Wirtschaftsmediation: Mit Lieferanten streiten – aber richtig

In Frankreich, Österreich oder den USA hat sich die Wirtschaftsmediation als kooperative Konfliktlösungsmethode schon durchgesetzt. Viele deutsche Unternehmen sind dagegen noch sehr skeptisch.

Wer allerdings trotz anfänglicher Skepsis den Schritt zur Mediation gewagt hat, ist meist begeistert. Denn statistisch belegt führt die Mediation in über 80 % der Fälle zu einer einvernehmlichen Lösung.

Erfahren Sie in diesem Beitrag aus dem Einkaufsmanager, welche Vorteile ein Mediationsverfahren im Vergleich zu einem Gerichtsverfahren für Sie hat und wie es typischerweise abläuft.

Stellen Sie sich zunächst folgende Situation vor: Sie haben eine Anlage gekauft und sind mit deren Leistungen nicht zufrieden. Ihrer Meinung nach entspricht die Anlage weder der vertraglich vereinbarten Beschaffenheit noch der zuvor mit dem Lieferanten besprochenen Funktion. Der Lieferant ist der Auffassung, den Vertrag ordnungsgemäß erfüllt zu haben, und trotz mehrfacher Gespräche kommt es nicht zur Einigung. Der Lieferant verweigert jegliche Nachbesserung oder Schadenersatzzahlung.Die ursprünglich noch sachlich geführte Verhandlung wird mehr und mehr von Emotionen geprägt. Die Positionen verhärten sich. Das ist der Moment, wo viele an das Gerichtsverfahren als Lösungsmöglichkeit denken. Doch fast jeder, der ein Gerichtsverfahren schon einmal über mehrere Instanzen „durchlebt“ hat, kennt die vielen Nachteile: Die Entscheidung liegt nicht mehr in den Händen der Vertragsparteien, sondern in der Gewalt des Richters (Fremdbestimmtheit der Entscheidung). Der Einsatz von Rechtsanwälten verhindert eine weitere direkte Auseinandersetzung der Geschäftspartner mit den zu Grunde liegenden Problemen. Lange Verfahrenszeiten, insbesondere bei mehreren Instanzen. Wenig Zeit in der Gerichtsverhandlung wegen knapper Terminierung. Starker Vergleichsdruck von Seiten des Richters kann zu schlechten Kompromisslösungen führen. Gewinner-Verlierer-Prinzip: Der Gewinn des einen ist der Verlust des anderen. Orientierung an der Vergangenheit: Wer hatte „schuld“? Bestand ein Anspruch? Erhebliche zeitliche und persönliche Belastung der am Prozess beteiligten Mitarbeiter. Die während des oft jahrelangen Prozesses investierte Zeit und Energie geht zukunftsorientierten und Gewinn bringenden neuen Projekten/Zielen verloren. Erhebliche Kosten. Wirtschaftliche, unternehmerische oder persönliche Zielsetzungen finden im Gerichtsverfahren keine Berücksichtigung und bleiben daher für die Entscheidung ohne Bedeutung. Einkaufsmanager-Empfehlung: Viele dieser Nachteile des Gerichtsprozesses werden bei der Mediation vermieden oder zumindest deutlich verringert.

Was ist Mediation?

Mediation ist ein freiwilliges Verhandlungsverfahren mit mindestens 2 Parteien mit dem Ziel der Konfliktlösung, unterstützt und geführt durch eine neutrale dritte Person: den Mediator. Der Mediator strukturiert das Gespräch zwischen den Konfliktpartnern, hilft durch gezielte Fragestellungen die hinter den Positionen der Parteien liegenden Interessen zu erkennen und unterstützt mit geeigneter Methodik die Konfliktparteien dabei, gemeinsam zukunftsorientierte Lösungen zu finden. Die Parteien entscheiden eigenverantwortlich, was behandelt wird und worüber verhandelt wird. Sie sind „Herren des Verfahrens“, d. h., sie bestimmen den Verhandlungsinhalt und entscheiden über den Fortgang oder auch Abbruch des Verfahrens. Der Mediator „leitet“ insoweit lediglich den Verhandlungsablauf.

Im Gegensatz zum Gerichtsverfahren sind bei einer Mediation nicht nur die juristisch relevanten Punkte von Bedeutung, sondern alle Aspekte eines Konfliktes, also auch wirtschaftliche, persönliche und emotionale Aspekte.

