Vertragsschluss: So sicher ist die digitale Signatur im E-Mail-Verkehr

Nicht nur unter Einkäufern nimmt der E-Mail-Verkehr zu. Immer häufiger werden auch rechtlich bindende Vereinbarungen auf diesem Weg getroffen. Doch rechtlichen Beweiswert hat eine E-Mail nur, wenn sie mit einer digitalen Signatur versehen ist – was bisher allerdings noch kaum der Fall ist. Um bei diesem Thema Klarheit zu schaffen, hat der Einkaufsmanager die wichtigsten Aspekte für Sie zusammengefasst:So funktioniert die digitale Signatur Will der Absender eines Textes diesen mit seiner digitalen Signatur versehen, ruft er hierzu ein Unterschriftenprogramm auf. Das berechnet aus dem Text einen bestimmten Rechenwert. Dann ruft der Absender seinen privaten, nur ihm bekannten Schlüssel auf, der entweder auf der Festplatte oder einer Chipkarte abgelegt ist. Diesen Schlüssel hat der Absender von einer Zertifizierungsstelle (z. B. Post AG) erhalten, bei der er sich hierzu persönlich ausweisen musste.

Aus diesem privaten Schlüssel und dem auf den Text bezogenen Rechenwert wird nunmehr ein Rechenergebnis berechnet. Dieses Rechenergebnis passt nur auf diesen Text – verknüpft mit dem privaten Schlüssel. Nur eine kleine Veränderung des signierten Textes – und sei es nur das Hinzufügen eines Zeichens – würde zu einem anderen Rechenergebnis führen.

Der Absender sendet seinen signierten Text nunmehr an den Empfänger. Dieser kann jetzt mit Hilfe des öffentlichen Schlüssels überprüfen, ob der empfangene Text vom Absender stammt und unverändert ist. Den öffentlichen Schlüssel erhält der Empfänger entweder direkt vom Absender oder über öffentlich erreichbare Telekommunikationsverbindungen, z. B. über einen Public-Key-Server. Nur wenn der empfangene Text völlig unverändert ist, teilt das Prüfprogramm ein positives Prüfergebnis mit (z.B. „Signatur korrekt“ oder „Text authentisch“). Wurde dagegen während der Übertragung eine Veränderung am Text oder an der Unterschrift vorgenommen, meldet das Prüfprogramm, dass die Signatur nicht korrekt ist.

Beweiswert der digitalen Signatur Die dargelegte Funktionsweise der digitalen Signatur zeigt bereits, dass ihr ein wesentlich höheres Sicherheitsniveau zukommt als zum Beispiel einer Telekopie (Telefax). Zusätzlich wird der Beweiswert der digitalen Signatur durch das Signaturgesetz und die Signaturverordnung erhöht, die die Anforderungen an die digitale Signatur regeln.

Inzwischen ist im Rahmen der Umsetzung einer entsprechenden EU-Richtlinie auch im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und in der Zivilprozessordnung (ZPO) eine weitgehende Gleichstellung von digital signierten mit handschriftlich unterzeichneten Dokumenten erfolgt. So sind z.B. die Schriftformregelungen aus dem BGB (§§ 126 ff. BGB) dahingehend ergänzt worden, dass die gesetzliche Schriftform durch die sog. qualifizierte digitale Signatur (diese unterliegt besonderen Sicherheitsvorschriften nach dem Signaturgesetz) und die vertragliche Schriftform durch eine sog. einfache digitale Signatur ersetzt werden können. Die für die Beweisbarkeit von Vertragsabschlüssen wichtigste Bestimmung ist in die ZPO aufgenommen worden. Nach dem neu eingefügten § 292a ZPO begründet eine mit einer qualifizierten Signatur versehene und entsprechend dem Signaturgesetz geprüfte Willenserklärung den Anschein der Echtheit der Erklärung. Dieser Anscheinsbeweis kann nur durch Tatsachen erschüttert werden, die es ernsthaft als möglich erscheinen lassen, dass die Erklärung nicht mit dem Willen des Signaturschlüssel-Inhabers abgegeben worden ist. Wenn also ein Lieferant behauptete, er habe nie eine Auftragsbestätigung gesendet, dann hätte der Einkäufer sehr gute Chancen, zu seinem Recht zu kommen, wenn die E-Mail-Auftragsbestätigung mittels einer qualifizierten digitalen Signatur auf Basis des Signaturgesetzes unterzeichnet worden wäre. Es ist davon auszugehen, dass dem Einkäufer in diesem Fall der Beweis der Echtheit und Unverfälschtheit der Auftragsbestätigung und damit der Nachweis über das Zustandekommen des Vertrages gelingen würde.

