Auslandsgeschäfte: Achtung bei AGB & Co.

In Mittelstandskreisen dürfte hinlänglich bekannt sein, dass bei Auslandsgeschäften, etwa beim Einkauf von Rohstoffen, unter anderem die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) in der Vertragssprache abgefasst und dem Liefervertrag mit einem entsprechenden Hinweis beigefügt sein müssen.

Auch bestehende Geschäftsbeziehungen müssen Sie ständig im Auge behalten

Es sind aber nicht nur diese Formalien, die das Vertragsmanagement zunehmend umfangreicher und damit risikoreicher machen. Da gibt es z. B. im Verlauf einer Vertragsbeziehung bei Ihren Lieferanten einen Eigentümerwechsel oder der Geschäftsführer nimmt seinen Hut oder neue Gesetze und Compliance-Regeln machen Neuverhandlungen erforderlich.

Gründe genug, um auch langjährige Geschäftsbeziehungen immer im Auge zu behalten und an die aktuellen Verhältnisse anzupassen.

Unser Tipp: Nicht jedes Detail dieser alltäglichen Geschäftsbeziehung können Sie vertraglich regeln. Dazu sind diese Beziehungen nicht nur zu weit verzweigt, ein Zuviel an vertraglichen Regelungen kann sie sogar behindern und statt Vertrauen das komplette Gegenteil erzeugen – nämlich Misstrauen.

Entwicklungsgemeinschaften: Die Rechte sind oft ein Stolperstein

Ein typisches Beispiel: Ihr Unternehmen hat gemeinsam mit der Technikabteilung Ihres Lieferanten ein Modul entwickelt oder verbessert. Eine Weile geht auch alles gut, doch dann gibt es plötzlich Qualitätsprobleme. Trotz mehrmaliger Verhandlungen und Workshops können die Probleme nicht beseitigt werden, mit der Folge, dass Sie sich einen Lieferanten B suchen. In der Retourkutsche reklamiert nun Ihr ursprünglicher Lieferant alle IP-Rechte für das besagte Modul.

Haben Sie es versäumt, Ihre Eigentumsrechte per Vertrag zu regeln, dürfte der Schaden für Ihr Unternehmen erheblich sein.

So verhindern Sie die 10 größten Vertragsfehler

Immer kürzere Produktionszyklen, Global Sourcing sowie veränderte Lieferantenbeziehungen haben auch für den Mittelstand und seinen Einkauf neue, bislang unbekannte Vertragsrisiken mit sich gebracht. Schaden für Ihr Unternehmen erheblich sein.

Diese 10 weitreichenden Vertragsfehler sollten Sie tunlichst vermeiden.

1. Fehlerhafter Vertragspartner
Kaufen Sie Waren bei einem Unternehmenskonglomerat, ist für Ihre Verträge der Name der Muttergesellschaft verbindlich. Die alleinige Nennung der Tochtergesellschaft ist rechtsunwirksam.

2. Nicht ausreichende Verweise
Berufen Sie sich in Verträgen auf AGB oder Einkaufsbedingungen, sollten Sie diese als Vertragsanlagen hinzufügen oder ausdrücklich darauf verweisen, dass man sie bei Ihnen erhalten kann (z. B. Download auf der Firmenseite).

3. Unklare Rechtsgrundlage
In Deutschland sind Sie mit dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) auf relativ sicherer Seite. Ganz anders dagegen im Ausland: Wenn Sie nicht klären, welchem Recht der Liefervertrag unterliegt, gilt automatisch das Recht des Lieferlandes. Und das kann sich vom BGB erheblich unterscheiden. Weigert sich Ihr Lieferant, das BGB als Vertragsgrundlage anzuerkennen, überzeugen Sie ihn vom UN-Kaufrecht.

4. Rechtsfallen in Nicht-EU-Ländern
Beachten Sie auch, dass Sie Urteile deutscher Gerichte leichter in EU-Ländern durchsetzen können.

5. Fehlende Festlegung des Gefahrenübergangs
Sonst erfolgt der Gefahrenübergang je nach Auslegung Ihrer Abreden frühestens beim Verlassen des Warenlagers des Lieferanten.

6. Unklare Produktrechte
Klären Sie bei gemeinsamen Produktentwicklungen oder -verbesserungen unbedingt die rechtlichen Fragen.

7. Feste Abnahmemengen
Verhindern Sie durch geschicktes Verhandeln, dass Lieferanten ihre Marktposition ausnutzen, um Ihnen per Vertrag feste Abnahmemengen vorzuschreiben.

8. Fehlende Schriftform
In langjährigen Lieferantenbeziehungen werden viele Geschäfte ohne Vertrag und nur per Zuruf abgeschlossen. Im Streitfall fehlt Ihnen dann die Beweisgrundlage.

