Prozesskosten senken: Sparen Sie bis zu 15 € pro Lieferanten-E-Rechnung

Prozesskosten senken: Sparen Sie bis zu 15 € pro Lieferanten-E-Rechnung

Wie Sie mit E-Rechnungen bis zu 15 € pro Lieferanten-E-Rechnung sparen können und welche weiteren Vorteile E-Rechnungen sonst noch bringen erfahren Sie hier!10 bis 15 € pro Rechnung weniger kommen für Sie und Ihre Partner unterm Strich heraus, wenn Sie von der Papierversion auf elektronische Verarbeitungsprozesse umsatteln.

Voraussetzung ist natürlich, dass Ihre Lieferanten bei diesem Systemwechsel mitziehen. Als Verhandlungsprofi dürfte es Ihnen nicht schwerfallen, Ihre Geschäftspartner von diesem Wechsel zu überzeugen, auch wenn die notwendigen IT-Tools zunächst mit Zusatzkosten verbunden sind.

Dafür sind Ihre Argumente pro E-Rechnung einfach zu gut – bei den eingesparten Kosten angefangen. Großunternehmen haben die Vorteile eines elektronischen Rechnungsmanagements überwiegend längst erkannt.

Nach dem Wegfall des sogenannten Signaturgesetzes baut etwa die Robert Bosch GmbH ihr E-Rechnungsmanagement Schritt für Schritt aus. Bis 2018 wollen die Stuttgarter Einkäufer ihren Rechnungsverkehr mit 15.000 Lieferanten für Artikel des indirekten Einkaufs voll digitalisieren – und das weltweit!

Bis zum Jahr 2011 waren elektronische Signaturen Pflicht

Ohne eine elektronische Signatur durften E-Rechnungen weder verschickt werden, noch wurden sie amtlicherseits anerkannt. Dieser gesetzlichen Hürde ist es anzulasten, dass elektronische Rechnungen lange Zeit ein Mauerblümchendasein führten.

Heute dagegen ist es ohne Belang, ob eine E-Rechnung über eine Signatur verfügt oder nicht, sofern sie alle Pflichtangaben wie Absender, Adressat, Zahlsumme, Umsatzsteuer- Nummer usw. enthält.

Praxis-Tipp: E-Rechnungen müssen Sie nicht nur 10 Jahre lang aufbewahren, sondern auch in „elektronisch unveränderter Form“. So schreibt es der Gesetzgeber vor; ein Papierausdruck genügt nicht!

Die Liste der Vorteile von E-Rechnungen ist lang

Der Verband elektronische Rechnung (VeR, Verband-e-rechnung.org/de) hat die wichtigsten Vorteile zusammengetragen.

Auf der Habenseite stehen besagte Einsparsummen von 10 bis 15 €, weiß der VeR-Experte Donovan Pfaff zu berichten.

Hinzu kommen eine um rund 30 % reduzierte Bearbeitungszeit und eine erhöhte Bedienerfreundlichkeit. „Wenn Anfragen von Lieferanten zum Bearbeitungsstand einer Rechnung innerhalb von Sekunden beantwortet werden können, dann vertieft und verbessert das auch die Geschäftsbeziehungen“, so Donovan Pfaff wörtlich.

Speziell für den Einkauf nennt er diese 3 Vorteile:

1. Sie können Lieferpreise und Preisveränderungen samt grafischer Auswertung mit wenigen Mausklicks vergleichen.

2. In kürzester Zeit können Sie selbst große Datenmengen prüfen, durchsuchen oder analysieren.

3. Lückenlose E-Rechnungen vereinfachen Ihr Einkaufscontrolling.

Typisch für E-Rechnungen ist ein durchgängiges Daten-Management

Alle Prozessschritte erfolgen ohne Medienbrüche: von der Rechnungserstellung durch den Lieferanten bis zur Bearbeitung durch den Einkauf und letztendlich der Bezahlung durch die Finanzabteilung.

2 verbreitete Rechnungsformate sind:

ZUGFeRD (ein Akronym für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“). Das Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt. Die Version 1.0 ging vor gut 2 Jahren an den Start und hat sich hierzulande zur Nummer 1 der E-Rechnungssysteme entwickelt.

Ein Softwareanbieter ist die Düsseldorfer Basware GmbH (www.basware.de).

EDIFACT („Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport”) ist ein branchenübergreifender Standard für den elektronischen Geschäftsdatenaustausch, der 1986 von der UN veröffentlicht wurde. Ein EDIFACT-Anbieter ist die Kölner GS1 Germany GmbH .gs1-germany.de

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