Einkauf von Logistikdienstleistungen: Gründliche Marktstudien sind unerlässlich

Zu Zeiten, als Unternehmen sich noch eigene Fuhrparks leisteten, war die Transportqualität ohne Frage leichter zu überwachen und zu steuern. Doch eigene Fuhrparks sind heutzutage eine Rarität.Schon 2009 hatte die Unternehmensberatung CapGemini festgestellt, dass knapp 90 % aller Unternehmen ihre nationalen und internationalen Transporte an externe Dienstleister abgegeben haben. Inzwischen werden es nicht weniger geworden sein.

Ein unübersichtlicher Markt

Von rund 50.000 Speditionsunternehmen, haben fast 60 % nicht mehr als 5 Beschäftigte.

In dieser Menge die richtigen, sprich: die verlässlichsten, Dienstleister mit den höchsten Qualitätsstandards und dem angemessensten Preis zu finden ist nicht leicht.

Selbst die Großen der Branche sind, gemessen an ihrem Marktanteil, nur vermeintliche Schwergewichte.

Entsprechend unübersichtlich sind auch die Preis- und Servicekonditionen. Im Prinzip kocht jedes Unternehmen sein eigenes Süppchen.

Auf lange Sicht verhandeln

Ähnlich wie beim Material- oder Rohstoffeinkauf geht es beim Logistikeinkauf nicht darum, dem Carrier per Vertrag den letzten Cent abzuquetschen.

Verhandlungsziele stecken

Die 3 Hauptziele einer jeden Verhandlung sollten viel mehr sein:
mit leistungsstarken und zuverlässigen Partnern langfristig zusammenzuarbeiten. Auf einer für beide Seiten zufriedenstellenden Kostenbasis, versteht sich. Denn bei aller Leistungsstärke: Ein Spediteur, der sich übers Ohr gehauen fühlt, wird mit großer Sicherheit kein zuverlässiger Partner sein. Von einer langfristigen Zusammenarbeit ganz zu schweigen.

Langfristigkeit empfiehlt sich schon deshalb, um Reibungsverluste durch ständigen Dienstleisterwechsel zu vermeiden.

Zum einen ist der administrative Aufwand für eine entsprechende Suche groß (Ausschreibung, Auswahl, Verhandlung etc.), zum anderen können die Dienstleister selbst erst durch eine längerfristige Zusammenarbeit eigene Transportabläufe und -kosten verbessern, was letztendlich ja auch dem eigenen Unternehmen zugutekommt.

Die Prozesse machen es, nicht die Preise

Und diese Prozesse beginnen nicht erst am Verhandlungstisch, sondern viel früher: in Ihrem eigenen Haus und bei Ihren internen Logistiksystemen. Die Optimierung dieser innerbetrieblichen Abläufe ist die Voraussetzung, um Lieferketten ohne Reibungsverluste zu organisieren. Im Detail wird diese Optimierung je nach Unternehmen unterschiedlich ausfallen, enthalten sollte sie auf jeden Fall diese 3 Grundschritte:
alle Transportaufgaben standardisieren alle Transportaufgaben zentralisieren alle Logistikabläufe reduzieren und verschlanken

Win-win-Lösungen als Verhandlungsziel

Nachdem Sie Ihre interne Logistik auf Vordermann gebracht haben, müssen Sie entscheiden, ob Sie Tabula rasa machen und via Ausschreibungen mit ganz neuen Dienstleistern starten oder ob Sie mit Ihren bisherigen Transportunternehmen weitermachen.

Auf jeden Fall sollten Sie bei Ihren Verhandlungen herausfinden, mit wem Sie die größten Schnittmengen haben. Auf die kommt es nämlich an: Mit welchem Unternehmen können Sie am besten eigene und fremde Strukturen verzahnen, um Kosten zu senken – Ihre eigenen und die Kosten Ihres Partners.
Touren effizienter planen Auslastung der Transportmittel verbessern Durchlaufzeiten und Fehlerquoten reduzieren Lade- und Wartezeiten verkürzen Doppelarbeit vermeiden Eine ausgehandelte Win-win- Lösung können Sie bis hin zu einer Kooperation weiterentwickeln.

Auf dem Weg dahin, quasi als Vorstufe, empfiehlt sich der Einsatz einer gemeinsam genutzten IT-Plattform, wie sie z. B. InnoLOG anbietet.

Beginnen Sie mit einer Ausschreibung

Mit diesem Hintergrundwissen können Sie Ihre Anforderungen viel präziser formulieren: welche Transportleistungen Sie genau von den Anbietern erwarten und zu welchen Konditionen.

Der eigentliche Ausschreibungsvorgang unterscheidet sich dann kaum von den bekannten Lieferantenausschreibungen.

So erhält zunächst eine Auswahl potenzieller Logistikdienstleister Ihre Ausschreibungspapiere, und nach eingehender Prüfung aller eingegangenen Angebote wählen Sie die Logistikunternehmen aus, die Ihren Vorstellungen (Preis) und Anforderungen (Qualität) am nächsten kommen.

Fantasieren Sie ein bisschen

Bevor Sie sich an den Verhandlungstisch setzen, spielen Sie unterschiedliche Szenarien und Handlungsalternativen der wichtigsten Transportprozesse noch einmal durch – je genauer, umso besser.

Fragen Sie sich ganz gezielt:

Was wäre, wenn wichtige Einkaufswaren zukünftig nicht mehr mit Lkws angeliefert würden, sondern mit der Bahn? Was wäre, wenn für Warensendungen aus Polen nicht Hausspediteur X eingesetzt wird, sondern das Unternehmen Z? Wie entwickeln sich die Frachtkosten, wenn der Zulieferer alle Transportaufgaben selbst übernimmt?

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