9. Preisfixierung
Besonders umsichtig sollten Sie beim Festlegen von Preisen sein.

10. Vertragslaufzeiten
Nicht alle Verträge sollten sich nach dem Geschäftsjahr richten, sonst haben Sie am Ende des Geschäftsjahres viel Arbeit.

Global Sourcing: Wertschöpfungsnetzwerke sind die Antwort auf steigende Lieferrisiken

Die immer unsicherer werdende Lage in der Welt benötigt neue Wege für den Einkauf, mit den vielen aktuellen Herausforderungen fertig zu werden. Vernetzung und Kooperation sind das Gebot der Stunde.Ein Risikobeispiel lieferte gerade erst der Konkurs von Hanjin Shipping Co. Die Pleite der drittgrößten Reederei hat nicht nur viele Produktionsprozesse durcheinandergewirbelt, sie hat auch gezeigt, dass derartige Risikofälle mit herkömmlichen Logistikstrategien nicht mehr zu beherrschen sind.

Nicht mehr lokal auf ein Unternehmen begrenzte Strategien sind heutzutage der Lösungsansatz, sondern ganze Wertschöpfungsnetzwerke unterschiedlicher Partner: vom Rohstoffanbieter, der das Vormaterial liefert, über Fabriken, die die Produkte herstellen, bis hin zu Reedereien und Spediteuren, die die Waren transportieren und ausliefern.

Im Fall der Hanjin-Pleite könnte das bedeuten: Via Netzwerk werden Schiffe mit freien Kapazitäten ausfindig gemacht, die die Waren übernehmen und in die Zielhäfen transportieren.

Prozesskosten senken: Sparen Sie bis zu 15 € pro Lieferanten-E-Rechnung

Wie Sie mit E-Rechnungen bis zu 15 € pro Lieferanten-E-Rechnung sparen können und welche weiteren Vorteile E-Rechnungen sonst noch bringen erfahren Sie hier!10 bis 15 € pro Rechnung weniger kommen für Sie und Ihre Partner unterm Strich heraus, wenn Sie von der Papierversion auf elektronische Verarbeitungsprozesse umsatteln.

Voraussetzung ist natürlich, dass Ihre Lieferanten bei diesem Systemwechsel mitziehen. Als Verhandlungsprofi dürfte es Ihnen nicht schwerfallen, Ihre Geschäftspartner von diesem Wechsel zu überzeugen, auch wenn die notwendigen IT-Tools zunächst mit Zusatzkosten verbunden sind.

Dafür sind Ihre Argumente pro E-Rechnung einfach zu gut – bei den eingesparten Kosten angefangen. Großunternehmen haben die Vorteile eines elektronischen Rechnungsmanagements überwiegend längst erkannt.

Nach dem Wegfall des sogenannten Signaturgesetzes baut etwa die Robert Bosch GmbH ihr E-Rechnungsmanagement Schritt für Schritt aus. Bis 2018 wollen die Stuttgarter Einkäufer ihren Rechnungsverkehr mit 15.000 Lieferanten für Artikel des indirekten Einkaufs voll digitalisieren – und das weltweit!

Bis zum Jahr 2011 waren elektronische Signaturen Pflicht

Ohne eine elektronische Signatur durften E-Rechnungen weder verschickt werden, noch wurden sie amtlicherseits anerkannt. Dieser gesetzlichen Hürde ist es anzulasten, dass elektronische Rechnungen lange Zeit ein Mauerblümchendasein führten.

Heute dagegen ist es ohne Belang, ob eine E-Rechnung über eine Signatur verfügt oder nicht, sofern sie alle Pflichtangaben wie Absender, Adressat, Zahlsumme, Umsatzsteuer- Nummer usw. enthält.

Praxis-Tipp: E-Rechnungen müssen Sie nicht nur 10 Jahre lang aufbewahren, sondern auch in „elektronisch unveränderter Form“. So schreibt es der Gesetzgeber vor; ein Papierausdruck genügt nicht!

Die Liste der Vorteile von E-Rechnungen ist lang

Der Verband elektronische Rechnung (VeR, Verband-e-rechnung.org/de) hat die wichtigsten Vorteile zusammengetragen.

Auf der Habenseite stehen besagte Einsparsummen von 10 bis 15 €, weiß der VeR-Experte Donovan Pfaff zu berichten.

Hinzu kommen eine um rund 30 % reduzierte Bearbeitungszeit und eine erhöhte Bedienerfreundlichkeit. „Wenn Anfragen von Lieferanten zum Bearbeitungsstand einer Rechnung innerhalb von Sekunden beantwortet werden können, dann vertieft und verbessert das auch die Geschäftsbeziehungen“, so Donovan Pfaff wörtlich.

