Einkaufscontrolling: Vorkalkulation auf Total-Cost-Basis ist Pflicht

So manches Unternehmen hat sich beim Einkauf in Fernost schon mal kräftig verkalkuliert: Die Preise der Lieferanten waren unwiderstehlich niedrig – doch die Kosten, die zusätzlich anfallen, wurden leider außer Acht gelassen.

Jens Holtmann, Chefredakteur des Informationsdienstes Einkaufsmanager gibt hierzu folgenden Tipp: Führen Sie eine Vorkalkulation auf Total-Cost-Basis durch. Die unumstößliche Regel beim Importeinkauf lautet: Der Gesamt-Kostenvergleich ist wichtiger als der Preisvergleich! Der Total-Cost-of-Ownership-Ansatz (TCO) beinhaltet sämtliche Kosten, die vor, durch und nach der Bestellung eines Produkts im Ausland anfallen.Dazu ein Beispiel: Sie erhalten aus China ein Angebot für ein Kugellager mit einem Stückpreis von 20 €. Dieses Kugellager kaufen Sie zurzeit in Deutschland für 49 € ein. Die 29 € reiner Preisvorteil sind jetzt keinesfalls als Saving (Ersparnis) auszuweisen. Das ist sonst eine Milchmädchenrechnung. Neben den üblichen Bezugskosten sind allerdings noch einige andere Kostenblöcke zu berücksichtigen.

Beachten Sie: Nach der TCO-Betrachtung kann das Kugellager aus Deutschland immer noch kostengünstiger sein. Es hat zwar einen höheren Einstandspreis, dank der geringeren Logistik- und Abwicklungskosten sowie der garantierten Qualität aber die geringeren Total Cost of Ownership (TCO).

TCO-Checkliste

Damit Sie zuverlässig entscheiden und beweisen können, ob sich das Importgeschäft überhaupt lohnt, müssen Sie für jeden konkreten Beschaffungsfall im Ausland die folgenden Kosten berücksichtigen:

1. Direkte Einkaufskosten

– Produkt-/Materialpreis
– Logistikkosten (Verpackung, Transport, Zwischenlagerung, Handling etc.)
– Transport-Versicherungsprämien
– Kosten für Dokumentation und Zollformalitäten Verzollung und Einfuhrgebühren
– Kosten (zusätzlicher) Qualitätsprüfungen
– Kosten für Agenten/Dienstleister/Beauftragte vor Ort
– Akkreditivkosten
– Währungsschwankungen
– Wareneingangsprüfung
– Fehlmengenkosten für Sachmängel und Rücksendungen
– Zusatzkosten für erhöhte Ausschuss- und Retourenquote
– Lieferverzugskosten
– Kosten für sonstige individuelle Risikoaufschläge

2. Indirekte Einkaufskosten

a. Vor der Bestellung
– Länder-Nutzwertanalyse
– Lieferanten-Nutzwertanalyse
– Lieferantenbesuche
– Erstmuster, -prüfung und -freigabe
– Qualitätsprüfung vor Ort
– Vertragsmanagementkosten
– TCO-Analysekosten
– sonstige individuelle Risikoaufschläge

b. Nach der Bestellung
– Lagerkosten (für größere Mengen)
– Kapitalbindungskosten
– Verpackungsentsorgung
– Produktion von Ausschuss
– Mangelfolgeschäden
– Fehlteileentsorgung
– Fehlmengenkosten
– sonstige individuelle Risikoaufschläge

Allein der Blick auf diese Checkliste zeigt, dass ein Importeinkauf „aus der Hüfte heraus“ ein kaufmännisches Husarenstück ist.

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