Funktionierende Lieferantenbeziehungen: Leitlinien für bessere Kommunikation und mehr Leistung

Schriftliche Spielregeln sind die beste Basis für die Lieferanten-Bewertung. Haben Sie einen gegengezeichneten Lieferanten-Leitfaden von Ihren wichtigsten Zulieferern vorliegen? Nein? Dann wird es höchste Zeit dafür. Dieses Hilfsmittel erfreut nicht nur Auditoren im Rahmen von Zertifizierungsprojekten – das ist nur ein netter Nebeneffekt -, sondern transportiert vollständig die Wünsche, Erwartungen und Anforderungen Ihrer Firma an die Lieferanten.Beachten Sie: Anzunehmen, dass die (alten) Lieferanten ja genau wissen, worauf Sie Wert legen, ist ein weit verbreiteter Irrtum im Einkauf. Sie können einem Lieferanten gar nicht klar genug sagen, wie er zum Spitzenlieferanten wird.

Der Lieferanten-Leitfaden ist kein Einkaufshandbuch. Das Einkaufshandbuch ist nur für den internen Gebrauch und enthält viele Informationen, die keinen Lieferanten etwas angehen.

Der Lieferanten-Leitfaden ist dagegen praktisch eine ausführliche Checkliste oder ein Kompass für die störungsfreie Zusammenarbeit mit Ihrer Firma. Die schriftlich akzeptierte Lieferanten-Leitlinie ist praktisch ein Rahmenvertrag.

Die 6 Kapitel

1. Grundsätzliche Informationen

Dem Lieferanten wird kurz der Sinn und Zweck der Leitlinie erklärt. An dieser Stelle wird bereits darauf hingewiesen, dass die Kenntnisnahme des Leitfadens schriftlich erfolgt.

2. Informationsaustausch

Hier werden die folgenden Punkte geregelt: Lieferantenselbstauskunft, Ansprechpartner und Stellvertretung, Erreichbarkeit, Kommunikationssprache, Informationsweitergabe, elektronischer Datenaustausch, Geheimhaltungsvereinbarungen und Kommunikationspflicht. Der wichtigste Punkt ist zweifellos die Selbstanzeigepflicht: „Bei Problemen bezüglich der Lieferung, des Termins, der Qualität und/oder der Menge hat der Lieferant unverzüglich Meldung an die Profi AG zu machen.“

3. Bestellabwicklung

Unterschieden wird hier zwischen klassischer Bestellung (per Post, Fax, E-Mail oder EDI), Abruf aus dem Lieferplan (Rahmenvertrag) oder Belieferung per Kanban-System. Für die Bestellabwicklung per Lieferplanabrufe sind immer einige Begriffe von zentraler Bedeutung, die auf jeden Fall näher erläutert werden müssen.

4. Verpackung und Versand

Hier wird Folgendes geregelt: grundsätzliche Anforderungen an die Verpackung, Warenanhänger/VDA-Label, Lieferschein, Versandarten, Anlieferungszeiten, Lieferadressen und Lieferverzug (mit Pönale).

5. Qualität

Dieses sehr wichtige Kapitel regelt: Lieferantenbewertung, Kennzahlenermittlung, technische Lieferbedingungen, Notfallplan, Nacharbeiten/Reparaturen.

6. Zahlungsabwicklung

„Die Standard-Zahlungsbedingung der Profi AG ist 14 Tage abzüglich 3 % Skonto oder 90 Tage netto nach vollständiger und ordnungsgemäßer Vertragserfüllung sowie nach Erhalt der Rechnung.“

Ein sehr schönes Beispiel für einen zeitgemäßen Lieferanten-Leitfaden (21 Seiten) finden Sie auf www.winergyag. com unter „Download“. Sie können diese Vorlage schnell und einfach Ihren Vorstellungen anpassen.

Autor: Jens Holtmann, Kontakt: redaktion@einkaufsmanager.net

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