Speziell für den Einkauf nennt er diese 3 Vorteile:

1. Sie können Lieferpreise und Preisveränderungen samt grafischer Auswertung mit wenigen Mausklicks vergleichen.

2. In kürzester Zeit können Sie selbst große Datenmengen prüfen, durchsuchen oder analysieren.

3. Lückenlose E-Rechnungen vereinfachen Ihr Einkaufscontrolling.

Typisch für E-Rechnungen ist ein durchgängiges Daten-Management

Alle Prozessschritte erfolgen ohne Medienbrüche: von der Rechnungserstellung durch den Lieferanten bis zur Bearbeitung durch den Einkauf und letztendlich der Bezahlung durch die Finanzabteilung.

2 verbreitete Rechnungsformate sind:

ZUGFeRD (ein Akronym für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“). Das Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt. Die Version 1.0 ging vor gut 2 Jahren an den Start und hat sich hierzulande zur Nummer 1 der E-Rechnungssysteme entwickelt.

Ein Softwareanbieter ist die Düsseldorfer Basware GmbH (www.basware.de).

EDIFACT („Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport”) ist ein branchenübergreifender Standard für den elektronischen Geschäftsdatenaustausch, der 1986 von der UN veröffentlicht wurde. Ein EDIFACT-Anbieter ist die Kölner GS1 Germany GmbH .gs1-germany.de

Wie Sie Preiserhöhungen erfolgreich abwehren – und die Verkäufer auf die Plätze verweisen

Was tun, wenn der Lieferant aus heiterem Himmel die Preise erhöht? Mit der 2A-Methode wehren Sie diese Forderungen clever und professionell ab. Mehr dazu erfahren Sie hier.

2A-Methode erfolgreich einsetzen

Hinter dem 1. A der 2-A-Methode verbirgt sich der Aktionsschritt „vorbeugender Angriff“ und hinter dem 2. A eine nachhaltige „Abwehr von Versuchen“ der Lieferanten, höhere Preise durchzudrücken.

Die so genannten Argumente der Zulieferer kennen Sie ja zur Genüge, als da wären:

• „Materialpreiserhöhungen der Vorlieferanten“
• „die Preise lange stabil gehalten“
• „gestiegene Personalkosten“
• „gestiegene Verwaltungskosten“
• „verschärfte Umweltauflagen“ etc.

Ablauf von Preiserhöhungsverhandlungen: Nicht zu früh „einknicken“

Das nachfolgende Procedere ist Ihnen höchstwahrscheinlich ebenfalls bekannt: Auf den Preiserhöhungsbrief von 6 % antworten Sie mit einem Gegenbrief: „Das können wir nicht akzeptieren!“.

Im Anschluss kommt es zu einem oder mehreren Telefonaten, Sie vereinbaren einen Gesprächstermin, der Verkäufer rückt von seiner 6-%-Forderung ab, Sie einigen sich auf 3 % – und haben das beruhigende Gefühl, gut und gewinnbringend für Ihre Firma verhandelt zu haben.

Aber haben Sie das wirklich? Gut verhandelt hat tatsächlich nur der Verkäufer, denn er hat einen Aufschlag von 3 % für seine Lieferungen herausgeholt – genauso viel, wie er eingeplant hatte.

Die per Brief angekündigten 6 % waren nur Bluff. Er hat von Anfang an auf Zugeständnisse Ihrerseits gesetzt. Dieses Spiel sollten Sie nicht mehr mitspielen. Mit den folgenden Methoden werden Sie vom Statisten zum Hauptdarsteller in diesem Preiserhöhungstheater.

Die 2 A-Methoden im Detail

Die 1. A-Methode: Vorbeugender Angriff

Drehen Sie den Spieß einfach um und fordern Sie von Ihren Lieferanten Preissenkungen! Natürlich per Brief. Eine ungewöhnliche Aktion, zugegeben – aber mit dem gleichen Recht, mit dem Ihre Lieferanten Preiserhöhungen von Ihnen fordern, können Sie Preisabschläge von ihnen verlangen.

Außerdem werden Sie mit dieser Methode zum Spielmacher. Sie agieren und drängen den Verkäufer in eine Passiv-, sprich: Reaktionsrolle.

Weitere Vorteile für Sie: Mit dieser Methode
• überraschen und irritieren Sie Ihre Lieferanten.
• Sie treten selbstbewusst auf und heben sich von der Masse der Einkäufer sowie Standardreaktionen ab (siehe links).
• Sie geraten nicht unter Zeit- und Entscheidungsdruck.
• Sie können genau planen, wann Sie mit welchen A-Lieferanten über Konditionen und Preise sprechen.

