Mitarbeiterführung im Einkauf

Selbst-Test: Sitzen Sie in der Stressfalle?

Alle reden von Stress, doch jeder versteht etwas anderes darunter. Für die einen ist es Ärger, für die anderen Wut, Angst oder Erschöpfung.

Ein einfacher Trick, wie Sie im zweiten Halbjahr 2017 viel Zeit sparen

Ordnung auf dem Schreibtisch! Laut einer Studie des Stuttgarter Fraunhofer-Instituts für Produktionstechnik und Automatisierung werden rund 10 % der Arbeitszeit durch „überflüssige oder fehlende Arbeitsmaterialien“ sowie „ständiges Suchen nach dem richtigen Dokument in chaotischen Dateiverzeichnissen“ verschwendet.Derart chaotische Büros und Schreibtische beschäftigen jeden Angestellten demnach gut 70 Arbeitstage im Jahr mit Suchen, Aufräumen und Organisieren.

Die folgenden Tipps helfen dabei, vom „Volltischler“ zum „Leertischler“ zu werden!

  • Eingang: noch nicht Gelesenes
  • Abwarten: unerledigt wegen fehlender Infos
  • Ausgang: 1- bis 2-mal am Tag leeren
  • Lesen: das Wichtigste überfliegen und gegebenenfalls später lesen; aus unnötigen Verteilerlisten streichen lassen

Die Forscher meinen übrigens auch, dass ein sauberer Schreibtisch die Karrierechancen erhöht.

Mitarbeiterführung im Einkauf

Auch das richtige Trinken will gelernt sein

Der Mensch besteht zu etwa 60 % aus Wasser und kann ohne Flüssigkeitszufuhr gerade einmal 3 Tage überleben. Wasser schützt den Körper vor Überhitzung und wird für viele lebenswichtige Stoffwechselprozesse gebraucht. Für diese Prozesse braucht der menschliche Organismus mindestens 1 Liter pro Tag.

In Maßen trinken

Das hat sich allgemein herumgesprochen und so ist viel Trinken auch zu einer regelrechten Mode geworden. Doch viel ist nicht immer gut. Wer beispielsweise Probleme mit dem Herzen hat, sollte erstens seinen Arzt nach den für ihn richtigen Trinkmengen fragen und zweitens nicht mehr als 2 Liter pro Tag zu sich nehmen, um den Kreislauf nicht unnötig zu belasten.

Als Faustregel gilt: Gesunde Erwachsene sollten täglich 30 bis 40 ml Flüssigkeit pro Kilogramm Körpergewicht zu sich nehmen. Dazu zählt im Übrigen auch das Wasser, das in der Nahrung enthalten ist, wie zum Beispiel in Äpfeln (ca. 100 ml/Stück) oder Joghurt (120 ml/kleiner Becher). Besonders wasserhaltig sind auch Gurken.

Treibende oder wasserentziehende Lebensmittel wie Kaffee oder Reis sollten daher in Maßen genossen werden. Wer seine Gesundheit extra boosten möchte, steigt darum am Morgen auf milden Tee um.

Mitarbeiterführung im Einkauf

Die 3 wichtigsten Konflikttypen

Auch gut eingespielte Teams sind nicht ohne Macken. Häufig neigen sie dazu, die eigenen Leistungen zu überschätzen und die Arbeit anderer Teams herabzusetzen.
Betonen Sie deshalb immer wieder, wie wichtig jedes Team für das Wohlergehen des gesamten Unternehmens ist – und damit auch für den eigenen Erfolg der Beschaffung.

1. Personenkonflikte: Auslöser sind Stress, Frustration (z. B. fehlende Anerkennung), Egoismus oder einfach eine negative Grundeinstellung einzelner Mitarbeiter („Hat doch alles keinen Zweck!“). Lassen Sie sich nicht auf diese Beziehungsschiene ziehen. Fragen Sie ganz sachlich: „Was genau meinen Sie damit?“

2. Gruppenkonflikte: Unterschiedliche Werte, Eigenarten und Erfahrungen sind meist die Auslöser (Raucher versus Nichtraucher, Chaot versus Pedant usw.). Setzen Sie Mitarbeiter mit gleichen Wellenlängen in ein Büro, und viele Konflikte lösen sich von selbst.

