Preisarbeit: So legen Sie die Kostenstruktur Ihrer Lieferanten offen

In Zeiten boomender Rohstoff- und Energiepreise müssen Sie die Beschaffungsspielregeln ändern. Der Einkaufsmanager zeigt Ihnen in diesem Beitrag, wie Sie wichtige Argumente Ihrer Lieferanten als Scheinargumente entlarven können:

Wenn Lieferanten Preiserhöhungen ankündigen, arbeiten sie in der Mehrzahl immer noch mit diesen beiden Behauptungs-Taktiken: Die eigenen Vormaterial-Preise sind gestiegen (und steigen weiter). Es gibt (zusätzlich) Versorgungsprobleme (Mengen, Lieferzeiten, Preisbindung). Ihr Problem dabei: Sie kennen die Vormärkte Ihrer Lieferanten häufig gar nicht oder nicht gut genug, um diese Aussagen sofort als korrekt zu bewerten.Einkaufsmanager-Hinweis: In Preiserhöhungsbriefen (und auch in -verhandlungen) wird überwiegend behauptet, anstatt zu argumentieren.

Eine Behauptung wird zu einem Argument, wenn Sie einen Beleg/Beweis dafür haben. Diesen bleiben Ihnen die Lieferanten aber meist schuldig. Oder haben Sie schon einmal zusammen mit dem Erhöhungsschreiben eines Lieferanten Kopien seiner letzten Einkaufsrechnungen erhalten? Meistens müssen Sie sich selbst um das Beschaffen der Tatsachen kümmern.

Wenn Sie von Ihrem Lieferanten einen Erhöhungsbrief bekommen …

Ein beispielhaftes Lieferanten-Schreiben berichtet von unaufhörlichen Preissteigerungen für „Polymere“ und „Ruß“ – zwei wichtige Rohstoffe für Elastomer- und Verschleißschutzplatten. Wenn Sie sich bis zu diesem Tag nicht genau mit der Preisentwicklung dieser Materialien beschäftigt haben, müssen Sie dies jetzt tun.

Der Blick in die Bundesstatistik verrät uns, dass beispielsweise die Preise für „Polymere des Ethylens“ von Juli 2005 bis Juli 2006 um 15,7 % gestiegen sind. „Industrie-Ruß“ finden wir nicht in der Bundesstatistik, aber der Herstellungsprozess von Ruß verrät uns einiges.

Ruß wird in einer Brennkammer bei sehr hohen Temperaturen (1200 bis 1800 °C) durch Erdgas- oder Ölverbrennung erzeugt. Dort wird dann ein Rußrohstoff, meist aromatenreiche kohle- und erdölstämmige Ruß-Öle, eingedüst. Bei Erdgas und Öl ist der Blick in die Statistik schon fast überflüssig – wir wissen, dass die Preise explodiert sind.

Einkaufsmanager-Hinweis: Ob die Versorgungsengpässe wirklich bestehen, finden wir nur heraus, wenn wir Informationen von zuverlässigen Markt-Insidern besitzen.

Und so könnte Ihre Gegenreaktion aussehen

Die Lieferantenforderung zwingt Sie zu handeln. Neben dem Beschaffen von Preisdaten und Hintergrundfakten muss der Lieferant schnell (innerhalb von 2 Tagen) eine Antwort erhalten.

Einkaufsmanager-Praxis-Tipp: Zusätzlich können Sie dem Lieferanten auch Ihre Hilfe bei seinem Einkauf anbieten. Dass er dort Schwierigkeiten hat, gibt er in seinem Schreiben ja ganz offen zu.

Kümmern wir uns also um die Zahlen. Wie oben bereits gezeigt, sind die Preise für Polymere und Ruß tatsächlich gestiegen. Der Lieferant verlangt pauschal einen Zuschlag von 4,3 %. Um sicher beurteilen zu können, ob dieser Prozentsatz gerechtfertigt ist, brauchen Sie: die generelle Kostenstruktur der Elastomerplatten, den prozentualen Anteil der Polymere und Ruß an den Materialkosten der Elastomerplatten, die alten und neuen Einstandspreise für Polymere und Ruß des Lieferanten. Einkaufsmanager-Praxis-Tipp: Arbeiten Sie mit der Kostenstruktur Ihrer Lieferanten, die diese ja fast immer ins Spiel bringen – wenn auch nur sehr vage.