Die 2. A-Methode: Nachhaltige Abwehr

Dass Sie grundsätzlich und immer Forderungen seitens Ihrer Lieferanten nach höheren Einkaufspreisen ablehnen, versteht sich von selbst.

Ein störrisches „Nein“ reicht dabei natürlich nicht. Dafür ist es zu pauschal und allgemein. Werden Sie konkret! Verlangen Sie von Ihren Lieferanten ebenso präzise wie nachgewiesene Begründungen für veränderte Preisforderungen und zwar erneut per (dokumentierbarem) Brief.

Ein weiterer Tipp: Aktualisieren Sie den Brieftext je nach Lieferant, Marktlage und konkreter Preisforderung in regelmäßigen Abständen. Probieren Sie es aus! Die Reaktionen werden Sie verblüffen.

Bitte beachten Sie: Nicht jeder Lieferant wird sich von Ihrem Schreiben angesprochen fühlen und reagieren. Per Telefon oder im persönlichen Gespräch müssen Sie in der Folge Ihre Ablehnung untermauern. Seien Sie hartnäckig!

Lieferantenqualifizierung: In 5 Schritten zum richtigen Lieferanten

Nach einer Klärungsphase (Beschaffungsmarkt beobachtet, Grundsatzfragen beantwortet, Vorabinformationen über potenzielle Lieferanten eingeholt) geht’s in die nächste Runde: Sie treffen eine Vorauswahl.

Wir zeigen Ihnen heute, wie Sie das in 5 Schritten ganz easy und strukturiert schaffen

Schritt 1. Standardfragebögen versenden

Ein Versand per E-Mail genügt. Fügen Sie dem Fragebogen ein Bild des gewünschten Einkaufsteils sowie ein Kurzporträt Ihres Unternehmens mit bei.

Geben Sie einen nicht zu knappen Antworttermin vor. Wer diesen Termin nicht einhält oder wer den Fragebogen unvollständig ausfüllt, landet im Spam-Ordner.

Unser-Praxis-Tipp: Richten Sie für Ihre Lieferantensuche eine separate E-Mail Adresse ein, damit Ihr normales Postfach nicht überläuft.

2. Lieferanfragen versenden

Allen, die die Hürde Standardfragebogen genommen haben, schicken Sie jetzt eine komplette Anfrage. In diese Mappe gehören:
• Produktbeschreibung,
• Spezifikationen,
• Zeichnungen und/oder Fotos,
• Datenblätter,
• voraussichtliche Jahresbedarfe,
• Verpackungsanforderungen,
• Losgrößen,
• Lieferintervalle u.v.m.

Lieferantenauswahl – Schritte 3, 4 & 5

Schritt 3. Angebotsanalyse

Alle eingehenden Antworten nehmen Sie sich nun eingehend unter die Lupe. Um sich kein faules Ei ins Nest zu legen, sollten Sie keinesfalls auf verlässliche Informationen über die Finanzsituation Ihres zukünftigen Geschäftspartners verzichten!

Unser-Praxis-Tipp: Dun & Bradstreet (D&B) ist Marktführer unter den Auskunfteien und bietet ebenso gut recherchierte wie aktuelle Firmeninformationen. Nummer 2 ist Creditreform.

4. Probelieferung

Im nächsten Schritt gehen Sie zur Testphase über. Fühlen Sie Ihre Neulieferanten auf den Zahn, ob sie bspw. ihre Qualitäts- oder Pünktlichkeitsversprechen auch tatsächlich einhalten.

Ein seit Jahrzehnten bewährtes Praxisinstrument ist dafür eine Erstbemusterung oder kleine Probelieferung.

5. Lieferantenbesuch

Je nach Gegebenheit, können Sie diesen Besuch auch einer Probelieferung voranstellen. Aus Kostengründen auf einen Lieferantenbesuch verzichten sollten Sie aber auf keinen Fall.

Besonders bei A-Teilen nicht oder bei großen Bestellmengen. Denn was Sie mit eigenen Augen gesehen haben, gibt Ihnen die besten Argumente für oder gegen einen Lieferanten. Getreu dem Motto: Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte.

Unser-Praxis-Tipp: Vereinbaren Sie nach einem erfolgreichen Lieferantenbesuch regelmäßige Treffen zur Bestandsaufnahmen und für Verbesserungen, um die Geschäftsbeziehung zu festigen und zu vertiefen.

Wenn sich bei Ihren Lieferanten das Personalkarussell dreht …

… sollten Sie besonders aufmerksam sein. Worauf Sie achten sollten, wenn Sie plötzlich bei Ihren Lieferanten neue Ansprechpartner haben, erfahren Sie heute hier!Zum Beispiel sollten Sie wissen, welche Entscheidungsbefugnisse Ihr neuer Gesprächspartner hat. Klopfen Sie im Vorfeld einer Verhandlung beim Vertrieb Ihres Lieferanten vorsichtig ab, was für ein Typ Ihnen da gegenübersitzt.

