Beschaffungskosten: Da steckt mehr drin!

Ob durchschnittlich 100 oder 200 € pro Bestellung anfallen, sagt eine Menge über die Professionalität einer Einkaufsabteilung aus.Um die scheint es in deutschen Industrieunternehmen nicht sonderlich gut bestellt zu sein. Sagenhafte 35 Mrd. € haben sie im vergangenen Jahr mangels besagter Einkaufsprofessionalität durch den Schornstein gejagt.

Das haben gleich 2 Studien herausgefunden, eine der Managementberatung Oliver Wymann und eine des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e. V. (BME). Für 980 € bzw. 1.280 € nachzulesen unter: www.bme.de (Stichwort: TOP-Kennzahlen- im-Einkauf-2012).

Die Guten sind 4-mal besser als die Schlechten

Während die Schlusslichter z. B. elektronische Bestell- und/oder Katalogsysteme kaum bis überhaupt nicht nutzen, sind bei den Besten über 10 % aller Bestellvorgänge automatisiert. Darüber hinaus sparen sie durch eine frühzeitige Einbindung ihres Einkaufs in Entwicklungs- und Produktionsprozesse bei den Materialkosten im Durchschnitt 3 % pro Jahr ein. Im Gegensatz dazu bringen es die „Bummler“ auf nicht einmal 1 %.

Die rote Lampe tragen diese Nachzügler auch bei der regelmäßigen Überprüfung ihrer Beschaffungsvolumen: weniger als 50 %!

Der Einkauf muss seine Hausaufgaben machen

Besonders schlecht kommen in der BMEStudie kleinere und mittlere Unternehmen weg. Deren Entscheider hätten immer noch nicht begriffen, moniert der BME, dass die größten Sparpotenziale im Einkauf lägen und nicht im Vertrieb. Gemäß der simplen ökonomischen Formel:

Gewinn = Erlös – Kosten

Zwar wird auch in Klein- und Mittelbetrieben an der Kostenschraube gedreht, viel zu oft aber an der falschen Stelle. Etwa beim Controlling: Da ein wirksames Einkaufscontrolling nicht nur viel Disziplin, sondern auch einige Investitionen erfordert, wird die Einführung aus „Wirtschaftlichkeitsaspekten“ immer wieder hintangestellt.

Eine Misere mit Ursachen

Zur Ehrenrettung der KMUs sei gesagt, dass in den Entscheiderköpfen ein Umdenken einsetzt und sie Stück für Stück die immense Bedeutung für den Unternehmenserfolg erkennen würden. Zu diesem erfreulichen Ergebnis ist jedenfalls die Düsseldorfer Managementberatung Kloepfel gelangt.

Diese Trippelschritte können aber nicht über 3 grundlegende Probleme hinwegtäuschen: Die Beschaffung wird insgesamt viel zu oft unterbewertet und vornehmlich als ausführendes Organ (und im schlimmsten Fall als reiner Kostenverursacher) angesehen. Die Bedeutung des Einkaufs als Sparmeister wird nur in Krisenzeiten erkannt, dann allerdings unter hohem Zeitdruck und lediglich in begrenzten Einzelaktionen. Einkaufsabteilungen arbeiten wenig transparent, weil bislang kaum oder keine Kennzahlen ähnlich der Produktion entwickelt wurden (wie Durchlaufquoten, Ausschuss, Maschinenauslastungen usw.).
Beachten Sie: Als Hemmschuh erweist sich auch immer wieder die Entwicklungsgeschichte der Beschaffung. In der Regel ist sie als Nebenprodukt der Bereiche Entwicklung und Produktion entstanden und nicht als eigenständige Einheit. Anders als bei Ingenieuren gibt es deshalb auch bis dato keine klaren Vorgaben, welche Talente und Fähigkeiten ein guter Einkäufer mitbringen muss.

Das Geld liegt auf der Straße

Neu sind die Studienergebnisse von Kloepfel & Co. wahrlich nicht. Neu ist auch nicht die Aussage, dass etwa die Beschaffung von Materialien und indirekten Produktionsmitteln im Maschinenbau durchschnittlich 50 bis 60 % aller Ausgaben verschlingt, Löhne aber nur mit rund 30 % zu Buche schlagen. So könnte nach Berechnungen von Kloepfel ein durchschnittliches Unternehmen (Jahresumsatz 40 Mio. €) mit modernen Einkaufsmethoden 1 Mio. € einsparen. Innerhalb von 6 Monaten, wohlgemerkt!

Beachten Sie: Mit dem eingesparten Geld könnte Ihr Betrieb z. B. seine Ausgaben für Forschung und Entwicklung um rund 25 % steigern oder Lohnerhöhungen von 7 % möglich machen.

Wenn diese Zahlen auch nur Simulationsgrößen sind, die Sparpotenziale zeigen sie mehr als deutlich (zum Beispiel gegenüber dem Vertrieb). Um einen ähnlich hohen Gewinn einzufahren, müssten sich die Kollegen vom Verkauf mächtig ins Zeug legen und ihren Umsatz um rund 50 % steigern.

Kleine Veränderung, große Wirkung

Neu erfunden werden muss der Einkauf nicht. Meist genügt eine Generalinventur, um die größten Baustellen zu ermitteln: Ist die Automatisierungsquote bei Bestellungen hoch genug? (Einsparpotenzial 30 bis 50 %) Wie steht es um die Qualität des Lieferantenmanagements? Baut es strategische Partnerschaften auf, oder besteht es nur aus Anfragen und Preisverhandlungen? (Regelmäßige Bewertungen erhöhen z. B. die Termintreue und senken die Reklamationsquote um 10 bis 20 %.) Wie früh oder spät wird der Einkauf in Entwicklung und Produktion eingebunden? (Höheren Anfangskosten stehen Einsparpotenziale von bis zu 50 % gegenüber.) Existiert ein Einkaufscontrolling und wie gut funktioniert es? Sind alle Mitarbeiter der Abteilung ausreichend qualifiziert (verbindliche Fortbildungspläne aufstellen)? Wie wird mit dem derzeit größten Sorgenkind der Beschaffung umgegangen, den volatilen Rohstoffpreisen (Verhandlungs-, Markt- und Finanz-Knowhow erhöhen, um Zahlungsziele und Lieferkonditionen zu verbessern)?

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