Selbstmanagement: Die Ampel-Technik für mehr Ordnung

Schnelle Hilfe, wenn Papiere und Ordner auf Ihrem Schreibtisch zu Türmen anwachsen. Äußere Ordnung schafft auch innere Ordnung, sagt der Volksmund. Recht hat er.

Wenn Sie immer wieder wichtige Unterlagen suchen müssen, um sie schließlich dort zu finden, wo sie eigentlich nicht hingehören, sollten Sie an Ihrem Arbeitsstil feilen.Selbstmanagement: Gehen Sie dabei mit System vor:

Schritt 1: Möbel rücken
Sehen Sie sich in Ihrem Büro um? Wo steht was? Sind Schreibtische, Ablagen, Papierkörbe, Regale usw. so zueinander aufgestellt, dass Sie sie nicht nur auf kürzestem Weg, sondern auch ohne Hindernisse (Grünpflanzen, Säulen, Mauervorsprünge) erreichen? Wenn nicht, machen Sie sich ans Möbelrücken. Probieren Sie ein paar Varianten aus.

Schritt 2: Sorgen Sie für klare Verhältnisse
Die Ablageordner stehen fein säuberlich im Regal, klar. Doch das reicht nicht. Ihre Systematik sollten auch Fremde nachvollziehen können. Falls nicht, empfehlen wir Ihnen eine 4er-Teilung: Arbeitsakten für aktuelle Projekte und Routineaufgaben, möglichst in Griffweite (z. B. in Hängeregistern) Lieferantenakten aller aktiven Geschäftsbeziehungen (die anderen wandern ins Archiv) Planungsakten für zukünftige Einkaufsaktivitäten Archivakten, die selten gebraucht werden, aber aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen Praxis-Tipp: Verschiedenfarbige Aufkleber oder Mappen mit nachvollziehbaren Kürzeln oder Schlagwörtern erleichtern das Auffinden der Ordner – Ihnen persönlich, aber auch Ihren Kollegen, beispielsweise für den Fall einer Vertretung. Denken Sie dabei auch an die elektronischen Dokumente. Auch dort sollte es für Dritte überschaubar zugehen.

Schritt 3: Die Ampel zeigt Ihnen den Weg
In den meisten Büros sind allerdings nicht Akten das Problem, sondern die Berge von Briefen, Formularen und Schriftstücken. Doch auch denen sind Sie nicht hilflos ausgeliefert. Teilen Sie die Stapel auf. Aber mit System: etwa nach dem 3-teiligen Ampelprinzip Rot-Gelb- Grün: Rote Ablage: das Achtung-Zeichen für den Posteingang. Hier hinein kommen alle eingehenden Schriftstücke. Akkurat nach Datum oder Wichtigkeit sortiert. Machen Sie sich dabei zum Grundsatz: Einmal anfassen heißt auch immer sofort erledigen! Gelbe Ablage: das Wartezeichen für Briefe etc., die Sie noch nicht beantworten konnten, weil Zuarbeiten von anderen Abteilungen oder Kollegen fehlen. Länger als 2 bis 3 Tage sollte aber nichts in der gelben Ablage liegen. Grüne Ablage: das Erledigt-Zeichen. Machen Sie es sich zum Prinzip, die grüne Ablage täglich zu leeren und alle Unterlagen sofort abzuheften oder an die entsprechenden Abteilungen weiterzuleiten. Autor: Jens Holtmann,

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