Finden Sie auch heraus, was der oder die Neue entscheiden darf und was nicht. Stellen Sie während der Lieferverhandlung dem neuen Verkäufer dann genau die gleichen Fragen. Ein Abgleich der Antworten hilft Ihnen, sich ein reales Bild der Person und seiner Stellung im Lieferantenbetrieb zu machen, inklusive seiner Entscheidungsbefugnisse.

In jedem Fall sind neue, Ihnen unbekannte Verkäufer eine Herausforderung für Ihre Verhandlungstalente.

Mit diesen 7 E-Mail-Tipps stimmt die Basis für Ihre Einkaufserfolge

Ihre Einkaufserfolge hängen ganz erheblich davon ab, wie Sie Geschäftspartner in Ihrer Lieferantenkommunikation ansprechen – ob allgemein und förmlich oder direkt und persönlich.

Hier erhalten Sie 7 Tipps, wie Sie Ihre Mails an Lieferanten pannenfrei und damit erfolgreicher gestalten.

7 Praxistipps für erfolgreiche E-Mails

Halten Sie es bei Ihrer E-Mail-Kommunikation wie mit guten Bekannten: je persönlicher, desto besser – aber ohne übertriebene Vertraulichkeit. Reden Sie Ihre Geschäftspartner so an, wie auch Sie angesprochen werden wollen.

Verwenden Sie dabei Sätze und Formulierungen Ihrer Alltagssprache, damit liegen Sie immer richtig. Schließlich sitzt am anderen Ende der elektronischen Leitung ein Mensch wie Sie und ich.

Beachten Sie: Die meisten Tipps können Sie natürlich 1:1 auch für Ihre Telefon-Kommunikation übernehmen.

1. Praxistipp: Die wichtige Betreffzeile wird oft vergessen

Sie ist aber nichts Geringeres als der Türöffner bei Ihren Verkäufern. Formulieren Sie sie deshalb so knapp und präzise wie möglich.

Verwenden Sie dafür die 3-W-Formel: Was?, Wie viel? und Wo? Schreiben Sie in die Betreff- Zeile beispielsweise: „Angebot für 150 Laufbänder ex Werk“.

2. Praxistipp: Verkneifen Sie sich Standardfloskeln wie „Sehr geehrte Damen und Herren“

Wenn Sie den Namen Ihrer Ansprechpartner nicht kennen, schreiben Sie schlicht und einfach „Guten Tag“ oder „Ich grüße Sie“. Und schon haben Sie die richtige, vertrauliche Tonlage getroffen.

3. Praxistipp: Formulieren Sie in Ihren E-Mails klare, schnörkellose Sätze ohne viel Brimborium wie „hätte“ und „könnte“.

Verschonen Sie Ihre Partner mit Wortblasen ohne wirklichen Inhalt. Gehen Sie auch sparsam mit Superlativen um, etwa dass Sie nur das beste, haltbarste und nachhaltigste Material einkaufen o. Ä.

Falls es sich bei Ihrer E-Mail um einen Erstkontakt zu einem Lieferanten oder Dienstleister handelt, stellen Sie Ihr Unternehmen kurz vor, ebenfalls ohne Brimborium und Superlative. Schreiben Sie beispielsweise: „Wir sind seit 15 Jahren am Markt und haben uns auf den Bau von Sandfilteranlagen spezialisiert.“

Lieferantenkommunikation per E-Mail: Tipps 4 – 7

4. Praxistipp: Kommen Sie in Ihren E-Mails sofort auf den Punkt

Die Verkäufer Ihrer Lieferanten haben ja genauso wenig Zeit wie Sie. Sagen Sie ihnen spätestens im zweiten Satz, was Sie von ihnen wollen. Und das wiederum ohne alle Schnörkel.

Statt „Ich wende mich mit dieser E-Mail heute an Sie, weil unsere Firma dringend hochwertige Schläuche für unsere preisgekrönte Filteranlage Speed Clean Super 500 benötigt“ schreiben Sie: „Machen Sie mir bitte ein Angebot für Schläuche mit den Abmessungen …“

5. Praxistipp: Technische Details und Spezifikationen Ihrer Anfrage gehören in den Anhang Ihrer E-Mail

Am besten im PDF-Format und wirklich nur mit verständlichen, für das Liefergeschäft relevanten Informationen. Sie erleichtern den Verkäufern dadurch nicht nur die Arbeit (da diese mit einem Klick die Spezifikationen ausdrucken können), sondern sammeln bei ihnen auch noch Pluspunkte – denn Sie ersparen ihnen damit zeitraubende Rückfragen.

