Lieferantenmanagement

Lieferantenmanagement: Die Basis Ihres Einkaufserfolgs

Nie war Lieferantenmanagement so wichtig wichtig wie heute. Rund 70 % beträgt inzwischen die externe Wertschöpfung deutscher Industrieunternehmen. Diese Machtverschiebung zugunsten der Zulieferbranche ist in vielen Entscheiderköpfen allerdings (immer noch) nicht angekommen. Entsprechend weit verbreitet ist ein Kostendenken entlang der eigenen, betriebsinternen Wertschöpfungskette.

Was bei dieser verkürzten Sicht nicht ins Schema passt, wird in der Regel in den Topf Gemeinkosten geworfen und entzieht sich damit einer genauen Kostenanalyse. Dass dabei die Wirtschaftlichkeit von Beschaffungsprozessen nur unzureichend berechnet und analysiert werden kann, ist unter diesen Umständen geradezu logisch – von langfristigen und effizienten Lieferantenbeziehungen ganz zu schweigen.

Die 2 Seiten des Lieferantenmanagements

In der einschlägigen Literatur wird Lieferantenmanagement als „aktive Gestaltung, Steuerung und Entwicklung der Zusammenarbeit mit einem Lieferanten“ beschrieben. Ebenso weit verbreitet wie anerkannt ist folgende Unterteilung:

1. Operatives Lieferantenmanagement

Dreh- und Angelpunkt sind die Einkaufspreise. Ganz nach dem Motto: je billiger, desto besser. Wie beim Discounter werden ständig Lieferleistungen und Lieferpreise verglichen sowie entsprechende Anfragen und Aufträge erteilt. Die Beziehungen zu Lieferanten sind in diesem Prozess zwar nicht unwichtig, aber meist zweitrangig.

2. Strategisches Lieferantenmanagement

Typisch ist ein Denken in Prozessen. Nicht der Tageserfolg ist das A und O, sondern der Aufbau mittel- bis langfristiger Zulieferbeziehungen (auch von Alternativlieferanten). Im Idealfall bis hin zu unternehmensübergreifenden Kooperationen, um Beschaffungs- bzw. Produktkosten zu reduzieren. Zum Fragenkatalog dieses Managementtyps gehören unter anderem:

  • Wie teuer kommen uns Lieferausfälle oder Qualitätsmängel zu stehen?
  • Wie viel müssen wir in eine Lieferantenentwicklung investieren?
  • Welchen nachweisbaren Nutzen bringt uns das Ganze (z. B. Senkung der Materialkosten)?

Lieferanten, die Grundlage für Ihren Erfolg!

Das Gratis-eBook „Lieferantenbewertung“ verrät Ihnen, woran sie einen guten Lieferanten erkennen. Denn gute Lieferanten und nachhaltige Beziehungen sind die wichtigste Grundlage für Ihren erfolgreichen Einkauf.

Erfahren Sie mehr über das Instrument der Lieferantenbewertung:

  • So finden Sie innovative Lieferanten
  • Worauf es bei einer erfolgreichen Lieferantenbewertung am meisten ankommt
  • In drei Schritten zur Lieferantenbewertung
  • So systematisieren und entwickeln Sie ihre Auslandszulieferer

und viele weitere Tipps für Ihr erfolgreiches Lieferantenmanagement!

Das exklusiv für Sie zusammengestellte eBook „Lieferantenbewertung“ erhalten Sie als Dankeschön geschenkt, wenn Sie sich heute für unseren kostenlosen Newsletter „Einkauf & Beschaffung heute“ anmelden! Tragen Sie einfach Ihre E-Mail-Adresse ein und schalten Sie so den Zugang zum exklusiven eBook!

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TSM – Total Supplier Management

Da auch Gutes immer noch besser gemacht werden kann, begannen kluge Köpfe vor knapp 10 Jahren, das System „Strategisches Lieferantenmanagement“ zum „Total Supplier Management“ (TSM) weiterzuentwickeln – nach dem Vorbild der japanischen Autobauer und ihrem inzwischen weitverbreiteten Erfolgsmodell „Total Quality Management“ (TQM). Verkürzt könnte man sagen, dass ein TSM Gewicht und Rolle des Einkaufs innerhalb eines Unternehmens komplett verändert: nämlich vom simplen Materialbeschaffer hin zum Gestalter von Wertschöpfungsnetzwerken.

