Lieferantenbewertung leicht gemacht

Viele Unternehmen sind auf die Zuverlässigkeit ihrer Lieferanten angewiesen. Denn lässt die Leistung eines Lieferanten nach, wirkt sich das negativ auf sämtliche Prozesse aus. Eine systematische und regelmäßige Lieferantenbewertung hat deshalb längst nicht mehr für große, sondern auch für viele mittelständische Unternehmen eine hohe Bedeutung. Mit Hilfe der Lieferantenbewertung soll es Unternehmen ermöglicht werden, vor der Auswahl eines geeigneten Lieferanten nicht mit jedem einzelnen Anbieter in Verhandlung treten zu müssen.

Die Bewertung von Lieferanten erfolgt häufig in den groben Kategorien „bevorzugter Lieferant“, „zu entwickelnder Lieferant“ und „verbotener Lieferant“. In der Praxis sind die einzelnen Ausprägungen und die Anzahl der Kategorien unterschiedlich. Für die einfache, aussagefähige Lieferantenbewertung reichen Einkäufern zunächst 3 Eckdaten aus:

  1. Preis
  2. Liefertreue oder Lieferzuverlässigkeit
  3. Qualität

Die Grundlage dafür, wie Sie Ihre Lieferanten anhand dieser Informationen bewerten, sind die Daten der laufenden Geschäftsbeziehung – anders als bei der Lieferantensuche, bei der Sie sich auf gänzlich neue Daten verlassen müssen. Die Bewertung gestalten Sie möglichst einfach, damit der zusätzliche Arbeitsaufwand Sie nicht „auffrisst“. Detailliertere Informationen zu den Kriterien und wie Sie Ihre Bewertung erweitern erfahren Sie im Teil Klare Kriterien für Lieferantenbewertungen.

Aufbau eines Formulars zur Lieferantenbewertung

Eine klar strukturiertes Formular zu Lieferantenbewertung ist ein absolutes Muss. Die Checkliste zur Lieferantenbewertung sollte auf jeden Fall die Beurteilung von Qualität, Service, Lieferzeit, Lieferfähigkeit und Preis beinhalten. Es können dafür sowohl quantitative, als auch qualitative Verfahren eingesetzt werden.

Eine klare Struktur ist für eine nachhaltige Lieferantenbewertung unabdingbar!

Darüber hinaus muss die Checkliste so konzipiert sein, dass die Kriterien zur Beurteilung unternehmensspezifisch definiert sind. Die einzelnen Merkmale sollten so kombinierbarsein, dass eine Aussage zur Gesamtperformance des Lieferanten getroffen werden kann.

Klassifizierung von Lieferanten

Letztlich soll eine Klassifizierung der Lieferanten mit Hilfe der Checkliste erfolgen können, die die Lieferanten in verschieden Gruppen nach ihrer Leistung einteilt. Dabei sollten grob zwischen bevorzugten Lieferanten, Lieferanten mit Entwicklungspotential und unzuverlässigen Lieferanten unterschieden werden.

Ein Lieferantenmanagement mit einer lückenlosen Checkliste zur Lieferantenbewertung bietet eine Reihe von ertragswirksamen Vorteilen. Vor allem können so Kosten durch die Vermeidung von Fehlern eingespart und das gesamte Beschaffungsmanagement aufgrund längerer und vertrauenswürdiger Vertragslaufzeiten besser geplant werden.

Minimierung des Risikopotentials

Ein Aspekt, der bei der systematischen Lieferantenbewertung mit Checklisten zunehmend an Bedeutung gewinnt, ist, dass potentielle Risiken besser erkannt und eingeschätzt werden können. Eine Lieferantenbewertung die dem Zufall überlassen wird, kann zum Risiko für das ganze Unternehmen werden. Denn nur wenn das Lieferantenmanagement auch als Risikomanagement verstanden wird, kann der strategische Einkauf gezielt auf die Ergebnisse aus Lieferantenbewertung eingehen.