Bitte beachten Sie: Inwieweit Sie den Verkäufern erklären, wozu Sie die angefragten Materialien benötigen, hängt von den Umständen ab. Bei einer langjährigen Geschäftsbeziehung können Sie sich den Aufwand sparen, da die Details in der Regel bekannt sind.

In Erstanfragen bei neuen Lieferanten können Auskünfte über den Verwendungszweck aber durchaus hilfreich sein. Häufig haben Zulieferer Alternativmaterialien in ihrem Produktportfolio, die preiswerter sind und die sie Ihnen meist ungefragt anbieten.

6. Praxistipp: So wie Sie Ihre E-Mail begonnen haben, sollten Sie sie auch beenden – nämlich persönlich

Die Floskel „Mit hochachtungsvollen Grüßen“ verbietet sich da von selbst. Den persönlichen Tonfall sollten Sie aber auch nicht so weit treiben, dass Sie Ihre Mail mit „Einen lieben Gruß“ beenden. So eine Formel ist wirklich nur Ihren engsten Freunden vorbehalten.

Viel besser geeignet sind Sätze wie „Beste Grüße nach München“ oder „Viele Grüße ins schöne München“. Diese Streicheleinheiten sind in der Lieferantenkommunikation nicht nur erlaubt, sondern im Gegenteil geradezu Voraussetzung, um einer formellen Geschäftsbeziehung auch einen menschlichen Touch zu geben.

Falls Sie nicht wissen, wo Ihr Partner sitzt, nehmen Sie als Alternative Ihre eigene Stadt. Verabschieden Sie sich beispielsweise mit einem „Beste Grüße aus dem sonnigen Köln“ oder „Grüße aus dem verregneten Hamburg“.

7. Praxistipp: Jede Lieferanten-E-Mail beantworten

Klappern gehört auch bei Lieferanten zum Geschäft und so werden Sie mehr E-Mails erhalten, als Ihnen wahrscheinlich lieb ist. Beantworten Sie trotzdem jede Lieferanten-Mail. Offensichtliche Spam-Sendungen sind davon natürlich ausgenommen.

Mit Ihren Antworten signalisieren Sie den Zulieferern, dass Sie an einer weiteren Geschäftsbeziehung interessiert sind, selbst wenn Sie momentan keinen speziellen Bestellbedarf haben.

Schreiben Sie zum Beispiel: „Danke für Ihr Angebot. Wenngleich wir im Augenblick gut mit Material versorgt sind, freuen wir uns doch über jede neue Offerte von Ihnen.“

Sie müssen den Lieferanten auch nichts vormachen. Teilen Sie ihnen z. B. mit, dass Sie sich wegen besserer Konditionen für einen anderen entschieden haben

Vereinbaren Sie Nachfristen per Vertragsklausel

Wie viele Tage Nachfrist Sie Ihren Lieferanten bei Lieferverzug oder Sachmangel einräumen, ist nicht immer leicht zu entscheiden – der Gesetzgeber macht dazu keine genauen Angaben.

Am einfachsten können Sie diese Rechtsklippe durch eine individuelle Vertragsabsprache mit Ihren Lieferanten umschiffen.Wir stellt Ihnen heute 2 Formulierungsvorschläge für eine solche Klausel vor:

1. „Für alle Lieferungen wird im Falle des Verzugs eine Frist zur Nachlieferung von 2 Arbeitstagen vereinbart.“

2. „Für behebbare Sachmängel wird eine Frist zur Nacherfüllung von 3 Arbeitstagen vereinbart. Nach einem erfolglosen Nacherfüllungsversuch gilt die Nacherfüllung als fehlgeschlagen.“

Mit diesen Leistungsgarantien schützen Sie sich vor überzogenen Lieferantenversprechen

Wie Sie sich in Sachen Leistungsgarantien absichern, erfahren Sie heute von uns!Ihr Unternehmen bindet eine Menge Kapital für Einkauf und Betrieb der Maschinen oder Anlagen. Da ist es Ihr gutes Recht, für bestimmte wichtige Eigenschaften neben der allgemeinen Gewährleistung präzise formulierte Leistungsgarantien zu erhalten.

Leistungsgarantien sind keine Produktgarantien

Produktgarantien beziehen sich in der Regel auf Material- oder Montagefehler der eingekauften Güter.

Leistungsgarantien stehen dagegen für eine verbürgte Leistung, die Anlagen nach einem bestimmten Zeitablauf noch immer erbringen.

Die meisten Hersteller von Solarmodulen sichern ihren Kunden z. B. für 10 Jahre eine Leistungsgarantie von über 90 % zu und für 20 Jahre immer noch eine Stromleistung von 80 %.