Praxis-Tipp: Zu diesem Thema hat die Hochschule Heilbronn eine lesenswerte Studie veröffentlicht. Prof. Robert Dust und sein Team stellen darin unter anderem fest, dass gegenüber der Vorgängerstudie von 2011 durchaus ein Umdenken stattfindet und immer mehr die Wichtigkeit des Einkaufs für den Unternehmenserfolg erkannt wird. Im gleichen Atemzug bemängelt die Studie aber auch, dass viele Maßnahmen und Strukturen beim Erfassen der betriebseigenen Kosten stehenbleiben, ohne die Prozesskosten externer Wertschöpfungen und Dienstleistungen zu berücksichtigen. Den Download finden Sie unter www.hs-heilbronn.de (Suchwort: „Total Supplier Management“).

Die 6 Grundelemente des TSM

Wie bei den meisten modernen Managementmethoden ist auch beim TSM ein ganzheitlicher Ansatz typisch. Das heißt, bestehende und neue Lieferanten werden nicht nur qualifiziert, bewertet und integriert, auch alle betroffenen Bereiche im eigenen Unternehmen arbeiten über den gesamten Produktlebenszyklus Hand in Hand. So verwandeln Sie Ihren Lieferanten vom Materialbeschaffer zum Gestalter in Ihrer Wertschöpfungskette:

  1. Zentrale Organisationseinheit
    Bündelt und koordiniert alle Maßnahmen, einmal in Richtung Lieferant und einmal in Richtung eigenes Unternehmen.
  2. Lieferantenbewertung
    Lieferantenbewertung ist eine wichtige Entscheidungsgrundlage, um anhand harter und weicher Fakten Zulieferer und ihre Leistungen bereichsübergreifend (Einkauf, Produktion, F&E usw.) zu bewerten.
  3. Externe Lieferantenentwicklung
    Wiederum bereichsübergreifend – und mit dem Lieferanten gemeinsam – werden Pannen und Prozesse analysiert, um Lieferleistungen kontinuierlich zu verbessern.
  4. Interne Prozessoptimierung
    Mit ihrer Hilfe werden mögliche Schwachstellen und Reibungsverluste in den Organisationsabläufen des eigenen Betriebes analysiert, bewertet und je nach Schwere beseitigt.
  5. Reporting
    Erfolge, Rückschläge und Ziele der Prozessoptimierung werden in den beteiligten Unternehmensbereichen wie auch beim Lieferanten kommuniziert und transparent gemacht.
  6. Risikomanagement
    Nach einem individuell erstellten Risikofilter können potenzielle Risiken (Anlaufschwierigkeiten bei Neulieferanten, Firmenübernahmen, Insolvenzen, Produktionsstopps etc.) eingeschätzt und ihr Gefahrengrad bewertet werden, um im Ernstfall die Ausfallschäden gering zu halten.

Falls Sie Gefallen an einem Total Supplier Management gefunden haben: Ein Selbstläufer ist TSM nicht. Damit es reibungslos funktioniert, bedarf es der Unterstützung aller Betroffenen – und entsprechender Überzeugungsarbeit.

Praxis-Tipp: Diese Arbeit kann Ihnen das Norwegische Softwarehaus Achilles (mit Düsseldorfer Zweigniederlassung) zwar nicht abnehmen, wohl aber die Aufgabe, die vielschichtigen Kommunikations- und Organisationskanäle des TSM unter einen Hut zu bringen. Einzelheiten zur passenden Software finden Sie unter www.achil les.com/de/fuer-einkaeufer/totalsupplier-management.

Lieferantenmanagement als ganzheitlicher Ansatz

Es sei an dieser Stelle noch einmal wiederholt: Ob TSM, ob operativ oder strategisch ausgerichtet, Lieferantenmanagement-Programme sind keine Selbstläufer! Und so gibt es nicht wenige Einkaufsabteilungen, die ein Managementsystem in ihrem Unternehmen zum Laufen gebracht haben, deren wertsteigernde Effekte dann aber hinter ihren (oft hohen) Erwartungen zurückblieben.

Eine Ursache dafür: Ihr firmenindividueller Managementansatz war mit viel zu hohen Aufwänden und/oder Kosten verbunden. Eine andere: Alle Lieferanten wurden gleich behandelt, dadurch wurden sie den speziellen Anforderungen der einzelnen Warengruppen nicht gerecht.

Beachten Sie: Zu vermeiden sind diese Fehler nur durch eine ganzheitliche Betrachtung einer Lieferantenbeziehung, die bei der Selektion und Qualifizierung potenzieller Lieferanten beginnt und sich über die Bewertung und Entwicklung bestehender Zulieferer fortsetzt. Einschließlich eines kontrollierten Ausphasens. Nur so rechnet sich ein Lieferantenmanagement.

