Defizite erkennen – Ermitteln Sie Ihren Qualifizierungsbedarf

Beseitigen Sie dabei die größten Knowhow-Defizite und Weiterbildungshemmnisse!
Ob die weiter schwelende Wirtschaftskrise, ob neue Technologien oder sich rasant wandelnde Märkte: Unternehmen müssen sich immer schneller auf Veränderungen in ihrem Wettbewerbsumfeld einstellen.Das gilt nicht zuletzt auch für den Einkauf. Mit einer rein administrativen Beschaffung ist kein Blumentopf mehr zu gewinnen. Einkauf muss heute – und in Zukunft immer mehr – zu einer strategischen Unternehmensfunktion ausgebaut werden.

Wer zuletzt lernt, den bestraft das Leben

Die Studie der Bonner Beratungsagentur BrainNet (www.brainnet.com) „QUEST – Perspektiven strategischer Qualifizierung im Einkauf“ liest sich wie eine Abwandlung des berühmten Ausspruchs von Michail Gorbatschow, dem einstigen Kreml-Chef. BrainNet befragte über 40 Chief Procurement Officers (CPO) weltweit führender Unternehmen wie Bombardier, Coca-Cola oder Lufthansa. Die CPOs nannten als größte Herausforderung für ihre Unternehmen die Globalisierung mit ihren sich wandelnden Marktkräften. Danach wird die Hälfte ihrer Einkaufsmitarbeiter schon in wenigen Jahren diesen neuen Herausforderungen nicht mehr gewachsen sein.

Beachten Sie: Die Qualifizierungsbudgets deutscher Unternehmen im Einkauf betragen rund 875 € pro Mitarbeiter und Jahr (9-mal weniger als im Vertrieb!).

Weiterbildung ist Chefsache

In den Unternehmensführungen sind diese Zahlen kaum bekannt oder werden ignoriert. Denn nach wie vor gilt als Heilsbringer einer jeden Firma der Verkauf. Doch die gegenwärtige Krise mit ihren sinkenden Umsatzzahlen hat gezeigt, wo die wirklichen Potenziale liegen – in der Beschaffung! Hier werden die schwarzen Zahlen geschrieben.

Um diese aus ihrer Statistenecke herauszuholen, gerade auch in Sachen Weiterbildung und Qualifizierung, muss sich vor allem die Unternehmensführung ins Zeug legen. Mit ein paar Ad-hoc-Aktionen ist es allerdings nicht getan. Weiterbildung ohne System bleibt nur (teuer bezahltes) Stückwerk.

Zu kurz gedacht sind auch bloße Anpassungsqualifizierungen. Das grundsätzliche Ziel einer jeden Maßnahme sollte nicht nur eine Wissens-, sondern auch eine Kompetenzerweiterung sein. Nur so lassen sich dauerhaft Produktivität, Arbeitsqualität und Zukunftsorientierung des Einkaufs sichern.

An oberster Stelle geklärt werden müssen die folgenden Fragen: Gibt es ein Weiterbildungsprogramm (Umfang, Güte)? Sind realistische Budgets eingeplant (insgesamt, verteilt auf Maßnahmen/ Mitarbeiter)? Wer plant Weiterbildungsmaßnahmen (eigene Abteilung, Externe)? Wer entscheidet über Qualifizierungsaktivitäten (Firmenchef, Abteilungsleiter)?

Die Basis muss stimmen

Um sich als Einkäufer weiterbilden zu können, muss man erst einmal über ein fachliches Grundwissen verfügen. Sollte es auf diesem Feld Defizite geben, müssen die zuallererst beseitigt werden

Beachten Sie: Strategisch arbeitende Einkäufer müssen bei den heutigen Anforderungen über eine spezielle Ausbildung verfügen, z. B. „Geprüfte/r Fachkaufmann/ Fachkauffrau Einkauf und Logistik“ (IHK), siehe Seite 8.

Was hält Mitarbeiter vom Lernen ab?

Bildungsdefizite sind nicht immer leicht zu erkennen. Wer gibt schon gern zu, in seinem Fach nicht mehr auf dem neuesten Stand zu sein. Manchmal muss man etwas tiefer bohren, um an die eigentlichen Ursachen heranzukommen. Denn die wenigsten Einkaufsmitarbeiter drücken sich aus Bequemlichkeit und Desinteresse vor Weiterbildungsmaßnahmen.

Widerstände haben meist eine Vorgeschichte, z. B. in falschen Angeboten (zeitlich, inhaltlich), schlechten Erfahrungen mit anderen Bildungsmaßnahmen, geringer Praxisnähe der Fortbildungen, unklarer Finanzierung, der täglichen Arbeitsbelastung, familiären Verpflichtungen.