Bericht der Ergebnisse aus einer Lieferantenbeurteilung

Die Ergebnisse einer Checkliste zur Lieferantenbewertung werden in einem Bericht zusammengefasst. Ein solcher Bericht dient dem operativen wie auch dem strategischen Beschaffungsmanagement eines Unternehmens, um weiterführende Maßnahmen durchführen zu können.

Es können aber auch Berichte erstellt werden, die Transparenz in die Beziehung zum Lieferanten bringen, indem ein Überblick über die erbrachte Leistung sowie die Zufriedenheit mit der Leistung geboten wird. Damit hat der Lieferant die Möglichkeit auf die Beurteilung zu reagieren und gegebenenfalls notwendige Schritte zur Optimierung ableiten zu können.

Beachten Sie: Wichtig ist, dass die Daten der Lieferantenbewertung nachvollziehbar sind. Transparenz schützt Sie vor ablenkenden Diskussionen. Legen Sie Ihre Kriterien auch gegenüber Ihrem Lieferanten offen und sprechen Sie die Punkte Ihres Entscheidungsprozesses an. Positives spornt an. Negatives ebenfalls – es sei denn, er oder Sie möchten die Geschäftsbeziehung nicht fortsetzen.

Die Bewertung von Lieferanten darf jedoch nicht zum Selbstzweck werden, wie dies vielfach im Rahmen von Qualitätsaudits der Fall ist. Der Auditor hat sich zum jährlichen Update angesagt, und hektisch wird alles auf den aktuellen Stand gebracht. Erfolgreiche Lieferantenbewertung muss im Einkauf gelebt werden!

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Erfahren Sie mehr über das Instrument der Lieferantenbewertung:

  • So finden Sie innovative Lieferanten
  • Worauf es bei einer erfolgreichen Lieferantenbewertung am meisten ankommt
  • In drei Schritten zur Lieferantenbewertung
  • So systematisieren und entwickeln Sie ihre Auslandszulieferer

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Wie häufig ist eine Lieferantenbewertung sinnvoll und welche Lieferanten werden bewertet?

Die Lieferantenbewertung spielt aber nicht nur bei der Beurteilung bereits bestehender Geschäftsbeziehungen eine Rolle, sondern auch bei der Auswahl neuer Lieferanten. Anhand einer Checkliste können die Lieferanten am einfachsten beurteilt werden. Denn eine Checkliste für die Lieferantenbewertung bietet die Möglichkeit, die Leistung des Geschäftspartners systematisch und gezielt zu untersuchen.

Eine Bewertung führen Sie für Ihre Hauptlieferanten auf jeden Fall einmal jährlich durch. Bei besonders kritischen Lieferanten oder Produkten können Sie eine vierteljährliche Zwischenbewertung durchführen. Dies betrifft hauptsächlich die Termintreue und die Qualität.

Eine jährliche Bewertung kann hier zu spät zur Reaktion sein. Es macht im Einkauf keinen Sinn, quartalsweise über die Qualität des gleichen Managements zu philosophieren: Die Einschätzung der Lieferzeit wird nur verändert, wenn Änderungen eingetreten sind.

In der Praxis hat sich bewährt, alle A-Lieferanten einzubeziehen

Beziehen Sie alle A-Lieferanten ein, erfassen Sie bereits 80 % Ihres Einkaufsvolumens. Dafür müssen Sie nur etwa 5 % Ihrer Lieferanten bewerten. Erweitern Sie die Bewertung um den Kreis der B-Lieferanten, hätten Sie etwa 90 % des Einkaufsvolumens erfasst, aber nur 10 bis 15 % aller Lieferanten. Ausgeklammert werden Lieferanten, die nur fallweise benötigt werden. Dies betrifft beispielsweise Lieferanten für Investitionsgüter sowie Lieferanten für außergewöhnliche einzelkundenauftragsbezogene Güter und Dienstleistungen.