Einkaufsmanager-Expertentipp: Beachten Sie, dass bei nicht digital signierten Dokumenten eine erhebliche Rechtsunsicherheit im Hinblick auf die Beweisbarkeit des Vertragsabschlusses besteht. Auf der sicheren Seite sind Sie derzeit nur mit digitaler Signatur.

5 ungewöhnliche, aber sehr wirksame Verhandlungstaktiken für Ihre Lieferantengespräche

Preisverhandlungen mit Verkäufern sind sehr komplex. Es laufen mehrere Prozesse gleichzeitig auf verschiedenen Ebenen ab. So müssen Sie sich zum Beispiel nicht nur um die Beziehung zu Ihrem Verhandlungspartner kümmern, sondern auch um dessen Absichten, die Ziele seiner Firma, seine Persönlichkeit sowie die Geschichte Ihrer Geschäftsbeziehung.

Im Verhandlungsprozess sind Sie gleichzeitig aber auch mit Ihren Zielen und Absichten und auch mit der eigenen Person beschäftigt. Haben Sie mitgezählt? Das sind schon 5 Ebenen. Letztlich ist eine Verhandlung und damit auch die zwischenmenschliche Kommunikation so vielschichtig, dass selbst Psychologen auf Erklärungsmodelle zurückgreifen müssen. Doch wenn Sie ein paar psychologische Gesetzmäßigkeiten beachten, können Sie in Verhandlungen durchaus punkten. Lesen Sie in diesem Beitrag des Einkaufsmanagers , wie Sie das geschickt anstellen.

5 ungewöhnliche Taktiken für Ihre Einkaufsverhandlungen

1. Aktiv sein: Wer agiert, führt und gewinnt! In den meisten Fällen ist es ratsam, von Beginn an in der Verhandlung das Ruder zu übernehmen. Sie agieren, indem Sie fordern, fragen, präsentieren, argumentieren oder schweigen. Besonders das Fordern ist sehr hilfreich. Ausdauernd immer wieder dieselbe Forderung zu stellen, unabhängig davon, was die Gegenseite Ihnen anbietet, verunsichert in den meisten Fällen Ihren Verhandlungspartner.

Einkaufsmanager -Expertentipp: Unsicherheit führt automatisch in die Defensive. Ebenfalls sehr wirksam ist das Schweigen. Selbstbewusst und konsequent eingesetzt, führt auch diese Taktik zu Unsicherheiten beim Verkäufer. Die Verunsicherung Ihres Gesprächspartners ist aber nicht der alleinige Grund für sein Einlenken.Viele Menschen streben den kurzfristigen Triumph an, d. h. sie wollen auf Biegen und Brechen ein Erfolgserlebnis für sich selbst und die Firma, und zwar jetzt und sofort. Hinzu kommt das Gefühl, klug taktiert und verhandelt zu haben.

2. Mutig sein: Es ist auch hier wie überall im Leben: Den Mutigen gehört die Welt! Ängstlichkeit und ein ausgeprägtes Harmoniebedürfnis sind Gift für jede Verhandlung. Vielen Menschen sind Konflikte, und seien sie noch so klein, unangenehm. Sie geben um des lieben Friedens willen lieber nach. Beim Verhandeln ist es manchmal wie beim Boxen: Wenn Sie Ihren Gegner in einer Ecke festnageln können, dann tun Sie es!

Einkaufsmanager -Expertentipp: Ein wenig Druck aufzubauen, ist erlaubt – nur „Tiefschläge“ sind verboten. Es ist gefährlich, auf das Führen der Verhandlung und das Etwas-Druck-Machen zu verzichten. Sie bauen so Ihren Verhandlungspartner auf und verschlechtern Ihre eigene Position.

3. Psychologische Mechanismen nutzen: Einer, der am besten funktioniert, ist der Fluchtmechanismus. Dabei geht es um das Vermeidungsverhalten des Menschen. Alles was uns unangenehm ist, Angst macht oder Schmerzen bereitet, möchten wir möglichst schnell beenden.