Im Kostenstruktur-Baum sehen Sie dann, wo die teurer gewordenen Materialien ihren Platz haben. Preissteigerungen in anderen Kostenblöcken gibt es laut Erhöhungsbrief nicht.

Noch einmal die Hauptfrage: Führt die Erhöhung bei den Material-Einzelkosten tatsächlich zu einer Verteuerung der Elastomerplatten von 4,3 %?

Falls Sie die Kostenstruktur eines Lieferanten nicht kennen, liefert die Fachserie 4 – Reihe 4.3 „Kostenstruktur der Unternehmen des Verarbeitenden Gewerbes“ des Statistischen Bundesamtes wertvolle Informationen. Zweifelt Ihr Lieferant die von Ihnen verwendeten Zahlen an, bitten Sie ihn einfach, seine Zahlen zu nennen, damit Sie sie in das Schema einsetzen können. Kommt er dieser Bitte nicht nach, dann rechnen Sie mit den vorhandenen Zahlen weiter.

Einkaufsmanager-Hinweis: Die Kostenstruktur ist auch ein „Lockvogel“, um echte Zahlen vom Verkäufer zu erfahren. Extreme Abweichungen von den Durchschnittswerten seiner Branche sind unwahrscheinlich und würden den Lieferanten in weitere Erklärungsnot bringen: „Wie kommt es, dass Ihre Zahlen so extrem von den anderen abweichen?“

Mithilfe der Kostenstruktur zerlegen Sie jetzt Ihren alten Einkaufspreis für die Elastomerplatten. In unserem Beispiel gehen wir von 100 € pro Einheit aus, damit Sie es leichter nachvollziehen können. Damit ergibt sich ein Materialkostenanteil von 53 €. Bei den Material-Einzelkosten setzen wir 80 % an, das ergibt 42,40 €.

Bei einem Polymer-Anteil von rund 70 % an den Material-Einzelkosten sind dies 29,68 €. Der Ruß (10 %) schlägt mit 4,24 € zu Buche, die restlichen Stoffe (20 %) mit 8,48 €. Da naturfarbene Elastomerplatten eingekauft werden, kann der Ruß von Anfang an ausgeklammert werden.

Auch die anderen Zutaten sind laut Lieferantenbrief unverändert geblieben. Erhöhen wir den Polymere-Anteil von 29,68 € mit der oben erwähnten Preissteigerung von 15,7 %, dann ergibt das einen neuen Polymere-Anteil von 34,43 €. Folglich erhöht sich der Material-Einzelkosten-Anteil auf 47,15 € und der Materialkostenanteil auf 57,75 €. Der neue Einkaufspreis von 104,75 € zeigt, dass der Lieferant seine Vormaterial-Preiserhöhung wahrscheinlich 1:1 weiterreicht. Wir können davon ausgehen, dass der Lieferant keine 15,7 % mehr für seine Polymere bezahlt – einen halbwegs vernünftig arbeitenden Einkauf vorausgesetzt.

Einkaufsmanager-Tipp: Viele Einkäufer kratzen bisher bei ihrer Preisarbeit nur an der Oberfläche ihrer Lieferanten. Das muss und wird sich in den kommenden Jahren ändern. Wer mehr Geld von uns haben will, der muss mit offenen Karten spielen (Einkaufskostentransparenz).

Ein Tipp zum Schluss: Vereinbaren Sie schriftlich mit Ihren Hauptlieferanten, dass er Sie unverzüglich informiert, wenn er wichtige Preis- und Marktinformationen erhält. Sie verschaffen sich nicht nur einen Vorsprung gegenüber Mitbewerbern, sondern auch zusätzlichen Handlungsspielraum.

Am besten bauen Sie parallel dazu ein eigenes „Preis-Frühwarn-System“ für die Vormaterialien Ihrer Hauptlieferanten auf. Der starke Aufwärtstrend bei den Polymer-Preisen wäre so frühzeitig erkannt worden.

Abonnenten des Einkaufsmanagers finden im Abonnenten-Bereich der Webseite das Berechnungs-Beispiel für die Preisanalyse bei Elastomerplatten.

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