So mahnen und reklamieren Sie konsequent bei geplatzten Lieferterminen (2)

Ist Ihnen Folgendes schon mal passiert? Eigentlich waren Sie nur als Teilnehmer geladen. Eine Viertelstunde vor Veranstaltungsbeginn nimmt Sie der Geschäftsführer beiseite und bittet Sie, vorab etwas zur strategischen Ausrichtung Ihrer Verkaufsaktivitäten zu präsentieren … eine Katastrophe? Nicht, wenn Sie für alle Fälle ein „Notfall-Programm“ aus der Tasche ziehen können.

Unser Tipp: Retten Sie sich mit der 5-Schritt-Methode:

Starten Sie wöchentlich mindestens einen automatisierten „Mahnlauf“, um Lieferverzüge festzustellen und die Lieferanten zu informieren. Natürlich mit dem Hinweis, dass sich der Lieferant bereits in Verzug befindet und er sich innerhalb eines Werktags mit einer verbindlichen und schriftlichen Aussage über zukünftige (Teil-)Lieferungen bei Ihnen melden muss. Mehr brauchen Sie nicht zu schreiben; die Konsequenzen, die ihm daraus drohen können, kennt er mit Sicherheit.

Einkaufsmanager-Praxis-Tipp: Geben Sie dem Lieferanten 2 oder 3, aber keinesfalls mehr als 5 Werktage Zeit zur Reaktion. Sie signalisieren sonst, dass die Lieferung ja nicht so dringend benötigt wird.

Selbstverständlich werden Sie es bei sehr dringend benötigten Teilen nicht nur bei dem systematischen und formalen Mahnwesen belassen, sondern umgehend mit dem Lieferanten telefonieren, auf verbindliche(!) Aussagen drängen und sich diese notieren.

Lieferverzug: Welche Kostenbelastung Sie Wiederholungstätern aufbürden können

Sollte eine weitere Mahnung fällig werden (in der Regel eine Woche später), wird der Ton etwas schärfer. Sie fordern deutlich bis zu einer gewissen Frist (bestimmtes Datum) die ordnungsgemäße Lieferung und verweisen den Lieferanten auch darauf, dass es in seinem Interesse sein muss, um die ihm entstandenen und weiter entstehenden Kosten (Fertigungsausfall bei Ihnen, Vertragsstrafen, Folgekosten etc.) zu minimieren!

Ausdrücklich behalten Sie sich vor, Ihnen entstandene Kosten, die aus dem Lieferverzug resultieren, dem Lieferanten zu belasten.

Einkaufsmanager-Praxis-Tipp: Bitte setzen Sie nur realistische Stundensätze und Folgekosten an, wenn Sie dem Lieferanten tatsächlich eine Belastung aufgrund seines Lieferverzugs senden.

Alles andere gibt berechtigten Grund zur Zahlungsverweigerung seitens des Lieferanten und nötigt Sie zu Verhandlungen und Kompromissen, die Sie vermeiden sollten. Sie wollen doch nur, was Ihr Recht ist: nämlich dass der Lieferant Ihnen den von ihm verursachten Schaden ersetzt.

Fordern Sie ihn auch auf, den Grund für seinen Lieferverzug zu erklären! Sie haben ein Recht darauf, dies zu erfahren: Schließlich müssen Sie sich fragen, ob der Lieferant für Sie ein ernsthaftes Problem darstellen kann, also erneute Lieferverzüge nicht auszuschließen sind.

Spätestens bei wiederholtem Lieferverzug müssen Sie den Lieferanten zu einem ernsthaften Gespräch einladen – oder sich zu ihm begeben. Sonst lernt der Lieferant schnell, dass seine Lieferverzüge keine echten Konsequenzen haben oder sich der Kunde am Ende daran gewöhnt und einfach früher bestellt! Auch das ist – selten. Aber immerhin – erlebte Praxis.

Einkaufsmanager-Praxis-Tipp:Seien Sie konsequent! Aber Sie können nur glaubhaft sein, wenn Sie selbst Ihr Bestell- und Mahnwesen im Griff haben.

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