Bestehen Sie auf Leistungsgarantien bei Ihrer Investitionsbeschaffung

Gesetzlich sind die Maschinenbauer dazu nämlich nicht verpflichtet! Die Hersteller gewähren ihren Kunden Leistungsgarantien sozusagen als Bonus. Sie werden von den Lieferanten nach dem Prinzip Freiwilligkeit abgegeben und können deshalb frei formuliert sowie frei vereinbart werden.

Was nicht heißt, dass Sie auf Leistungsgarantien bei Ihrer Investitionsbeschaffung verzichten sollten. Im Gegenteil: Nutzen Sie diese Garantien für Ihren nachhaltigen Einkaufserfolg und schreiben Sie sie bis ins Detail in Ihren Lieferverträgen fest, zum Beispiel:
wie entsprechende Anlagen- und Maschinenleistungen gemessen werden müssen, in welchen Intervallen diese Leistungsmessungen erfolgen, auf welche Weise Abweichungen ermittelt werden, ob und in welcher Höhe Vertragsstrafen bei Abweichungen vorgesehen sind, welche Nachbesserungsrechte dem Anlagenbauer zustehen etc.

Die Grenzen von Leistungsgarantien sind schnell erreicht

Lieferanten nutzen diese Garantien zum Beispiel gern als Verkaufsargument, um zu ihren Aufträgen zu kommen. Da wird selbst in Verhandlungen das Blaue vom Himmel versprochen und in den Vertragstexten auch niedergeschrieben, ohne dass erklärt und festgelegt wird, ob diese Garantien sinnvoll sind beziehungsweise wie sie gemessen, dokumentiert und bewertet werden.

Diese Art von Leistungsgarantien sind nicht nur bürokratische Papiertiger ohne jeden Nutzen, sie bergen auch allerhand Konfliktpotenzial, das sich meist in Rechtsstreitigkeiten entlädt.

Setzen Sie Leistungsgarantien taktisch klug ein

Leistungsgarantien ergeben dagegen Sinn, wenn sie an der richtigen Stelle und in einem vernünftigen Umfang eingesetzt werden (z. B. sind nicht Leistungsspitzen das Kriterium, sondern Durchschnittssätze).

Ein Schnell-Check für die Prüfung der Leistungs-Voraussetzungen:

Die Leistungswerte müssen objektiv und eindeutig messbar sein. Die Anlage muss die Leistung erbringen können, ohne dass zusätzliche Aufwendungen seitens Ihres Unternehmens nötig sind. Fremdeinwirkungen müssen ausgeschlossen sein bzw. zuverlässig registriert und dokumentiert werden können.

Ist das Wörtchen Bitte in Lieferantenverhandlungen tabu?

„Verhandlungen mit Lieferanten“: „Unser Chef behauptet, dass man Lieferanten gegenüber nie bitten soll, weil das ein Zeichen von Schwäche sei. Stimmt das?“Unsere Antwort lautet: Ein klares Nein. Denn Unfreundlichkeit und schlechte Manieren (egal, in welcher Dosis) kränken auch einen Verkäufer in seinem Selbstwertgefühl und sind keinesfalls ein Zeichen für die Stärke des Einkäufers.

Stärke und Souveränität werden dem Verhandlungspartner auf andere Weise vermittelt. Was würde Ihnen als Verkäufer besser gefallen: „Wir fordern eine kürzere Lieferzeit von Ihnen!“ oder „Bitte machen Sie uns konkrete Vorschläge zum Verkürzen der Lieferzeit!“?

Das Wörtchen „bitte“ ist die nette, höfliche Verpackung. „Der Ton macht die Musik“ ist eine ebenso alte wie richtige Volksweisheit.

Lieferanten-Olympiade 2016: Verleihen Sie Urkunden und Pokale für die Besten

Bei den Olympischen Sommerspielen in Rio de Janeiro versuchen die Athleten (Wettkämpfer), auf das Siegerpodest zu kommen. Ruhm, Ehre, Aufmerksamkeit und Geld sind den Gewinnern sicher.Beachten Sie: Siegen zu wollen, immer der Erste zu sein, ist eine tief verankerte Triebfeder im Menschen – ganz besonders bei Männern. Im Überlebens-, Konkurrenz- und Entscheidungskampf siegreich zu sein scheint also ein unvermeidliches Erbe der Evolution zu sein, behaupten jedenfalls manche Wissenschaftler. Was auch immer genau dahinter steckt:

Sicher ist, dass viele (große) Unternehmen dieses Bedürfnis in der Zusammenarbeit mit den Lieferanten (aus)nutzen.

