Warengruppenoptimierung auf Knopfdruck – 5 Schritte zur Digitalisierung des Einkaufs

Täglich sehen sich Einkäufer mit einer Flut von Informationen konfrontiert. Aufgrund des drängenden Tagesgeschäftes fehlt häufig die Zeit, die Menge an Informationen zu strukturieren und zu nutzen. Die Datenflut ist für Unternehmen aber eine große Chance, die Prozesse zu beschleunigen und Kosten einzusparen. Der Einsatz eines Ticket-Tool Systems hilft Ihnen dabei, Prozesse im strategischen Einkauf effizient zu steuern. Welche Möglichkeiten Ihnen die Digitalisierung entlang des strategischen Einkaufsprozesses schafft, erläutern wir in diesem Artikel.

Schritt 1: Die Grundlage einer Bedarfsanalyse stellt eine vollständige und jederzeit aktuelle Datenbasis dar.

Lassen Sie Ihre Lieferanten nach einem klar vorgegebenen Schema alle relevanten Artikelinformationen, wie beispielsweise Spezifikationen, aufbereiten und über eine elektronische Schnittstelle einsteuern. Zusätzlich sind die Bewegungsdaten wie die Absatzmengen richtig zu erfassen und Grenzwerte zu hinterlegen. Die Überprüfung aller Eingaben und die Einhaltung der Grenzwerte führt das Ticket-Tool-System für Sie durch.

Schritt 2: Einkaufsmarktanalyse

Durch die hinterlegten Spezifikationen können Sie das System nach optimalen Lieferanten suchen lassen. Mit dem Einsatz von Filtern (beispielsweise Lieferumkreis) können Sie Ihre Suche verfeinern. Quellen für die Einkaufsmarktforschung sind beispielweise das Bundesamt für Statistik aber auch professionelle Daten-Händler (beispielsweise Freedonia), die inzwischen elektrische Schnittstellen anbieten und Informationen direkt in das Ticket-Tool übertragen.

Schritt 3: Definition Einkaufsstrategie

Zur Ableitung der Einkaufsstrategie können Sie über Parameter automatisch steuern, wie viele Lieferanten, welche Mindestvolumina etc. zu berücksichtigen sind. Das Tool gleicht verschiedene Volumenbündelungsszenarien mit aktuell bestehenden Verträgen ab und zeigt mögliche Schritte auf. Nach Überprüfung der vorgeschlagenen Einkaufsstrategie geben Sie das Ticket frei.

Schritt 4: Lieferantenanalyse und -auswahl

Für die Lieferantenauswahl sind bereits Informationen wie Spezifikationen, benötigte Mengen und potentielle Lieferanten im Ticket hinterlegt. Im Falle einer Ausschreibung übermittelt das System alle relevanten Daten zeitgleich an die Lieferanten. Eingehende Angebote werden in Echtzeit im Ticket angezeigt und ausgewertet. Wählen Sie nun auf Knopfdruck den Lieferanten Ihrer Wahl aus.

Schritt 5: Implementierung

Sobald der generierte Standard-Vertrag vom Lieferanten bestätigt wurde, wird dem bestehenden Lieferanten gekündigt. An diesem Punkt endet der strategische Einkaufsprozess. Nach der ersten Lieferung des neuen Lieferanten beginnt jedoch erneut der strategische Einkaufsprozess und „das Karussell dreht sich von Neuem“.

Dr. Bernhard Höveler ist geschäftsführender Gesellschafter der HÖVELER HOLZMANN CONSULTING GmbH, Düsseldorf (www.hoeveler-holzmann.com)