So mahnen und reklamieren Sie konsequent bei geplatzten Lieferterminen (1)

Es kommt vor, dass die Ware, die der Kunde kaufen oder bestellen möchte, gerade nicht vorrätig ist. In diesem Fall haben Sie 2 Möglichkeiten: Sie können Sie bestellen, was aber bedeutet, dass der Kunde warten muss. Oder aber Sie machen ihm geschickt ein Ausweichangebot.

Wir empfehlen folgende Vorgehensweise:

Der Kunde wünscht das Produkt x. Sie bieten ihm zuerst Produkt y an. Sie erklären ihm erst danach, dass das Produkt x zur Zeit nicht vorrätig ist. Sie erklären ihm, dass Produkt y den gleichen Zweck erfüllt und genauso gut ist wie Produkt x.

Beachten Sie dabei:Zum Glück sind Rechtsstreitigkeiten zwischen Einkaufsabteilung und deren Lieferanten die Ausnahme – Einigungen finden überwiegend außergerichtlich statt. Und dennoch haben diese Einigungen oftmals ein G’schmäckle: Sie stellen viel zu oft einen Kompromiss dar, obwohl der Einkäufer absolut im Recht ist.

Eine faire Lösung heißt, dass der Schadensverursacher für den von ihm verursachten Schaden aufkommt. Um die Wahrscheinlichkeit für eine solch faire Lösung zu erhöhen, ist es insbesondere für Sie als Einkäufer wichtig, die rechtlichen Grundlagen zu kennen und anzuwenden sowie ein vernünftiges Bestell- und Mahnwesen zu haben.

Wenn Ihr Lieferant Ihnen eine abweichende Auftragsbestätigung geschickt hat …

Machen Sie sich im Verzugsfall zuerst immer klar, ob (!) und zu welchen Konditionen ein Vertrag zwischen Ihnen und Ihrem Lieferanten zu Stande gekommen ist. Bedenken Sie dabei den oft vorkommenden Fall, dass ein Lieferant in seiner Auftragsbestätigung von Ihrer Bestellung abweichende Angaben gemacht hat, die von Ihnen dann stillschweigend toleriert wurden.

Beachten Sie: Sie müssen dem Lieferanten widersprechen, wenn Sie mit dem Inhalt seiner Auftragsbestätigung nicht einverstanden sind. Die beste Auftragsbestätigung ist Ihre – vom Lieferanten abgestempelte und unterschriebene – Bestellung.

Einkaufsmanager-Praxis-Tipp: Akzeptieren Sie abweichende Konditionen in der Auftragsbestätigung des Lieferanten, sollten Sie diese in Ihre Bestellung übernehmen (Bestelländerung) und dem Lieferanten unbedingt zuschicken!

Warum eine sorgfältige Datenpflege so wichtig ist

Die vereinbarten Konditionen müssen im EDV-System eingepflegt sein. Was zuerst trivial erscheint, relativiert sich, wenn man die gängige Bestellpraxis kennt: Oft wird (auch ohne jegliche Berücksichtigung von vereinbarten Wiederbeschaffungszeiten) der eigene „Wunschtermin“ als Bestelltermin in die Bestellung eingesetzt. Und der kann auch in der Vergangenheit liegen, was die Bestellung unter seriösen Gesichtspunkten zur Farce macht!

Der Lieferant wird bei solchen Lieferterminwünschen gezwungen, in seiner Auftragsbestätigung (s)einen realistischen Liefertermin einzusetzen. In einigen Fällen wird dann dieser spätere Liefertermin stillschweigend vom Kunden akzeptiert, aber nicht im EDV-System „nachgepflegt“.

Die Konsequenz: Der tatsächliche Liefertermin wird an dem im EDV-System eingegebenen Liefertermin (also dem unrealistischen Bestelltermin) gemessen und nicht korrekterweise an dem vom Lieferanten genannten Termin.

Den gleichen Fehler gibt es auch bei vom Lieferanten abweichend bestätigten Mengen, insbesondere wenn in der Bestellung nicht bekannte oder gängige Verpackungseinheiten berücksichtigt wurden, die aber vom Lieferanten in der Auftragsbestätigung bestätigt wurden.

Beachten Sie: Der Lieferant handelt in beiden Fällen korrekt. Es ist nicht seine Pflicht, genau Ihre Bestellkonditionen zu akzeptieren.

Insbesondere ist er auch vertragsjuristisch auf der sicheren Seite, denn seine abweichende Auftragsbestätigung gilt als ausdrückliche Ablehnung Ihrer Bestellung und als neues Vertragsangebot (das Sie in allen Details annehmen, wenn Sie die gelieferte Ware annehmen und im Vorfeld nicht qualifiziert auf sein neues Vertragsangebot reagiert haben).

Einkaufsmanager-Praxis-Tipp: Pflegen Sie Ihre Stamm- und Bewegungsdaten! Diese Arbeit ist zwar nicht beliebt, aber unausweichlich. Bezüglich der Stammdaten gilt dies insbesondere für die artikelbezogene Wiederbeschaffungszeit, für Mindestmengen und für Verpackungseinheiten.

Hinsichtlich der Bewegungsdaten betrifft es – bezogen auf das Mahn- und Reklamationswesen – hauptsächlich die Bestelländerungen, die notwendig(!) sind, wenn der Lieferant in seiner Auftragsbestätigung abweichende Konditionen niederschreibt.

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