Praxis-Tipp: Sprechen Sie mit Lieferanten, das kann keine Software übernehmen.

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Lieferanten finden: Nur die Besten sind gut genug!

Frei nach Wilhelm Busch könnte man sagen: „Lieferanten finden ist nicht schwer – die Auswahl dagegen sehr“. Von C-Artikeln abgesehen, entscheidet diese Wahl immerhin, ob der Einkauf das ihm anvertraute Kapital klug angelegt oder in den berüchtigten Sand gesetzt hat. Stichwort: unfähige oder schlampige Lieferanten, die mit ihren Ausfällen und Qualitätsproblemen viel Ärger und noch mehr Geld kosten. Doch bevor Sie sich auf die Lieferantensuche machen, sollten Sie folgende Überlegungen anstellen:

  1. Für die entsprechenden Einkaufsartikel sollten Sie den Beschaffungsmarkt über einen gewissen Zeitraum beobachten. Wie haben sich etwa die Angebotslage und/oder das Preisniveau innerhalb der letzten Monate verändert?
  2. Wie viele Anbieter gibt es für Ihre Artikel und wo befinden sie sich? Auslandsbeschaffungen benötigen in der Regel einen höheren Zeit- und Arbeitsaufwand.
  3. Wie schätzen Sie die Verfügbarkeit wichtiger Rohstoffe und Vormaterialien ein? Ihre Prognose sollte mindestens einen Zeitraum von 3 Jahren berücksichtigen.

Darauf sollten Sie achten

Die Datentechnik macht’s möglich. Heutzutage genügen ein paar Klicks auf dem Computer, und schon wimmelt es auf dem Bildschirm nur so vor neuen Zulieferern – ob regional, national oder weltweit. Doch mit dem Ausdrucken der Firmenlisten ist es nicht getan. Im Grunde geht die Arbeit jetzt erst richtig los, um Chancen und Risiken von Neulieferanten real und reell einzuschätzen. Wie Sie in 5 Schritten zum richtigen Lieferanten gelangen und die wichtigsten Fragen, die Sie sich bei der Lieferantensuche stellen sollten haben wir in unserem Artikel Lieferantensuche für Sie zusammengestellt.

Lieferantenbewertung: Die Seele Ihres Lieferantenmanagements

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Lieferantenmanagement mit System

Über die Jahre haben sich viele kluge Köpfe ihrer angenommen und sie erforscht und analysiert, Doktorarbeiten über sie geschrieben und sie zur halben Wissenschaft gemacht. Unter dem Stichwort „Lieferantenbewertung“ listet Amazon beispielsweise 154 Titel auf, vom Taschenbuch bis zum Wälzer. Viel hilft nicht immer viel, doch es geht auch einfacher. So aufgebläht viele Bewertungsmethoden auch daherkommen, ihr Kern sind immer diese 3 Hauptkriterien:

  1. Preise bzw. Kosten
  2. Liefertermine (Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit)
  3. Produktqualität

Im Bedarfsfall können diese harten Fakten noch durch persönliche Einschätzungen (weiche Faktoren) wie Betriebsklima beim Lieferanten, seine technische Ausstattung, das Qualifizierungsniveau von Managern und Mitarbeitern, Organisation der Logistik usw. ergänzt werden. Wie Sie einfach an die Sache herangehen, zeigt Ihnen unser Artikel „Lieferantenbewertung leicht einfach“.

Lieferanten entwickeln: Pflegen Sie Ihre Geschäftsbeziehung

Diese Pflege darf aber nicht als Schmusekurs missverstanden werden. In Watte packen sollen Sie Ihre Top-Lieferanten nämlich nicht. Ganz im Gegenteil: Fördern heißt ja auch immer fordern. Genau wie im Sport. Ein Athlet, der nicht gefordert wird (ob vom Trainer oder durch Selbstmotivation), wird irgendwann nur noch einer unter „ferner liefen“ sein. Genauso ist es mit Ihren Lieferanten.

