Ausschreibungen nutzen: So schützen Sie sich vor bösen Überraschungen

Wenn Sie Ausschreibungen nutzen, geht es Ihnen darum, Ihre Aufträge für die angefragten Frachtmengen, die gewünschten Ziele und die damit verbundenen logistischen Zusatzaufgaben (vom Spezialtransport bis hin zur Montage vor Ort) mit möglichst geringem (Preis-)Aufwand in möglichst bewährte und zuverlässige Hände zu geben. Doch oft spiegelt sich der Wunsch nach niedrigen Kosten in den Ausschreibungen wider.Wichtige Anforderungen werden nicht genannt – mögliches Einsparpotenzial auf der anderen Seite wird vergessen.Um es einmal klar und deutlich zu sagen: Grundsätzlich sind Ausschreibungen ein wirksames Werkzeug, einen geeigneten Logistikdienstleister zu finden. Doch wenn Sie wirklich DEN geeigneten Dienstleister finden möchten, ist es „kampfentscheidend“, genau zu beschreiben, welcher Dienstleister überhaupt gewünscht wird. Genau daran scheitert es häufig. Und das führt zu Frustrationen auf beiden Seiten.

„Was meint der Verlader genau?“
Wenn Sie sich mit den Augen eines Logistikunternehmens die Ausschreibungen auf den verschiedenen Ausschreibungsplattformen genau anschauen, wissen Sie, was mit dieser Frage gemeint ist. Vor allem auch die Frage, ob und, wenn ja, welche begleitenden Leistungen benötigt werden.

Die Binsenweisheit Nummer 1:

Je genauer die Leistungsbeschreibung, desto konkreter werden die Angebote sein, die Sie erhalten. Das ist eine Binsenweisheit. Doch wie oft wird nicht danach gehandelt…

Gelegentlich führen Einkäufer auch an, dass ihnen bei Ausschreibungen für bislang wenig oder noch gar nicht in Anspruch genommene Logistikdienstleistungen ein Gefühl für das richtige Pricing fehlt. Ihre Aufgabe ist es, dieses Gefühl zu entwickeln. Stellen Sie anhand der letzten Aufträge genau so einen in eine der Ausschreibungsplattformen ein. Zum einen haben Sie so eine wunderbare Preiskontrolle für die laufenden Aufträge, zum anderen sehen Sie genau, welche Preise Ihnen von den Ausschreibungsteilnehmern geboten werden.

Preise möglichst detailliert abfragen
Wichtig ist, dass Sie nicht einfach einen Preis abfragen, sondern die Anfrage möglichst filetieren. Sonst kann es Ihnen passieren, dass der Ihnen gegenüber genannte Preis unter Umständen keine Leistungen und Serviceangebote beinhaltet, die langfristig für eine effiziente Logistikpartnerschaft unerlässlich sind.

Was Sie angeben sollten: Transportmengen (gegebenenfalls beruhend auf den Vorjahreszahlen) Ladezeiten Relationen der unterschiedlichen Transportgüter und Aufgaben Palettentausch Sendungsverfolgung gewünscht? Fahrzeuganforderungen IT-gestützte Organisationsprozesse (elektronische Anbindung an ERP-Systeme bis E-Invoicing)
Sie machen sich das Leben damit selbst leichter …
Je mehr die kalkulierenden Logistikdienstleister wissen, um so mehr Zeit sparen Sie in der Verhandlungsphase! Und noch mehr Zeit sparen Sie, wenn Sie nicht das gesamte Volumen ausschreiben, sondern es in Paketen nach Relation, Kunden oder Segmenten ausschreiben. Dieser schrittweise Prozess ergibt schnellere Ergebnisse – und Preise müssen Sie aufgrund geänderter Rahmenverbindungen nicht mehr nachverhandeln.

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