Einkaufsmanager -Expertentippipp: Aus als unangenehm empfundenen Situationen entziehen sich Einkäufer wie Verkäufer gerne durch Zugeständnisse an die jeweilige Gegenseite. Wenn Sie also merken, dass sich Ihr Gegenüber nicht wohl fühlt in seiner Haut, brauchen Sie meist nichts anderes zu tun, als die Zeitdauer der Verhandlung auszudehnen. Der Fluchtmechanismus erledigt dann den Rest zu Ihren Gunsten.

4. Argumente werden überschätzt: Für jedes Argument gibt es mindestens ein Gegenargument. In einem Gerichtsprozess sind Argumente hilfreich, weil dort eine dritte Partei, und zwar der Richter über den Wert der Argumente entscheidet. Anders als vor Gericht entscheidet Ihr Verhandlungspartner selbst darüber, ob ihn Ihr Argument überzeugt oder nicht. Selbst, wenn Sie Recht haben mit Ihrem Argument, nutzt es Ihnen nichts, wenn Ihr Gesprächspartner dies anders sieht. Er entscheidet völlig autonom, auf seine Sichtweise haben Sie keinen Einfluss.

Einkaufsmanager -Expertentipp: Beim Argumentieren steht die Wahrheit im Vordergrund, beim Gespräch geht es um die Zielerreichung. Völlig nutzlos sind Argumente natürlich auch nicht. Durch das Argumentieren können Sie Verhandlungen prima in die Länge ziehen. Denken Sie daran, dass ermüdete Verhandlungspartner schneller Zugeständnisse machen als ausgeruhte. Außerdem erzeugen Sie so den Eindruck, dass Sie auf der Suche nach der Wahrheit sind. Vielleicht wirken die Argumente bei Ihrem Gesprächspartner nicht, aber er kann Ihnen hinterher nichts vorwerfen.

5. Machen Sie den Gesprächspartner größer: Dieser psychologische Mechanismus funktioniert mindestens genauso gut wie das unter Punkt 3 beschriebene Vermeidungsverhalten. Die meisten Menschen sind nicht nur ängstlich, sondern gleichzeitig süchtig nach Aufmerksamkeit und Anerkennung. Sie können so zum „Dealer“ werden und dem Gesprächspartner geben, was er so dringend benötigt. Die meisten Verkäufer reden gerne und haben ein großes Bedürfnis, sich und ihre Firma positiv darzustellen. Oft entsteht so der Eindruck, dass Verkäufer durch Wortgewandtheit Dominanz ausüben wollen. Bereiten Sie Ihrem Gesprächspartner ruhig diese Freude. Je größer die Freude bei ihm ist, desto eher wird er Sie unterschätzen und sein Verhandlungsziel aus den Augen verlieren. Der Verkäufer wird sich im Sturm der positiven Gefühle Ihnen gegenüber überlegen fühlen und damit an Entschlossenheit verlieren. Häufig werden die Verkäufer in dieser Situation auch nachlässiger. Was bedeutet schon ein Zugeständnis an Sie, wenn er in persönlicher Hochstimmung ist – zumal er dieses Zugeständnis nicht selbst bezahlen muss, sondern seine Firma.

Einkaufsmanager -Expertentipp: Bauen Sie Ihren Gesprächspartner jedoch nicht zu sehr auf. Wird er zu stark oder dominant, wechseln Sie lieber die Taktik.

Verhandlungen: So knacken Sie sämtliche ‚Verteidigungslinien‘ Ihres Lieferanten – Teil I

Jens Holtmann, Chefredakteur des Einkaufsmanagers, weiß: Einkäufer/innen lieben Preisverhandlungen! Neben den Online-Auktionen mit Lieferanten ist es nach wie vor der schnellste und einfachste Weg, Einkaufserfolge zu erzielen. Ihre persönlichen verhandlungstaktischen Fähigkeiten können Ihrer Firma – aufs Jahr gesehen – einen beträchtlichen Zusatzgewinn verschaffen. Auch wenn mancher Verkäufer den Empörten mimt oder das Feilschen in die Schmuddelecke stellen möchte, ist es die natürlichste Sache der Welt und keinesfalls etwas Unseriöses.

