

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Import-Praxis: CBD, D/A & Co.: Die 7 wichtigsten Zahlungsbedingungen im internationalen Warenverkehr

Internationaler Einkauf setzt außerdem voraus, dass Sie sich mir internationalen Zahlungsmodalitäten (payment terms) auskennen. Die 7 wichtigsten Zahlungsbedingungen sind:

  1. COD – Cash on Delivery (Zahlung bei Lieferung)
  2. Clean Payment (Zahlung gegen einfache Rechnung)
  3. CBD – Cash before Delivery (Vorauszahlung)
  4. Payment on Account (Anzahlung)
  5. C/D (auch CAD) – Cash against Documents (Zahlung gegen Dokumente)
  6. D/A – Documents against Acceptance (Dokumente gegen Akzept)
  7. L/C – Letter of Credit (Dokumenten- Akkreditiv)

Welche der Zahlungsbedingungen Sie verwenden, sollten Sie vorab klären und Vorteile wie Risiken der verschiedenen Bedingungen abwägen.