3. Teamkonflikte: Im Grunde sind sie das Salz in der Suppe. In einem Team laufen ständig gruppendynamische Prozesse ab. Der eine ist Ideengeber, der andere Macher, der nächste Abteilungsclown, Mitläufer usw. Konflikte drohen vor allem dann, wenn ein Mitarbeiter in eine Rolle gedrängt wird, die er nicht ausfüllen kann oder will. Hier müssen Sie meist dicke Bretter bohren, um an die Ursachen heranzukommen.

Analysieren Sie verdeckte oder offene Konflikte und lösen Sie sie

Gehen Sie an einen Konflikt wie an ein neues Projekt heran. Untersuchen Sie zuerst einmal die Ausgangslage. Welche Meinungen, Munkeleien und Behauptungen kursieren? Enthalten die Gerüchte womöglich ein Körnchen Wahrheit?
Finden Sie heraus, von wem immer wieder Teamkonflikte ausgehen. In der Regel sind das ein oder 2 Mitarbeiter, die übrigen sind Mitläufer. Bei der Konfliktlösung müssen Sie dann Führungsstärke beweisen. Das kann von einer Umsetzung über die Abmahnung bis hin zur Kündigungsandrohung reichen.

Kritik ist kein Selbstzweck

Vor allem aber ist sie kein Blitzableiter für persönlichen Ärger. So verständlich das berühmte Donnerwetter auch immer ist, ebenso wirkungslos ist es auch. Denn beim Kritisieren von Missständen und Fehlern geht es ja darum, genau diese Missstände und Fehler zu beseitigen – und das auf Dauer.

Nutzen Sie diese Tipps für ein konstruktives Kritikgespräch

In vielen Ratgebern und Managementbüchern werden sogenannte Sandwich-Methoden angepriesen, bei denen die eigentliche Kritik zwischen Lob gepackt wird. Diese Taktik ist mit Vorsicht zu genießen, kann sie doch schnell nach hinten losgehen. Zum einen, weil sie kritische Aussagen bis zur Unkenntlichkeit verwässert, und zum anderen, weil sie die Glaubwürdigkeit des Kritisierenden untergraben kann.

Mitarbeiterführung im Einkauf

Auf das Wir-Gefühl kommt es an

Der Status:

Er zeigt den Platz, den jemand in einem sozialen System einnimmt und an den bestimmte Rollenerwartungen geknüpft werden. Der Status leitet sich aus der jeweiligen Firmenhierarchie ab. Symbole markieren zum Beispiel die Stellung einer Person in dieser Hierarchie (Firmenwagen, eigenes Büro, Schreibtischgröße usw.).

Die Rolle:

In einer Gruppe übernimmt jeder eine bestimmte Rolle – ob sie oder er will oder nicht. Diese Rolle ist die Summe der Erwartungen, die ihnen in ihrer Position oder Stelle entgegengebracht werden. Eine Gruppe erwartet regelrecht, dass eine Rolle dem Status entspricht. Wer seine Rolle nicht spielt und dem Verhaltensmuster seiner Stellung nicht gerecht wird, muss mit deren Verlust rechnen.

Die Normen:

Sie regeln feste und verbindliche Grundsätze für das Auftreten und Verhalten in der Gruppe. Diese Verhaltensspielregeln bedeuten für jedes Gruppenmitglied einen gewissen Zwang, machen den Umgang miteinander aber auch weniger kompliziert. Mitarbeiter, die die Gruppennormen einhalten, werden belohnt, während die, die dagegen verstoßen, Sanktionen zu spüren bekommen. Diese Bestrafung kann bis zum Mobbing ausarten.

