So sparen Sie durch Outsourcing Zeit und Kosten

So sparen Sie durch Outsourcing Zeit und Kosten

Vor ein paar Jahren rollte durch Deutschland eine regelrechte Outsourcing-Welle. Die Erwartungen, die seinerzeit an diese Auslagerungen geknüpft waren, haben sich allerdings nicht immer erfüllt.

Die Folge: In vielen Unternehmen werden Outsourcing- Projekte nicht nur kritisch gesehen, sondern auch zögerlich angegangen.Sehr zu Unrecht: Besonders durch die Auslagerung des Indirekten Einkaufs können Betriebe Kosten und Ressourcen sparen.

Es gibt reichlich Gründe für ein Outsourcing-Projekt

Naturgegeben bedeuten viele indirekte Warengruppen auch immer zahlreiche Lieferanten und Dienstleister. Die aber wollen erst mal betreut und gemanagt werden.

Ob das Einholen neuer Angebote oder das Verhandeln neuer Verträge: Der Arbeitsaufwand ist im Indirekten Einkauf nicht nur hoch, er steht auch in keinem Verhältnis zu den nominalen Beschaffungsbudgets. Gründe genug, um den Indirekten Einkauf auszulagern.

Externe Dienstleister sind Spezialisten

Ziel eines jeden Outsourcing-Projekts ist eine effizientere Beschaffung der einzelnen Warengruppen. Dabei werden, abhängig von den betrieblichen Gegebenheiten, Einkaufsaufgaben teilweise oder auch vollständig an Externe übertragen.

Im Allgemeinen haben sich diese Dienstleister für bestimmte Beschaffungsaufgaben und Warengruppen spezialisiert; sie arbeiten entweder in eigenen Betriebsstrukturen oder direkt im Kundenunternehmen.

Dienstleister ist nicht gleich Dienstleister – diesen Grundsatz müssen Sie bei Ihrem Einkauf berücksichtigen

Wie überall, gibt es auch in dieser Branche schwarze Schafe. Bei der Dienstleister-Auswahl sollten Sie deshalb unbedingt darauf achten, dass die Männer oder Frauen nicht nur ihr Handwerk verstehen, sondern auch auf die Teams eingehen können, mit denen sie zusammenarbeiten müssen (Arbeitsweise, Charaktere, Umgangsformen usw.).

Diese sogenannten Soft Skills spielen eine besonders wichtige Rolle, wenn es gegen das Outsourcing-Projekt in Ihrem Unternehmen Vorbehalte und Widerstände gibt.

Ist das Outsourcing beschlossene Sache, müssen Sie die Arbeitsaufträge für die Dienstleister formulieren.

Folgende Rahmenbedingungen sind Voraussetzung:

• Sorgen Sie für einen regelmäßigen Austausch zwischen Ihrer Abteilung und den externen Beschaffungsexperten.
• Die Dienstleister müssen ihr Daten- und Einkaufsmanagement so organisieren, dass Sie sich jederzeit über den Stand der Dinge informieren können.
• Vereinbaren Sie eine leistungsabhängige Honorierung, um die Externen zu Bestleistungen zu animieren.

Starten Sie mit einer Testphase in Ihr Projekt

Mit jeder Aufgabenverlagerung ist auch immer eine Verlagerung von Kompetenzen und Verantwortlichkeiten verbunden. Was nichts anderes heißt, als dass Sie oder Ihre Kollegen besagte Kompetenzen und Verantwortlichkeiten an die Dienstleistungsunternehmen abtreten müssen.

Damit dieser Projektschritt reibungslos abläuft, lagern Sie in der Startphase erst einmal Beschaffungsgruppen mit kleinen Budgets und geringen Einkaufsrisiken aus. Auf diese Weise können Sie auch gleich testen, ob die Dienstleister zu Ihrem Team und Ihrem Unternehmen passen.

Unser-Praxis-Tipp: In dieser Testphase sollten Sie aber nicht nur kleine Beschaffungsgruppen auslagern. Dadurch nehmen Sie den Dienstleistern häufig ihre Handlungsspielräume, um bei den Lieferanten die besten, sprich gewinnbringendsten Ergebnisse auszuhandeln.

Die größten Erfolgsaussichten haben Outsourcing-Projekte, wenn interner und externer Einkauf reibungslos kooperieren.

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