Wie Sie Ihren Lagerbestand sinnvoll und schnell reduzieren

In diesem Beitrag stellt Ihnen der Einkaufsmanager 2 praxiserprobte Methoden vor, mit denen Sie Ihren Lagerbestand verringern können, ohne die Versorgungssicherheit zu gefährden.

Dabei handelt es sich nicht um etwas wirklich Neues – die Praxis zeigt, dass die folgenden beiden Klassiker keinesfalls immer konsequent genug eingesetzt werden.

2 praxiserprobte Methoden zur Reduzierung des Lagerbestandes

1. Der Rahmenvertrag

Der Rahmenvertrag dient natürlich dazu, die Einkaufspreise zu senken. Ein weiterer positiver Effekt ist jedoch auch seine bestandssenkende Wirkung. Sehr oft ist es möglich, in einem Rahmenvertrag deutlich kürzere Wiederbeschaffungszeiten zu vereinbaren als bei Einzelbestellungen.

Der Grund: Der Lieferant kann seine Rohstoffe/Materialien bei seinen Vorlieferanten wesentlich vorausschauender disponieren – und genau das erwarten Sie auch von ihm.

Außerdem kann der Lieferant mit der Gewissheit einer Abnahmeverpflichtung auch vorproduzieren, also seine Produktionskapazitäten besser planen und gleichmäßiger auslasten, was ebenfalls Kostenvorteile (zum Beispiel durch Vermeidung von Überstunden oder Samstagsarbeit) bringt.

Einkaufsmanager -Praxis-Tipp: Vereinbaren Sie in einem Rahmenvertrag klare, eindeutig definierte Wiederbeschaffungszeiten.

Erst der Rahmenvertrag ermöglicht, dass Sie mit dem Lieferanten die zweite Methode einsetzen können:

2. Das Puffer-/Abruflager beim Lieferanten

Die Vorteile für den Einkauf sind offensichtlich: Die Wiederbeschaffungszeit ist extrem kurz. Die besteht nur noch aus der Handling-Zeit (Lager-, Kommissionier- und Verpackungszeit) und der Transportzeit.

Auch der Lieferant sieht häufig (nur) die Vorteile für den Kunden, die gleichzeitig seine eigene Nachteile sind. Immerhin „darf“ er Ware produzieren und auf eigene (zusätzliche) Kosten lagern, die er sonst gleich nach der Produktion ausliefern und berechnen konnte.

Einkaufsmanager -Praxis-Tipp:Zeigen Sie dem Lieferanten seine Vorteile auf. Das erste ist kein echtes Argument – eher eine Taktik – und wird oft genutzt: Ein Wettbewerber macht es. Eine – je nach rhetorischer Begabung – mehr oder weniger unverblümte Erpressung. Sie kann einen Lieferanten aber auch schnell kalt lassen, wenn er um seine Stellung beim Kunden und seine Fähigkeiten weiß. Seine Stückkosten sinken. Dies ist ein Erfolg versprechendes Argument, weil es dem Lieferanten echte Kostenvorteile aufzeigt: Er kann höhere Produktionslosgrößen „fahren“, und damit sinken seine Stückkosten (die Rüstkosten verteilen sich auf eine größere Produktionsmenge).

Das ist insbesondere dann zutreffend, wenn Sie mit dem Lieferanten eine Minimum/Maximum-Regelung vereinbaren. Beispiel: Es müssen immer mindestens 10.000 und maximal 30.000 Teile im Pufferlager sein.

Die Praxis zeigt, dass oft unerwartet größere Mengen gebraucht werden oder ein Bestell-Los wesentlich früher als geplant benötigt wird. Und genau dafür ist ja auch das Pufferlager da. Und beim nächsten Produzieren muss dann die Entnahmemenge aus dem Pufferlager zusätzlich zu der vereinbarten Bestellmenge mitgefertigt werden. Auch dies bedeutet höhere Produktionsmengen und dadurch niedrigere Stückkosten, wie bereits oben beschrieben. Weniger „Schnellschüsse“. Einige der gefürchteten Hau-Ruck-Aktionen – bei denen der Lieferant unerwartet schnell und unter Zurückstellung anderer geplanter Aufträge für Sie fertigen muss – fallen weg. Das ist deshalb ein echter Grund für Lieferanten, da er oftmals keine Zusatzkosten für diese Extra-Aufträge abrechnen kann, sie aber zweifellos hat (zum Beispiel Abrüsten und Neu-Aufrüsten von Maschinen, Änderungen der Produktionsplanung, Klärung der Materialverfügbarkeit bis hin zu Samstagsschichten etc.). Ein Pufferlager kann sowohl für Rohmaterialien und Halbfertigfabrikate als auch für Fertigprodukte vereinbart werden. Bei Katalogteilen fällt es dem Zulieferer nicht schwer, einem Pufferlager zuzustimmen: Er unterhält ja sowieso ein Fertigwarenlager!

Einkaufsmanager -Praxis-Tipp: Kontrollieren Sie das Pufferlager beim Lieferanten. Lassen Sie sich bei einem Firmenrundgang die vereinbarten Bestände physisch zeigen! Es ist schon mehr als einmal vorgekommen, dass bei einem kurzfristigen Lieferantenbesuch das Pufferlager leer war – insbesondere bei kundenspezifischen Zeichnungsteilen.

Bei Katalogteilen lässt sich ein Pufferlager zwar einfach vertraglich fixieren, aber äußerst schwer kontrollieren. Auch die kundenspezifische Verpackung schützt nicht vor Umpackaktionen, wenn der Lieferant für einen anderen, gut zahlenden Kunden die Ware dringend benötigt. Hier empfiehlt sich das Konsignationslager im eigenen Haus.

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