Als Team- und Einkaufsleiter reicht es nicht, die grundsätzlichen Strukturen zu kennen, Sie müssen diese Strukturen auch gestalten. Besonders wichtig sind dabei das Formulieren von Spielregeln und die Kontrolle, dass diese Spielregeln auch akzeptiert und eingehalten werden!

Mit diesen 5 Tipps schaffen Sie ein größeres Teamgefühl

Der erste Tipp ist längerfristiger Natur. Denn bei ihm sind Sie auf den Arbeitsmarkt und seine Angebote angewiesen:

1. Setzen Sie Ihr Team richtig zusammen. Es gibt immer wieder Mitarbeiter, die einfach nicht zueinander oder nicht in die Gruppe passen. Zwar kann eine räumliche Trennung innerhalb der Abteilung für kleine Wunder sorgen, Querköpfe aber, die ständig das Wir- Gefühl untergraben, müssen Sie entlassen!

2. Fordern Sie die Gruppe. Gehen Sie dabei psychologisch vor. Entwickeln Sie realistische Visionen, wo Ihre Einkaufsabteilung in einem oder in 5 Jahren stehen soll – und jeder einzelne Mitarbeiter! Achten Sie auf deren Wünsche und Vorstellungen und wie Sie sie im Team umsetzen wollen.

3. Kommunizieren Sie offen und ehrlich. Öffnen Sie sich gegenüber Ihren Mitarbeitern, zum Beispiel in einem Konfliktgespräch. Treten Sie nicht nur als Funktionsträger auf, sondern zeigen Sie, wie sehr Sie ein bestimmtes Fehlverhalten enttäuscht hat.

4. Loben Sie offen und ehrlich. Befriedigen Sie eines der wichtigsten Bedürfnisse des Menschen, und zwar möglichst täglich. Das muss nicht immer eine lange Rede sein, oft genügt auch ein anerkennendes Lächeln oder Kopfnicken.

5. Zeigen Sie sich als Mensch. Das kann beispielsweise beim wöchentlichen Bowling-Abend sein, muss aber nicht. Ein persönliches Kärtchen zum Geburtstag tut es auch. Zeigen Sie Anteilnahme. Fragen Sie nach, wenn ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin übermüdet oder krank aussieht, und bieten Sie Ihre Hilfen an. Und sei es nur ein aufmunterndes Wort, Zeit ist dafür immer!

Mitarbeiterführung im Einkauf

Bis hierhin und nicht weiter: So gehen Sie richtig mit Klatsch im Büro um

Eines vorweg: Mit Verboten oder Benimmregeln ist dieser Unsitte nicht beizukommen.Eines vorweg: Mit Verboten oder Benimmregeln ist dieser Unsitte nicht beizukommen. Dazu sind Klatsch und Tratsch zu große Urbedürfnisse des Menschen. Außerdem soll Klatsch sogar Stress abbauen, haben Gehirnforscher herausgefunden. Grenzen gibt es dennoch zu beachten.

Neben Krankheiten und schweren Lebenskrisen gehören Sex-Themen unbedingt zu den Tabus beim Tratsch. Aufpassen sollten Sie auch, dass Sie keine Halb- oder gar Unwahrheiten verbreiten – selbst unwissentlich nicht. Denn dann kann aus Klatsch sehr schnell Verleumdung werden.Achten Sie außerdem darauf, mit wem Sie tratschen. Ein gewissesVertrauensverhältnisist Voraussetzung für Klatsch und Tratsch auf dem Flur oder in der Teeküche.

Geraten Sie in eine Lästerrunde,müssen Sie nicht gleich den Raum verlassen. Eine demonstrative Kehrtwende dürfte bei Ihren Kollegen nicht gut ankommen, von der verloren gegangenen Informationsteilhabe ganz abgesehen. Wählen Sie stattdessen den goldenen Mittelweg: Beteiligen Sie sich nonverbal an den Lästereien. Auf keinen Fall sollten Sie Ihre tratschenden Kollegen jedoch bestärken.

