Verhandlungsprotokoll: Worauf es bei Gesprächsnotizen wirklich ankommt

Einkäufer und Verkäufer unterliegen oft einem weit verbreiteten Irrtum: Sie interpretieren das Schweigen des Gesprächspartners auf per E-Mail oder Fax zugesandte Gesprächsnotizen als Zustimmung. Doch dies ist eine Fehlannahme. Ihre Gesprächsnotiz wird erst dann zum einseitigen Verhandlungsprotokoll und damit als Beweisstück (Urkunde) wertvoll, wenn Sie sie unterschrieben vom Verkäufer zurückbekommen. Nur so besitzen Sie eine wirkliche Hilfe im weiteren Ablauf der Verhandlung oder wenn es später im Streitfall sogar um Auslegungsfragen geht.

Worauf es bei Verhandlungsprotokollen und Gesprächsnotizen wirklich ankommt, zeigen wir Ihnen hier und auch regelmäßig in unserem kostenlosen Newsletter.

Führen Sie niemals Verhandlung und Protokoll gleichzeitig!

Grundsätzlich sollten Sie immer eine weitere Person mit an den Verhandlungstisch holen, der als Protokollant fungiert. Gehen Sie nie alleine in eine Preisverhandlung – das ständige Notieren lenkt Sie nur vom wesentlichen ab

Auch ein Verhandlungsprotokoll will vorbereitet werden!

Tragen Sie schon vor Beginn der Verhandlung alle relevanten Informationen über die Teilnehmer der Verhandlung, das Verhandlungsziel und angestrebte Vereinbarungen zusammen. Je mehr Informationen Sie haben, desto einfach wird es das Protokoll zu verfassen. Außerdem sollten Sie sich im Voraus schon für ein Medium entscheiden: Benutzen Sie Stift und Notizblock und übertragen Sie später das Protokoll in den Computer oder schreiben Sie direkt am Notebook mit? Eine Mischung aus beiden macht am Ende die Zusammenführung meist nur schwerer!

Mehr Struktur – mehr Übersicht

Ein Verhandlungsprotokoll sollte stets mit einem Protokollkopf beginnen, der die wesentlichen Informationen (Datum, Teilnehmer, etc.) enthält. Außerdem sollte eine Agenda mit den entsprechenden Tagesordnungspunkten enthalten sein. Für ihre eigenen Protokollnotizen können Sie in jedem Fall Abkürzungen verwenden – natürlich sollten Sie deren Bedeutung am Ende auch behalten! Kompliziertere Bezeichnungen oder Namen – vor allem von Gästen – sollten Sie aber unbedingt genau aufzeichnen. Fragen Sie bei Unklarheiten unbedingt direkt nach. So schaffen Sie Klarheit und räumen Ungereimtheiten auf dem Weg zum Abschluss direkt aus dem Weg!

Nun müssen Sie nur noch das Protokoll ins Reine schreiben, das Protokoll unterschreiben und an den vorgesehenen Verteiler zu senden! Bestehen Sie gegebenenfalls auf eine Unterschrift der Gegenseite – so wird das Protokoll bei Streitigkeiten auch als Beweisstück angesehen.

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Ein Protokoll macht noch lange keinen Vertrag

Vertragsprotokolle, die offensichtlich nur Einzelpunkte auf dem Weg zum Vertrag regeln und keineswegs alle zu regelnden Vertragsinhalte, sind nicht bindend. Ausnahme: Die Verbindlichkeit der Einzelpunkte wird im Verhandlungsprotokoll ausdrücklich vereinbart.

Muster-Formulierung: „Alle in diesem Verhandlungsprotokoll getroffenen Vereinbarungen sind verbindlich, wenn es später bei den folgenden und noch offenen Punkten zur Einigung kommt: …“ (Aufzählung der ungeklärten Vertragspunkte)

Offener Einigungsmangel: Die Rechtsbasis dafür ist § 154 BGB: ‚Offener Einigungsmangel: (1) Solange sich die Parteien nicht über alle Punkte eines Vertrags geeinigt haben, über die nach der Erklärung auch nur einer Partei eine Vereinbarung getroffen werden soll, ist im Zweifel der Vertrag nicht geschlossen. Die Verständigung über einzelne Punkte ist auch dann nicht bindend, wenn eine Aufzeichnung stattgefunden hat.

Einseitige Notizen

Jeder kennt sie – jeder nutzt sie: die eigene Gesprächsnotiz. Im Gerichtsprozess stellt sie allerdings keinen Beweis dafür dar, dass (Willens-)Erklärungen auch tatsächlich so abgegeben wurden.

Beachten Sie: Trotzdem kann die Gesprächsnotiz im Streitfall als Auslegungshilfe dienen, wenn der Richter das Vorlegen der Schriftstücke anordnet.

Das zweiseitige Verhandlungsprotokoll

Dies ist die beste Lösung: Das Verhandlungsprotokoll mit den Ergebnissen wird von beiden Geschäftspartnern am Ende der Verhandlung oder wenige Tage später unterschrieben. Ganz besonders wichtig ist das Protokoll der abschließenden, zur Einigung führenden Verhandlung.

Beachten Sie: Erzählt Ihnen der Verkäufer, dass er noch Rücksprache halten muss, beispielsweise mit der Verkaufs und/oder Geschäftsleitung, dann kommt noch kein Vertrag zustande. Das Verhandlungsprotokoll ist für Sie aber dennoch eine große Hilfe. Damit können Sie genau belegen, was vereinbart wurde. Der Verkäufer kann hinterher nicht einfach etwas anderes behaupten.

Kein Zwang zum Vertragsschluss

Das von beiden Seiten unterschriebene Verhandlungsprotokoll führt jedoch nicht automatisch zum Vertragsschluss. Es besteht also kein Zwang, sofort die Bestellung oder die Auftragsbestätigung loszuschicken. Überlegt es sich eine der Parteien nach der Protokollunterzeichnung anders, dann wird das Verhandlungsprotokoll zu Schall und Rauch. In der Praxis kommt es häufiger vor, dass der Lieferant plötzlich nachverhandeln will, weil der Verkäufer (angeblich) nicht abschlussberechtigt gewesen sei.

Beachten Sie: Sie können den Vertragsschluss nicht erzwingen. Sie können aber – den Verkäufer vor der Verhandlung fragen, ob und in welchem Umfang er abschlussberechtigt ist, – ihn fragen, welche anderen Personen aus seinem Unternehmen mitentscheiden und – eine Verbindlichkeits-Klausel in das Verhandlungsprotokoll aufnehmen.

Muster-Formulierung: „Die in diesem Protokoll erzielten Vereinbarungen sind im Auftragsfall für beide Seiten bindend. Beide Seiten verpflichten sich, keine Änderungswünsche mehr einzubringen.“