Das Ziel ist klar: Neben dem Dank für die geleistete Arbeit soll natürlich der Ehrgeiz der Zulieferer weiter angestachelt werden. Wer möchte schon schlechter abschneiden als beim letzten Mal? Richtig: keiner. Wer einmal Lieferant des Jahres war, der gibt diesen Titel nur ungern wieder her.

Tipp: Belohnen auch Sie deswegen die besten Firmen aus dem Kreis Ihrer Hauptlieferanten.

Sieger-Kategorien

Neben einem Gesamtsieger küren viele Unternehmen weitere Lieferanten in verschiedenen „Disziplinen“.

Einige Beispiele:
„Qualität“, „Innovation“, „Liefersicherheit“, „Technologie“, „Logistik“, „Service/Dienstleistung“, „Kosten“, „Antwortzeit“…
Unser Tipp: Wählen Sie die für Sie wichtigen Kategorien. Wie sie heißen, ist gar nicht so wichtig.

Loben zieht nach oben

Wenn wir Lieferanten auszeichnen, dann kombinieren wir die starken Bedürfnisse (Motive) „Siegen“ und „Anerkennung“ miteinander.

Beachten Sie: Jeder Mensch wird gerne gelobt und belohnt. Nutzen Sie diese Kraft unbedingt. Laden Sie Ihre Hauptlieferanten (und alle, die das Potenzial dazu haben, es zu werden) ein und zeichnen Sie die besten vor „versammelter Mannschaft“ aus.

Wenn Sie es etwas stiller mögen, dann besuchen Sie die Preisträger, um das Lob vor Ort zu präsentieren. Sie unterstreichen mit dieser Geste zusätzlich den besonderen Wert der Geschäftsbeziehung. Wahrscheinlich wirken die kleinen Gesten sowieso besser als große „Jubel-Treffen“.

Pomp ist unpassend – finden Sie Ihre individuelle Strategie, Wertschätzung auszudrücken

Imitieren Sie die Einkaufsinstrumente der Großen nicht unüberlegt. Schauen Sie sich nur das Beste ab und passen Sie die Methoden Ihrer (mittelständischen) Einkaufswelt an. Also Adaptieren (anpassen) durch Transformieren (umwandeln).

Spielregeln für Ihre Lieferanten-Olympiade

Die Lieferantenleistungen werden regelmäßig (z. B. halbjährlich) und systematisch (mit einem Verfahren) bewertet. Die Lieferanten müssen Ihr Bewertungsverfahren und vor allem Ihre Bewertungskriterien (den Leistungsmaßstab) genau kennen. Die Lieferanten müssen vorher wissen, dass sie einen „Preis“ gewinnen können. Die Lieferanten müssen ebenso vorher wissen, dass es eine „Schwarze Liste“ gibt. Tipp: Verzichten Sie gegenüber Lieferanten auf alles, was dort die Frage / den Gedanken provozieren könnte: „Haben die Lieferanten das alles bezahlt?“. Je weniger Nachfragemacht Sie besitzen, desto wichtiger ist es, dass Sie die Marktkraft Wettbewerb geschickt nutzen.

Wie heißt es doch so schön: Konkurrenz belebt das Geschäft!

Fehlerhafte Rechnung – was tun?

„Ist in Lieferanten-Rechnungen mit mehreren Positionen bei einem Artikel ein zu hoher Preis berechnet, fordern wir eine Gutschrift an und halten die gesamte Rechnung so lange zurück, bis die Gutschrift eintrifft. Erst dann bezahlen wir die Rechnung mit dem vereinbarten Skontoabzug. Ist das juristisch in Ordnung?“Ohne Absprache ist es problematisch, die gesamte Rechnung über die vereinbarte Skontofrist hinaus zurückzubehalten.

Verlangen Sie stattdessen eine neue, korrekte Rechnung. Dann könnten Sie auch leichter argumentieren, dass die Skontofrist erst ab Eingang einer ordnungsgemäßen Rechnung zu laufen beginnt.

Wenn dieses Problem häufiger vorkommt, ist es auch sinnvoll, dies vorab im Rahmenvertrag zu regeln.

Beim Skonto handelt es sich juristisch betrachtet um eine Vereinbarung, die inhaltlich ein aufschiebend bedingter Teilerlass ist. Ein Teil der Forderung wird erlassen, sofern der Schuldner innerhalb der vereinbarten Frist bezahlt. Es kommt daher maßgeblich darauf an, ob hier eine Rechtzeitigkeit der Zahlung angenommen werden kann.

Fristbeginn ist bei vielen Skontoabreden der Zugang der Rechnung oder auch das Wareneingangsdatum, da viele Lieferanten die Rechnung schon vor der Lieferung senden. Sofern der richtige Rechnungsbetrag unschwer zu ermitteln ist, wird man davon auszugehen haben, dass auch die fehlerhafte Rechnung die Frist zum Laufen bringt.