Einkaufskosten senken: Die 7 größten Sünden in der Beschaffung

Herrscht in Ihrem Einkauf Aufbruchstimmung, oder regieren dort Angst und Unsicherheit? Es gibt viel zu tun in den Beschaffungsabteilungen. Die große betriebswirtschaftliche Hebelwirkung der Einkaufskosten ist ja vielen Unternehmen in den letzten Monaten wieder richtig bewusst geworden – positiv wie negativ. Die Ausgabenseite wird auch im kommenden Jahr und darüber hinaus weiter an Wertigkeit zunehmen. Beachten Sie: Deswegen müssen Sie die Initiative ergreifen – sowohl firmenintern als auch den Lieferanten gegenüber.1. Keine Erfolgsbeteiligung
Warum wohl erhalten Verkäufer seit Jahrzehnten direkte Provisionen? Genau. Die Motivation (der Erfolgsdruck) der Mitarbeiter auf der Einnahmenseite soll gesteigert und erhalten werden. Die im Verkauf übliche konsequente und direkte Erfolgsbeteiligung gibt es in den Beschaffungsabteilungen so gut wie nirgendwo.

Das ist zu tun: Jeder Einkaufsmitarbeiter muss seine Erfolge auch im eigenen Geldbeutel spüren. Allerdings nicht nur über die üblichen Umweg-Ergebnisbeteiligungen, sondern auf der Basis der persönlich erzielten Ergebnisse. Die Voraussetzung dafür: ein vernünftiges Beschaffungscontrolling.

2. Elementare Informationen und Daten fehlen
Der obige Punkt belegt dieses Dilemma bereits. Aber viele Einkaufsbereiche haben nicht nur bei der Erfolgsmessung keine, zu wenig oder die falschen Daten. Es fehlen sehr oft auch unerlässliche Zahlen und Fakten über Märkte, Branchen, Lieferanten, Neuentwicklungen … Die Informationsversorgung im Einkauf ist nicht selten katastrophal. Informationen sind der 4. Produktionsfaktor und kosten natürlich häufig auch Geld. Die Frage ist immer, ob die Information das Geld wert ist, das dafür verlangt wird.

Das ist zu tun:
Checken und ordnen Sie genau die Informationsversorgung im Einkauf. Welche Infos brauchen Sie für Ihre Arbeit? Wo tappen Sie da (noch) im Dunkeln?

3. Do-it-yourself-Mentalität
Es gibt viele offene und noch nicht begonnene „Baustellen“ im Einkauf. Wieso wollen so viele Beschaffungsabteilungen alles allein machen und schaffen?

Das ist zu tun: Holen Sie externe Spezialisten ins Boot. Natürlich könnten Sie sich fehlendes Knowhow aneignen oder viele Dinge selbst in Angriff nehmen, wenn Sie die Zeit dafür hätten. Lassen Sie besser andere für sich arbeiten, und potenzieren Sie so intelligent Ihre Beschaffungs-Power.

4. Kein einkäuferischer Standpunkt

Es gibt Einkäufer/-innen, die sich mehr um die betriebswirtschaftliche Seite der Lieferanten sorgen als um die der eigenen Firma. Zugegeben, etwas überspitzt – aber im Kern zutreffend.

Das ist zu tun: Jeder im Einkauf muss verstehen, dass Lieferanten gut bezahlte und ausgebildete Leute losschicken, um Geld zu verdienen. Im wirtschaftlichen Spannungsfeld, das sich in der Verhandlung manifestiert, muss jeder wissen, auf welcher Seite er steht und wofür er bezahlt wird.

5. Reiner Versorgungs-Fokus
Die Pflichtaufgaben des Einkaufs sind klar. In wirtschaftlich turbulenten Zeiten ist es aber sehr nützlich, wenn zusätzliche Ziele erreicht werden können. Den Einkauf zum Killer von unnötigen Kosten, zum Margen-Motor und Innovationsmanager aufzurüsten, dieses Vorhaben muss weiter vorangetrieben werden.

Das ist zu tun: Trennen Sie die operativen und strategischen Einkaufsaufgaben voneinander. Das ist ausnahmslos in jeder Firma möglich. Kaum ein Unternehmen kann es sich heutzutage erlauben, das Potenzial des strategischen Einkaufs brachliegen zu lassen.

6. Fehlende Kapazitäten

Sie sehen, wie das alles schön zusammenhängt. Es gibt immer noch zu viele Einkaufsabteilungen, die am Limit arbeiten und gerade die nötigsten Versorgungsarbeiten schaffen. Für Preisarbeit, Kostenanalyse, Beschaffungsmarktforschung, Lieferantenbesuche oder andere strategische Einkaufswerkzeuge ist keine Zeit da – trotz Einsatz und vieler Überstunden.

Das ist zu tun: Investieren Sie massiv in den Beschaffungsbereich! In Personal, Fortbildung, Informationen, Ausstattung etc. Wenn Ihre Geschäftsleitung von Ihnen Höchstleistungen erwartet, dann dürfen Sie eine zeitgemäße Ausrüstung („Aufrüstung“) erwarten und fordern. Sprechen Sie darüber.

7. Angst
Fehlender Mut ist immer ein Erfolgskiller. Sie müssen die Auseinandersetzungen mit den Verkäufern lieben. Wir gehen auf die Jagd – wir sammeln Früchte, Beeren und Nüsse. Es hat sich in Wirklichkeit nicht viel geändert. Begreifen Sie Ihren Job als Spiel. Eine Prise sportlicher Ehrgeiz tut gut – zu viel davon schadet allerdings.

Das ist zu tun: Wagen Sie immer ein bisschen mehr. Es gibt keinen Grund, sich im Einkauf Sorgen um seinen Job zu machen. Im Gegenteil: Dieser Beruf hat weiterhin glänzende Karriereaussichten. Wenn nicht in Ihrer aktuellen Firma, dann in einer anderen.

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