Mitarbeiterführung im Einkauf

4 grundsätzliche Mitarbeiter-Typen die jeder kennt

Mit der Betonung auf grundsätzlich, denn diese Typenliste ist natürlich erweiterbar, etwa um den Nörgler – ein misstrauischer Griesgram, der die Welt meist Grau in Grau sieht und an allem etwas auszusetzen hat, an der Arbeit, den Kollegen – und hinter der Hand auch an Ihnen!

1. Die Macher.

Ein Mann oder eine Frau zum Pferdestehlen. Oft hyperaktiv, laufen sie erst zur Hochform auf, wenn‘s knifflig wird. Meist sind sie ehrgeizig, durchaus auch besserwisserisch (denn sie wissen und können viel), auf jeden Fall aber überaus zuverlässig und diszipliniert. Achtung und Anerkennung sind ihnen alles, Geld und Prämien fast nichts.

Macher-Typen sind ideale Besetzungen, wenn es darum geht, Ideen oder Projekte zu verwirklichen, da sie aufgabenorientiert und effizient arbeiten. In einem Team sind Macher regelrechte Motivations-Lokomotiven, die andere mitreißen.

• Ihre Schwächen:

Sie vertragen schlecht Kritik, sind oft starrköpfig und halten sich für fehlerlos (Fehler machen immer nur die anderen). Häufig können sie auch keine wichtigen Aufgaben von weniger wichtigen unterscheiden, mit der Folge, dass sie sich immer wieder verzetteln. U. a. auch deshalb, weil sie keine Arbeiten abgeben können.

2. Die Analytiker.

Diese Männer und Frauen wollen die Welt verstehen und fragen deshalb ständig nach dem Wie und Warum. Ihr Ideal ist das perfekte System, das selbst kleinste Arbeitsprozesse bis ins Detail erklärt. Um diesem System nahezukommen, sind sie manchmal bis zur Rücksichtslosigkeit offen.

• Ihre Schwächen:

Nur folgerichtig, dass diese Offenheit (und ihr Hang zur Pedanterie) nicht jedem gefällt. Bei Analytikern ist die Tendenz weit verbreitet, Wichtiges nicht von weniger Wichtigem unterscheiden zu können (wie Macher), und nicht zuletzt die Neigung zum Einzelgängertum. Eine Eigenschaft, die sich immer wieder mit den Kriterien Teamfindung und Teamarbeit beißt.

3. Die Kommunikativen.

Ein ausgesprochen sozialer Menschenschlag, von denen es in jeder Gruppe unbedingt ein paar Exemplare geben sollte. Denn keiner fördert den Teamgeist mehr als sie. Ohne großes Geltungsbedürfnis stehen partnerschaftliches Arbeiten und zwischenmenschliche Beziehungen bei ihnen ganz oben. Eigenschaften, die sie zu Vertrauenspersonen geradezu prädestinieren.

• Ihre Schwächen:

Manchmal verwischen sich bei ihnen die Grenzen zwischen Einfühlungsvermögen und Tratschsucht. Sie arbeiten deshalb auch nicht immer effektiv, weil sie oft ihre Arbeit unterbrechen.

4. Die Kreativen.

Ideen und originelle Einfälle sind ihr Markenzeichen. Sie können komplexe Sachverhalte auf ihren Kern verdichten und anschaulich machen, ohne sich dabei in Details zu ergehen. Ähnlich wie kommunikative Typen können sie sich in andere hineindenken und ihnen hilfreich zur Seite stehen.

• Ihre Schwächen:

Kreative sind für Teams wichtig, aber auch schwierig, weil sie kaum Kritik vertragen.

Mitarbeiterführung im Einkauf

Gegen Burnout können Sie etwas tun

Burnout – Die Volkskrankheit ist weder gottgegeben, noch sind Sie ihr hilflos ausgeliefert. Hier finden Sie nützliche Tipps, um sich vor Überlastung zu schützen.Die Volkskrankheit ist weder gottgegeben, noch sind Sie ihr hilflos ausgeliefert. Schützen Sie sich zum Beispiel vor Überlastung und Erschöpfungszuständen durch Entspannungsmethoden wie progressive Muskelentspannung oder autogenes Training. Suchen Sie sich Übungen, die Sie auch im Büro durchführen können. Und vor allem: Üben Sie regelmäßig!