Auch Preise gehören zur Beziehungspflege, Sie kennen das. Kaum haben Sie den Preis genannt, den Sie akzeptieren können, fällt beim Verkäufer der Vorhang. „Nein, auf keinen Fall! Völlig unmöglich!“ und Ähnliches wird er von sich geben und sich in seinen Schmollwinkel zurückziehen. Funkstille für 5 Minuten. Eine gute Zeit, genau jetzt mit der Beziehungspflege zu beginnen. Holen Sie den Verkäufer aus seinem Schmollwinkel heraus. Machen Sie ihm klar, dass Sie nicht darauf aus sind, seine Margen oder den Verkaufsgewinn seines Unternehmens zusammenzustreichen, sondern – in gemeinsamer Arbeit – die Herstellkosten des Einkaufsartikels.

Frischer Wind tut immer gut

Dieser Beziehungsansatz wird für die meisten Ihrer Lieferanten (und womöglich auch für Sie) ein bisschen neu sein. Genau das ist auch beabsichtigt. Soll doch mit dem „Hallo, aufwachen!“ der Rost von eingefahrenen Geschäftsverbindungen geschrubbt werden, damit sie wieder wie neu glänzen. Ganz gewiss keine leichte Arbeit, die man mal so nebenbei erledigen kann. Denn das Lieferantenmanagement im Allgemeinen und die Pflege von Geschäftsbeziehungen im Besonderen sind eine ziemliche Herausforderung.

Schließlich sollen Einkauf und Lieferanten so reibungslos funktionieren wie ein Uhrwerk. Ganz besonders die Rädchen der strategisch wichtigen Lieferanten. Die kann man in der Regel ja nicht beliebig austauschen. Wie eingangs schon gesagt: In Watte packen sollen Sie sie deshalb aber nicht. Denn selbst Gutes kann immer noch besser gemacht werden. Fangen Sie beispielsweise mit einem Aktionsbrief an.

Wissen Sie, wie und wo Ihr Lieferant einkauft?

Wenn nicht, sollten Sie es baldigst in Erfahrung bringen. Haben Sie dabei Mut zum Unkonventionellen: Klopfen Sie bei Ihrem nächsten Lieferantenbesuch nicht nur bei den Verkäufern an die Tür, sondern auch bei der Einkaufsleitung. Direkter und objektiver können Sie sich kein Bild machen, wie modern und leistungsfähig die Beschaffung Ihres Lieferanten funktioniert – oder eben nicht. Bevor Sie bei den Kollegen Ihres Zulieferers auf der Schwelle stehen, sollten Sie unbedingt herausfinden:

  • Wie hoch ist deren Beschaffungsvolumen?
  • Wie viele Mitarbeiter gibt es im Einkauf (möglichst mit Qualifizierungsgrad)?
  • Wie viele Lieferanten haben sie zu bearbeiten und wie viele Artikel?
  • Wo liegen die Hauptbeschaffungsmärkte und wer sind dort die Lieferanten?

So sind Sie bestens auf ein Gespräch mit dem Kollegen vorbereitet und können gemeinsam mit Ihrem Lieferanten an Ihrem Ziel arbeiten!

Lieferantenmanagement als Vorsorge

Welcher Einkäufer hat es noch nicht erlebt: Da kann ein Partner wegen eines Hallenbrands nicht liefern, oder auf wichtige Teile hält der Zoll den Daumen drauf, oder eine Sendung eines Low-Cost-Zulieferers ist zur Hälfte Schrott. Dann heulen nicht nur die Alarmsirenen in der Produktion, dann ist plötzlich allen Executives (wieder einmal) klar, wie anfällig heutzutage Supply-Chains sind und welches Risikopotenzial in jedem einzelnen Lieferanten steckt.

Lieferanten müssen mehr Risiken übernehmen

Zwar sind inzwischen durchaus praxistaugliche Vorhersagemethoden entwickelt worden, wie die FMEA-Analyse für Risiken entlang der gesamten Lieferkette, diese Methoden und Modelle lassen aber die eigentlichen Verursacher außen vor: die Lieferanten! Wenn deren Wertschöpfungsanteil in Deutschland und Europa heute bei rund 70 % angelangt ist, dann ist die Forderung geradezu logisch, dass sie auch einen höheren Risikoanteil übernehmen müssen.

Holzauge sei wachsam

Da diese Forderung aber eher polemischer Natur ist und in der global vernetzten Wirtschaftswelt kaum gehört werden dürfte, ist es allemal besser, das eigene Lieferantenmanagement um ein Alarm- und Präventionssystem zu erweitern. Wenn Sie auf Neulieferanten auch ein besonders waches Auge haben sollten, Ihre Altlieferanten gehören ebenfalls unter Ihr Risikoradar. Ganz nach der Devise: Wer heute top ist, kann morgen schon flop sein.

Bilder: ©Fotolia.com: Bounlow-pic