Wie ein Mediationsverfahren im Einkauf abläuft

Es gibt kein starres Schema, der Ablauf lässt sich trotzdem in 5 Phasen einteilen: Eröffnung des Verfahrens. Besprechung der Grundsätze des Mediationsverfahrens und Absprache der Verhandlungsregeln. Informations- und Themensammlung. Die Parteien stellen den Konflikt jeweils aus ihrer Sicht dar und formulieren, über welche Themen verhandelt werden soll. Von Positionen zu Interessen. Ziel dieser Phase ist es, die wechselseitigen Beweggründe der jeweiligen Positionen zu erkennen und zu verstehen. Die dritte Phase dient außerdem dazu, zusammen mit den Parteien den Blick auf die Zukunft zu richten . Was ist jeder bereit, in der Zukunft anders zu machen, um den Konflikt zu lösen? Kreative Ideensuche und Bewertung der Optionen. Die Parteien entwickeln gemeinsam Lösungsalternativen, bewerten diese nach ihrer Realisierungsmöglichkeit und erarbeiten Prioritäten. Ergebnis und Niederlegung in der Abschlussvereinbarung: Die Parteien fixieren die von ihnen gefundene Lösung vertraglich in einer Abschlussvereinbarung, die beide unterzeichnen.

8 Vorteile der Mediation in Einkaufsmanagement

Vertraulichkeit: Im Gegensatz zur öffentlichen Gerichtsverhandlung bleibt die Mediation vertraulich. Negative Publicity und Imageschäden werden so verhindert. Flexible Lösungen: In der Mediation können Hintergründe und Motive der Parteien erforscht und so auf den Einzelfall zugeschnittene Lösungen entwickelt werden. Unbürokratische und schnelle Streitbeilegung: Hierdurch werden kosten- und zeitintensive Vorbereitungsarbeiten vermieden, die finanzielle und vor allem auch personelle Ressourcen binden. Sicherung bestehender Vertrags- und Geschäftsbeziehungen: Die ehemals gut funktionierende Geschäftsbeziehung wird spätestens im Verlauf des gerichtlichen Verfahrens zerstört. Eine einvernehmlich gefundene Lösung eröffnet dagegen eine gute Chance, das ehemals positive Klima zwischen den Geschäftspartnern wiederherzustellen. Höhere Verfahrenszufriedenheit: Die gemeinsam gefundene Lösung basiert auf den herausgearbeiteten Interessen aller Streitbeteiligten (Win-Win-Situation). Höhere Befolgungsrate: Die Wahrscheinlichkeit der Erfüllung gemeinsam gefundener Lösungen ist deutlich größer, als bei Verfahren mit einer Drittentscheidung durch den (Schieds-)Richter. Wesentlich kürzere Verfahrensdauer: Während sich Rechtsstreitigkeiten vor Gericht in der Regel über Monate oder Jahre hinziehen, finden die Mediationsparteien oft schon nach 1 bis 3 Tagen Verhandlung eine Lösung des Konfliktes. Niedrigere Kosten: Die Kosten einer Mediation sind meistens geringer als die eines Gerichtsverfahrens. Das Honorar eines Mediators liegt in der Regel zwischen 150 und 300 € in der Stunde. Häufig sind auch noch Dritte in Konflikte mit eingebunden. Beispiel: Ein Kunde Ihres Unternehmens macht Mängelansprüche geltend. Diese wollen Sie durch Rückgriff in der Lieferantenkette weitergeben. Ihr Lieferant weigert sich jedoch, den Rückgriff zu akzeptieren. Sie wollen Ihren Kunden nicht verlieren und sind auf eine schnelle gemeinsame Lösung angewiesen.

Einkaufsmanager-Empfehlung: Auch hier bietet Ihnen das Mediationsverfahren die Möglichkeit, unter Einbindung aller Beteiligten, also des Lieferanten und des Kunden, eine zeitnahe, alle Interessen berücksichtigende Lösung zu finden. Bevor Sie also den Gang zum Gericht wählen und die Fäden aus der Hand geben, ist die Mediation eine echte Alternative. Der Weg zum Gericht steht danach immer noch offen.

© Copyright - Einkaufsmanager