Beteiligen Sie Ihre Mitarbeiter

Je eher Sie Ihre Einkaufsmitarbeiter in die Entscheidungsfindung geplanter Qualifizierungen einbinden, umso besser. Denn in der Regel wissen die Betroffenen am besten, wo ihnen in Sachen aktuellem Wissen und Knowhow der Schuh drückt.

Um den Qualifizierungsstand und -bedarf in Ihrer Abteilung zu ermitteln, gehen Sie am besten deduktiv vor (vom Allgemeinen zum Besonderen). Fangen Sie beispielsweise mit einem Meeting an, in dem Sie Ihre Ideen und Vorstellungen präsentieren. Formulieren Sie die Stärken Ihrer Mitarbeiter/ Abteilung. Skizzieren Sie, wo es Verbesserungsbedarf gibt. Benennen Sie Problemfelder genauer. Bieten Sie Lösungsvorschläge an.
Praxis-Tipp: Für kleine Einkaufsabteilungen (unter 10 Mitarbeiter (MA)) empfehlen sich darüber hinaus persönliche Mitarbeitergespräche und für große Abteilungen (über 20 MA) schriftliche Befragungen.

Mit einer Analyse fängt alles an

Die nachfolgenden Schritte werden nun immer konkreter (deduktive Methode). Die Lösungsvorschläge des Meetings werden zunächst auf ihre Mach- und Finanzierbarkeit überprüft, etwa durch einen Beauftragten, innerhalb einer Projektgruppe, eines Qualitätszirkels o. Ä. Wobei die Bildungsbedarfsanalyse immer über einen bloßen Soll-Ist-Vergleich der individuellen Stärken und Potenziale der Mitarbeiter hinausgehen sowie zukünftige Entwicklungen am Markt und im eigenen Unternehmen berücksichtigen sollte: Wo wird es die größten Änderungen geben? Welche Mitarbeiter werden am stärksten betroffen sein? Über welche Qualifikationen verfügen sie? In welchen Kategorien haben sie Weiterbildungsbedarf?
Haben Sie diese Fragen geklärt, geht es an die Planung und Umsetzung spezifischer Qualifizierungsmaßnahmen. Neben den einzelnen Lerninhalten und Lernzielen muss organisatorisch festgelegt werden: Erfolgt die Fortbildung intern? Werden externe Trainer/Coaches benötigt? Besuchen Mitarbeiter Kurse an Weiterbildungsinstituten? Werden Fern-/Abendstudienangebote genutzt?
Beachten Sie:Führungskräfte sind selbstverständlich nicht von der Weiterbildungspflicht ausgeschlossen. Sie müssen ihre speziellen Fachkompetenzen ebenfalls auf den neuesten Wissensstand bringen, beispielsweise in diesen Themenbereichen: Einkaufsstrategie Einkaufsorganisation Einkaufs-Controlling elektronischer Einkauf (E-Procurement) Führungs-Knowhow Mitarbeitermotivation

Das Lern-Controlling nicht vergessen!

So wichtig es ist, die genauen Ziele einer Weiterbildungsmaßnahme so konkret wie möglich zu formulieren, so wichtig ist auch die Kontrolle dieser Maßnahmen. Legen Sie deshalb schon bei der Planung fest, wie Sie die Lernerfolge Ihrer Mitarbeiter überprüfen: Teilnahmebescheinigungen Wissenstests Feedback-Gespräche Nachweise in der Einkäuferpraxis
Zum Lern-Controlling gehört immer ein gewisses Maß an Fingerspitzengefühl, wenn es nicht als simple Kontrolle missverstanden werden soll. Vielmehr sollte ein gutes Lern-Controlling die Wichtigkeit einer Schulung unterstreichen. Haben Sie oder einer Ihrer Mitarbeiter einen Kurs erfolgreich – und vor allem für die Einkäuferarbeit auch mit Gewinn bringenden Erkenntnissen – abgeschlossen, lassen Sie andere an Ihrem Knowhow- Zuwachs teilhaben. Etwa in Form eines kurzen Vortrags, den Sie gleich als Mini- Schulung nutzen.

Denken Sie auch an die Geschäftsleitung

Ihr Geschäftsführer wird an dieser Mini- Schulung ganz sicher nicht teilnehmen können. Dennoch wird er wissen wollen, ob das Geld für die Weiterbildungsmaßnahme sinnvoll angelegt war. Bestens geeignet sind dafür grafisch gut aufbereitete Executive Summarys (max. 2 Seiten), u. a. mit diesen Inhalten: Situation vor der Fortbildung (Mängel, Engpässe) Kursinhalte (Themen, Zeiten, Teilnehmer, Preise) Situation nach der Fortbildung (Einsparungen, Prozessoptimierungen)

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