Express- und Paketdienst-Einkauf: Minus 21 % durch den Einsatz externer Spezialisten

von Frank Strauss, www.strauss-advisor.de

Bei einem mittelständischen Unternehmen aus dem Anlagenbau setzten sich die Jahreskosten für die Express- und Paketdienste wie folgt zusammen: nationaler Versand = 32.000 € internationaler Versand = 101.000 € Das gesamte Versandvolumen wurde von 3 Dienstleistern abgewickelt, die bereits seit vielen Jahren für das Unternehmen tätig sind. In der Vergangenheit wurden zwar zwischenzeitlich Offerten eingeholt, allerdings nicht mit großem Erfolg.

Betreut wurde diese Kostenkategorie alleinverantwortlich durch die Versandabteilung, spezielles Einkaufs-Knowhow (optimaler Ausschreibungsprozess) wurde also nicht hinzugezogen.

Marktanalyse

Mit den verantwortlichen Mitarbeitern wurden diese Ist-Daten abgestimmt, sodass für die Ausschreibungsteilnehmer ein detailliertes Mengen- und Anforderungsprofil bereitgestellt wurde. Darüber hinaus wurden Begehungen im Versandbereich durchgeführt, um einen Eindruck über die räumlichen Gegebenheiten, die Verpackung, Software-Anbindungen usw. zu gewinnen.

Der Profit
Die umfangreichen und detaillierten Angebotsauswertungen (ein Vergleich der reinen Sendungspreise ist hier nicht zielführend) boten verschiedene Varianten, die Basis der Nachverhandlungsgespräche waren. Insgesamt fiel dann die Entscheidung zugunsten von 2 Dienstleistern, deren Stärken optimal genutzt werden.

Das Gesamtergebnis lässt sich wie folgt zusammenfassen: jährliche Kostenreduktion von 27.930 € (minus 21 %) Reduzierung der Dienstleister von 3 auf 2 Anbindung der Versandsoftware an die Firmensoftware Neben den messbaren Kostenreduzierungen ergeben sich durch die Reduzierung der Dienstleister weitere Prozessoptimierungen. Durch die Verknüpfung mit der Firmensoftware werden Doppeleingaben vermieden sowie Eingabefehler und somit Fehlsendungen reduziert.

Die Ergebnisse und die Projektdauer von 2 Monaten belegen, dass sich der Einsatz von externen Spezialisten schnell amortisiert hat.

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