Verhandlungen im Einkauf: Worauf es bei Gesprächsnotizen wirklich ankommt

Einkäufer und Verkäufer unterliegen oft einem weit verbreiteten Irrtum: Sie interpretieren das Schweigen des Gesprächspartners auf per E-Mail oder Fax zugesandte Gesprächsnotizen als Zustimmung. Doch dies ist eine Fehlannahme. Ihre Gesprächsnotiz wird erst dann zum einseitigen Verhandlungsprotokoll und damit als Beweisstück (Urkunde) wertvoll, wenn Sie sie unterschrieben vom Verkäufer zurückbekommen. Nur so besitzen Sie eine wirkliche Hilfe im weiteren Ablauf der Verhandlung oder wenn es später im Streitfall sogar um Auslegungsfragen geht. Worauf es beim Verfassen von Verhandlungsprotokollen und Gesprächsnotizen wirklich ankommt, erläutert Ihnen Jens Holtmann, Chefredakteur des Fachinformationsdiensts Der Einkaufsmanager.

Beachten Sie: Vertragsprotokolle, die offensichtlich nur Einzelpunkte auf dem Weg zum Vertrag regeln und keineswegs alle zu regelnden Vertragsinhalte, sind nicht bindend. Ausnahme: Die Verbindlichkeit der Einzelpunkte wird im Verhandlungsprotokoll ausdrücklich vereinbart.

Muster-Formulierung: ‚Alle in diesem Verhandlungsprotokoll getroffenen Vereinbarungen sind verbindlich, wenn es später bei den folgenden und noch offenen Punkten zur Einigung kommt: …‘ (Aufzählung der ungeklärten Vertragspunkte)

Offener Einigungsmangel: Die Rechtsbasis dafür ist § 154 BGB: ‚Offener Einigungsmangel: (1) Solange sich die Parteien nicht über alle Punkte eines Vertrags geeinigt haben, über die nach der Erklärung auch nur einer Partei eine Vereinbarung getroffen werden soll, ist im Zweifel der Vertrag nicht geschlossen. Die Verständigung über einzelne Punkte ist auch dann nicht bindend, wenn eine Aufzeichnung stattgefunden hat.

Einseitige Notizen: Jeder kennt sie – jeder nutzt sie: die eigene Gesprächsnotiz. Im Gerichtsprozess stellt sie allerdings keinen Beweis dafür dar, dass (Willens-)Erklärungen auch tatsächlich so abgegeben wurden. Beachten Sie: Trotzdem kann die Gesprächsnotiz im Streitfall als Auslegungshilfe dienen, wenn der Richter das Vorlegen der Schriftstücke anordnet.

Das zweiseitige Verhandlungsprotokoll: Dies ist die beste Lösung: Das Verhandlungsprotokoll mit den Ergebnissen wird von beiden Geschäftspartnern am Ende der Verhandlung oder wenige Tage später unterschrieben. Ganz besonders wichtig ist das Protokoll der abschließenden, zur Einigung führenden Verhandlung. Beachten Sie: Erzählt Ihnen der Verkäufer, dass er noch Rücksprache halten muss, beispielsweise mit der Verkaufs und/ oder Geschäftsleitung, dann kommt noch kein Vertrag zustande. Das Verhandlungsprotokoll ist für Sie aber dennoch eine große Hilfe. Damit können Sie genau belegen, was vereinbart wurde. Der Verkäufer kann hinterher nicht einfach etwas anderes behaupten.

Kein Zwang zum Vertragsschluss: Das von beiden Seiten unterschriebene Verhandlungsprotokoll führt jedoch nicht automatisch zum Vertragsschluss. Es besteht also kein Zwang, sofort die Bestellung oder die Auftragsbestätigung loszuschicken. Überlegt es sich eine der Parteien nach der Protokollunterzeichnung anders, dann wird das Verhandlungsprotokoll zu Schall und Rauch. In der Praxis kommt es häufiger vor, dass der Lieferant plötzlich nachverhandeln will, weil der Verkäufer (angeblich) nicht abschlussberechtigt gewesen sei. Beachten Sie: Sie können den Vertragsschluss nicht erzwingen. Sie können aber – den Verkäufer vor der Verhandlung fragen, ob und in welchem Umfang er abschlussberechtigt ist, – ihn fragen, welche anderen Personen aus seinem Unternehmen mitentscheiden und – eine Verbindlichkeits-Klausel in das Verhandlungsprotokoll aufnehmen.

Muster-Formulierung: (‚Die in diesem Protokoll erzielten Vereinbarungen sind im Auftragsfall für beide Seiten bindend. Beide Seiten verpflichten sich, keine Änderungswünsche mehr einzubringen.‘)

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