Beachten Sie: Lieferantenbewertungen machen nur im Rahmen kontinuierlicher Lieferungen und Leistungen Sinn. In den genannten Fällen erfolgt allenfalls eine auftragsbezogene Einzelbewertung. Andererseits sollten Sie auch C-Lieferanten einbeziehen, soweit sie regelmäßig kritische (z. B. umweltkritische) Güter und Dienstleistungen liefern.

Klare Kriterien für Lieferantenbewertungen

Allen beteiligten Parteien müssen die Folgen der Beurteilung klar sein. Das gilt in erster Linie für ein „schlechtes Zeugnis“, aber nicht nur dort. Es müssen daher Kriterien aufgestellt werden, in denen festgelegt ist, ab welchem Prozentsatz bei einem Hauptbewertungspunkt beziehungsweise in der Gesamtbewertung eine Sperre des Lieferanten erfolgt und wie der Begriff der Sperre auszulegen ist. Dies müssen Sie allen Beteiligten vermitteln.

Neben diesen harten Fakten gibt es auch Einordnungen nach persönlichen Einschätzungen. Viele dieser Fragen können Sie bei einem Lieferantenbesuch beantworten. Wenn Sie mit offenen Augen und Ohren durch die Produktion gehen, erhalten Sie viele Informationen über die Leistungsfähigkeit Ihres Lieferanten, seine technische Ausrichtung, die Qualität des Personals, die Logistik, die Qualität des Managements usw. Fertigen Sie nach einem Lieferantenbesuch ein Protokoll an, um die Ergebnisse auch Ihren Kolleginnen und Kollegen, die an Einkaufsentscheidungen beteiligt sind, zur Verfügung zu stellen.

In der einfachsten Form bewerten Sie Ihre Lieferanten mit 3 einfach zu ermittelnden Kriterien:

1. Der Preis

Die Preise bewerten Sie im Verhältnis zum Marktpreisniveau des jeweiligen Produktes oder der Branche. Sie können Daten über die Kostenstrukturen verschiedener Branchen beim Statistischen Bundesamt (Fachserie 4.3: Kostenstrukturen für das verarbeitende Gewerbe in Deutschland) kostenlos downloaden. Anhand von Zahlen wie Lohnanteil der Branche, durchschnittlicher Materialeinsatz, Abschreibungen und Zinsen sowie sonstigen Kosten können Sie die Kostenstruktur Ihres Lieferanten nachvollziehen.

Sie können auch anhand von Vergleichsangeboten prüfen, inwieweit Ihr Einkaufspreis dem Marktpreisniveau entspricht. Selbstverständlich müssen Sie dabei auch Ihre Unternehmensgröße berücksichtigen. Sind Sie ein Kleinunternehmen, erhalten Sie in vielen Bereichen andere Einkaufspreise als Großkonzerne.

2. Die Liefertreue oder Lieferzuverlässigkeit

Dazu ermitteln Sie den Anteil der termingerecht eingetroffenen Lieferungen im Verhältnis zu den unpünktlichen Lieferungen. So können Sie relativ schnell ermitteln, welche Lieferanten unzuverlässig sind und welche sich immer korrekt verhalten. Allerdings dürfen Sie dabei nur die Verspätungen berücksichtigen, die der Lieferant zu vertreten hat. Analysieren Sie dies, erhalten Sie auch eine Übersicht, wo es eventuell bei Ihnen hakt. Verspätete Materialanforderungen und nicht optimale Prozesse werden transparent.

3. Die Qualität

Bei der Qualität setzen Sie die beanstandeten Lieferungen zu den akzeptierten Lieferungen ins Verhältnis. Auch hier gilt, dass Sie nur die Mängel berücksichtigen, die der Lieferant zu vertreten hat. Treten immer wieder Transportschäden auf, kann es sein, dass Ihr Lieferant nicht genügend sorgfältig bei der Auswahl der Verpackung ist, es ist aber auch möglich, dass der von Ihnen gewählte Spediteur mit diesen Produkten nicht sicher umgehen kann.

Fazit: Sie können diese 3 Kriterien nun noch gewichten, und schon haben Sie eine praktische, einfach und schnell erstellte Lieferantenbewertung.