Einkaufsmanager-Praxis-Tipp: Nutzen Sie Verkäuferaussagen wie „Wir sind doch hier nicht auf dem Basar!“ einfach für Ihre Reaktionen. Antworten Sie humorvoll: „Das ist eine prima Idee, wir spielen jetzt orientalischer Markt.“ Sie können einen solchen Verkäuferspruch selbstverständlich auch überhören. Das Einmaleins des Feilschens:Hier ist die wichtigste Regel:Der Verkäufer muss den ersten Schritt – das erste Zugeständnis – machen. Feilschen bedeutet: Einkäufer und Verkäufer nennen jeweils eine Summe, und dann treffen sich beide in der Mitte. Wenn der Verkäufer von sich aus sofort einen zweiten, niedrigeren Preis anbietet, bringt er sich in diesem Spiel sofort in die schlechtere Ausgangsposition. Lassen Sie uns das einmal vereinfacht durchspielen.
Angebotspreis: 17.950 € Einkäufer: „Das ist zu teuer.“ Verkäufer: „Ich kann auf 17.000 € runtergehen.“ Einkäufer: „15.000 €!“ Verkäufer: „Was halten Sie von der Mitte? 16.000 €?“ Einkäufer: „Einverstanden.“ Wahrscheinlich haben Sie dies schon zigmal selbst erlebt und erfolgreich durchgespielt. Natürlich lernen auch die Verkäufer in ihren Trainings, auf die taktischen Manöver ihrer Kunden zu reagieren. Ein geschickter Verkäufer wird versuchen, dass Sie beim „Basargeschäft“ den ersten Schritt machen. Vereinfachtes Praxisbeispiel:
Angebotspreis: 17.950 € Einkäufer: „Das ist zu teuer.“ Verkäufer: „Bitte machen Sie einen Vorschlag.“ Einkäufer: „15.000 €.“ Verkäufer: „Wir treffen uns in der Mitte: 16.475 €.“ Einkäufer: „Einverstanden!“ Haben Sie den Mechanismus erkannt? Der Verkäufer hat gegenüber der ersten Variante einen Mehrumsatz von 475 € erzielt – und das ganz allein durch geschicktes taktisches Verhalten. Für Sie gibt es zwei Gegenstrategien, falls der Verkäufer Ihnen nicht sofort „ins offene Messer läuft“.
Sie überhören die Aufforderung des Verkäufers, zuerst eine Summe zu nennen. Bitten Sie ihn einfach, einen niedrigeren Preis vorzuschlagen. Nicht immer, aber oft kommt der Verkäufer dieser Aufforderung nach. Sie reduzieren Ihre ursprünglich geplante Forderung. Anstelle der oben erwähnten 15.000 € fordern Sie 14.000 € (auch 13.000 € geht). Wenn Sie sich nun in der Mitte treffen, wären Sie bei 15.975 € und damit knapp unter dem Preis des ersten Verhandlungsergebnisses.
Hier geht es zu Teil 2

‚In Polen ist nichts zu holen‘ – das gilt für Sie als Einkäufer nicht mehr

Der Einkaufsmanager legt Ihnen als Einkäufer ans Herz, einmal Polen als Alternative zu anderen Beschaffungsmärkten in Betracht zu ziehen. Denn: Polen ist nicht nur neben Tschechien der größte Handelspartner Deutschlands in Osteuropa.

Die Importe aus Polen liegen zudem deutlich vor denen einer Reihe anderer Billiglohnländer. Das Land bietet alles, was einen interessanten Beschaffungsmarkt ausmacht: niedrige Lohnkosten, qualifizierte Arbeitskräfte, hohes Wirtschaftswachstum, geografische Nähe und ein hohes Maß an Rechtssicherheit.Die Wirtschaft fußt auf historisch gewachsenen Produktionsstrukturen in den Industriebereichen Maschinen- und Anlagenbau, Automobilbau und -zulieferer, Metallverarbeitung, Elektronik, Chemie, Textil und Bekleidung sowie Möbel. Aber auch Back-Office-Dienstleistungen werden zunehmend angeboten.

Setzt man die potenziellen Einsparungen in Relation zu den Risiken, so stellt Polen in vielen Gebieten eine echte Alternative zu asiatischen Billiglohnländern – wie China oder Indien – dar. Dennoch darf man auch die Probleme nicht verkennen: Der Transformationsprozess, der seit 1990 läuft, ist noch nicht abgeschlossen, und es existieren weiterhin einige Risiken. Nicht in allen Bereichen findet man ausreichend qualifizierte Lieferanten, und auch die Verkehrsinfrastruktur genügt zum Teil noch nichtwestlichen Standards.