Web-Konferenzen: die etwas andere Art zu kommunizieren

Etwa zwei Drittel aller deutschen Unternehmen nutzten im vorigen Jahr mindestens einmal die Vorteile einer virtuellen Konferenz, fand der Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) in einer Studie heraus. Neben eindeutigen Zeit- und Kostenvorteilen stehen außerdem auf der Habenseite: Präsentation selbst umfangreicher und schwieriger Produktdokumentationen. Dokumente und Anwendungen stehen allen Teilnehmern interaktiv zur Verfügung. Änderungen und Korrekturen von Texten, Diagrammen und Präsentationen in Echtzeit. Direkter Austausch zwischen den Teilnehmern über Sprach- oder Chat-Funktionen. Geringere Umweltbelastung durch ein geringeres Verkehrsaufkommen. Archivierungsmöglichkeiten. Die Voraussetzungen
Um eine funktionierende Web-Konferenz auf die Beine zu stellen, ist es mit einem Bürotisch, ein paar Stühlen und einem Computer allein nicht getan. Neben einer kompletten technischen Ausstattung (Kameras, Mikrofone, Beleuchtung, spezielle Konferenztische usw.) ist auch ein entsprechendes Know-how vonnöten. Für eine mittelständische Einkaufsabteilung wird sich der Aufwand nur selten bezahlt machen.

Video- oder Web-Konferenzräume können heute in nahezu allen größeren Städten der Industrie- und Schwellenländer gebucht werden. Wobei die Serviceangebote neben dem technischen Equipment im Bedarfsfall auch Dolmetscher-, Catering- und Sekretariatsdienste umfassen.

76 % Kostenersparnis

Auch das Chartered Institute of Purchasing und Supply (CIPS) in England hat sich die Reisekosten der (britischen) Unternehmer vorgenommen. In ihrer Studie hat das Institut Kosten und Zeiten einer Geschäftsreise (1 und 2 Personen, verschiedene Zielorte) in Relation zu entsprechenden Web-Konferenz-Varianten in angemieteten Konferenzstudios gesetzt. Das Ergebnis von CIPS: Der Durchschnittswert der Einsparungen liegt bei 76 %!

Das Rechenbeispiel
Bei den Reisekosten hat CIPS übliche Flug-, Hotel- und Verpflegungskosten, Abgaben sowie Taxigelder für zwei Tage berücksichtigt. Grundlage der Konferenz-Studiokosten waren die Preise der Regus-Gruppe.

Fazit: Bei stabilen Lieferantenbeziehungen sind Web-Konferenzen die ideale Ergänzung zu klassischen Einkäuferreisen.

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