Auch wenn es schwerfällt, versuchen Sie, sich in Überlastungsphasen gesund zu ernähren, und trinken Sie ausreichend. Analysieren Sie in solchen Phasen auch, warum es zu besagten Überlastungen gekommen ist und wie sie zukünftig abgestellt werden können (verbessertes Zeitmanagement, Delegieren von Aufgaben usw.).

Entwickeln Sie auch einen gesunden Egoismus, quasi als Selbstbehalt. Dieser Egoismus bewahrt Sie davor, von Ihren Kollegen ausgenutzt zu werden – weil Sie bisher zu gutmütig, zu hilfsbereit oder einfach viel zu oft für andere dagewesen sind, aber nicht für sich selbst.

Mitarbeiterführung im Einkauf

Selbstmotivation: Mir geht es gut!

Lachen Sie den Winterblues einfach weg, falls er mal dahergeschlichen kommt. Wie, das zeigen wir Ihnen heute.Wenn Sie nicht laut lachen können, lächeln Sie. Lächeln ist eine Kraft!

Sie werden es schnell merken. Wer lächelt, kann einfach keinen trüben Gedanken nachhängen.

Verstärken Sie Ihr Wohlgefühl durch Gesang, zum Beispiel im Auto auf der Fahrt zur Arbeit. Stellen Sie Ihren Lieblingssender ein und singen Sie sich frei – je lauter, desto besser. Auf den Text und die Melodie kommt es nicht an. Hauptsache, Sie fühlen sich gut.

Seien Sie für ein paar Momente wieder Kind (natürlich wenn keiner zuschaut). Kinder hopsen und springen, wann immer sie können. Machen Sie es für ein paar Minuten genauso. Beispielsweise auf der leeren(!) Bürotreppe oder auf einem abgelegenen Flur oder in einer stillen Archivkammer.

Sorgen Sie für mentale und körperliche Abwechslung in Ihrem Alltagstrott. Das schafft Freiräume im Kopf, lüftet das Gehirn und verschafft Ihnen ein angenehmes Wohlgefühl.

Mitarbeiterführung im Einkauf

Die Kunst des Entspannens

Auch wenn Sie den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen und Ihnen das Abschalten schwer fällt – das Loslassen können Sie wieder erlernen. Wie, das erfahren Sie heute von uns.1. Rekapitulieren Sie, was dazu geführt hat, dass Sie nicht mehr abschalten können (bestimmte Projekte, Personen etc.).

2. Schreiben Sie alle Ursachen auf, je ausführlicher, umso besser. Das Niederschreiben zwingt Sie zur eingehenden Erinnerungsarbeit.

3. Erinnern Sie sich (am besten wieder schriftlich), wann Sie das letzte Mal so richtig relaxen konnten (Wo und wann? Waren Sie allein oder in Gesellschaft?).

4. Stellen Sie diesen Zustand wieder her, und zwar ganz bewusst (gleiche Orte, gleiche Menschen). Erwarten Sie (außer Nostalgie) von diesem Wiedersehen nicht allzu viel. Wichtig ist nur, dass Sie mit dem Loslassen wieder anfangen.

5. Planen Sie ab jetzt Ihre Entspannungstermine, und zwar regelmäßig! Machen Sie es genauso wie mit Ihren Geschäftsterminen.

6. Lassen Sie keine Ausreden zu. So stressig Ihr Einkäuferalltag auch immer ist, zum Relaxen findet sich immer Zeit – und wenn es täglich nur 10 oder 20 Minuten sind.

7. Machen Sie diese Minuten zur Gewohnheit. Mit jeder Wiederholung fällt Ihnen das Relaxen leichter.