Projekt 2014: Einkäufer Alltag besser organisieren

Jeder Tag hat 24 Stunden – wem das zu wenig ist, der hat ein Organisationsproblem. Solche „Schlecht-Organisierer“ gibt es offensichtlich eine ganze Menge. Denn vom Dauerthema Zeitorganisation lebt inzwischen eine ganze Beratungsindustrie. Das einfachste wäre natürlich, sein Handy in den nächsten Gully zu werfen, und man hätte mit einem Schlag sein Zeit-Depot kräftig aufgefüllt. Das aber wollen viele gar nicht. In der Öffentlichkeit den Dauergestressten zu geben, ist heutzutage genauso ein Statussymbol wie ein teures Auto – oder eben ein iPhone.

Arbeit besser organisieren: Das Gesetz des Rhythmus

Falls Sie sich zu diesen lustvoll Gestressten zählen, ignorieren Sie diesen Beitrag einfach. Falls nicht, machen Sie sich daran, Ihre Zeit und damit Ihre Arbeit besser zu organisieren.

Bringen Sie zuallererst Rhythmus in Ihren Arbeitstag. Einen naturgegebenen Takt hat im Grunde jeder in sich. Er ist den meisten nur abhandengekommen. Leistungsdruck, Stress und Hektik auf Dauer haben unser Gespür für den Dreitakt eines Handlungszyklus (eine Arbeit beginnen, durchführen und abschließen) arg beschädigt: Erwecken Sie dieses Rhythmusgefühl zu neuem Leben.

Arbeiten Sie nach dem Muster der Handlungszyklen mindestens 1 Stunde pro Tag – beispielsweise früh am Morgen, wenn die Büros kaum besetzt sind. Sie werden in dieser Zeit das Doppelte und Dreifache von gewöhnlichen Stresstagen schaffen.

Praxis-Tipp: Öffnen Sie aber nie mehr als einen Handlungszyklus (beginnen – durchführen – abschließen). Tun Sie es doch, unterbrechen Sie sich und sind folglich weniger produktiv.

Unterbrechungen sind der Zeitkiller Nummer 1

Wie zerstörerisch Unterbrechungen wirken können, weiß man spätestens seit dem Mittelalter.

Eine oft praktizierte Foltermethode war damals, die Delinquenten in der Nacht immer wieder zu wecken. Die Folterknechte unterbrachen also ganz bewusst ihren Schlaf, um sie aus dem Rhythmus zu bringen. Wenn das Mittelalter, zumindest in unseren Breiten, auch längst Vergangenheit ist: Störungen und Unterbrechungen sind in Büros bzw. Unternehmen weiterhin aktuell, quasi als Foltermethode der Neuzeit.

Heute haben sich iPhone & Co. zu wahren Tyrannen entwickelt. Auch wenn es zu Ihrem Job gehört, für Kollegen und Lieferanten erreichbar zu sein, verhindern Sie, dass diese Erreichbarkeit zur Folter wird!

Extra: 5 Tipps, wie Sie der eMail-Flut Herr werden

E-Mails sortieren kostet viel Zeit, bringt aber wenig. Schreiben Sie selbst weniger E-Mails. Machen Sie sich zum Grundsatz: Was Ihnen früher ein Fax oder ein Anruf wert war, ist auch heute eine E-Mail wert. Alles andere kann unter den Tisch fallen. Beantworten Sie nicht sofort jeden Posteingang (ausgenommen wirklich Wichtiges). Schreiben Sie knapp und präzise (wenn möglich Standardvorlagen benutzen). Fakten sind das Salz in der E-Mail- Suppe, keine Emotionen (die sind persönlichen Gesprächen vorbehalten).

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